Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 | Стр.16 | Стр.17 | Стр.18 | Стр.19 | Стр.20 | Стр.21 | Стр.22 | Стр.23 | Стр.24 | Стр.25 | Стр.26 | Стр.27 |
УТВЕРЖДЕНО
Начальник Главного
архивного управления
при Совете Министров СССР
Ф.М.ВАГАНОВ
15 августа 1988 года
УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ
1. Общие положения
1.1. "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274, и с учетом положений современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию государственных архивов.
1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых госкомитетами, министерствами, ведомствами и другими учреждениями, организациями, предприятиями в процессе своей деятельности, а также документацию, образующуюся в результате научно-технической и производственной деятельности учреждений, организаций, предприятий <*>.
------------------------------------
<*> Далее в тексте вместо слов "учреждений, организаций, предприятий" употребляется слово "организаций".
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях.
1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов, с учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей народного хозяйства и социально-культурного строительства, а также положений: "Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов" (М., 1969), "Перечня документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов" (М., 1963), "Перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), "Перечня научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987), современных нормативных документов, регламентирующих процесс документирования научных исследований, проектных, конструкторских, технологических, патентно-лицензионных работ, а также работ, связанных с применением различных автоматизированных систем, ведомственных перечней документов со сроками хранения, решений ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных видов документов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т.е. общих для всех или большинства госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций (в том числе организаций, действующих на общественных началах). Для облегчения работы по отбору документов в Перечень включены также некоторые виды документов нетипового характера.
1.5. Перечень служит целям охраны, организации и качественного пополнения состава ГАФ СССР. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных служб госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций.
2. Структура Перечня и порядок его применения
2.1. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
2.2. Перечень состоит из двух частей. Первая часть включает документы, образующиеся в управленческой деятельности организаций, вторая - документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности организаций. Каждая часть имеет свою нумерацию разделов и подразделов.
2.2.1. Первая часть Перечня состоит из 12 разделов:
раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и организацию ведомственного хранения документов;
разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие прогнозирование, планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность организаций;
раздел 5 включает документацию по набору и использованию трудовых ресурсов, организации труда, производительности труда, трудовой дисциплине, нормированию труда, тарификации, заработной плате, охране труда, а также по организации и проведению соцсоревнования;
раздел 6 содержит документы о работе с кадрами: приеме, распределении, перемещении и учете кадров, подготовке кадров, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении, присвоении почетных и ученых званий, присуждении ученых степеней;
раздел 7 содержит документацию, отражающую вопросы социально-культурного развития трудовых коллективов, в том числе социальное страхование, медицинское и санаторно-курортное обслуживание, жилищно-бытовые вопросы, организацию общественного питания, организацию работы детских учреждений, дворцов и домов культуры, клубов, библиотек, а также физкультурно-спортивную работу;
раздел 8 включает документы о научно-информационной деятельности организаций и издании ведомственной литературы;
раздел 9 содержит документы об организации и осуществлении экономического, научно-технического и культурного сотрудничества с зарубежными странами;
раздел 10 содержит документацию о материально-техническом снабжении и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
раздел 11 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, по организации ведомственной связи, охране организаций, а также организации гражданской обороны;
раздел 12 содержит документы, раскрывающие вопросы организации и деятельности первичных профсоюзных и общественных организаций (касс взаимопомощи, товарищеских судов, групп и постов народного контроля, добровольных народных дружин и др.).
Документы по планированию и отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2 и 4 разделах Перечня, в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения. Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 5 и 7 разделы Перечня. Отдельные документы по экономическому, научно-техническому и культурному сотрудничеству с зарубежными странами даны в 1, 6, 8, 10 разделах (ч. I); 3 (ч. II).
2.2.2. Вторая часть Перечня состоит из 7 разделов:
раздел 1 включает основные виды документов, образующихся в организациях при проведении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и испытании опытных образцов изделий;
раздел 2 содержит документы, образующиеся в области изобретательства, рационализации и патентно-лицензионных работ <*>;
------------------------------------
<*> Состав и содержание заявок на изобретения, поступающих на государственное хранение, определены "Перечнем научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.
раздел 3 включает документы по планировке, проектированию, строительству, реконструкции, ремонту объектов;
раздел 4 содержит документы, отражающие основные вопросы организации производственной деятельности, внедрения новой техники и технологии, механизации и автоматизации производственных процессов; конструкторских работ по изделиям серийного и массового производства; технологии и технологического оснащения производства; энергетического и топливного обеспечения, эксплуатации и ремонта оборудования;
раздел 5 включает документы о качестве продукции, техническом контроле, стандартизации, о государственной приемке продукции;
раздел 6 содержит основные документы о контроле за состоянием окружающей среды и мероприятиях по ее охране;
раздел 7 содержит основные виды документов, образующихся при проектировании и функционировании автоматизированных систем (ОАСУ, АСУП, АСТПП, САПР и др.).
Вопросы охраны окружающей среды отражены, в том числе, и в проектной документации, включенной в раздел 3 данного Перечня.
В разделе 3 (подраздел 3.4 "Проектирование объектов капитального строительства") сроки хранения документов определены соответственно стадиям проектирования и с учетом особенностей отбора научно-технической документации по индивидуальному, типовому и экспериментальному проектированию <*>.
------------------------------------
<*> Состав и содержание технических документов, поступающих на государственное хранение по каждой из стадий проектирования, определены "Перечнем научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.
В 7 разделе представлена типовая документация, которая используется как в традиционном виде, так и в нетрадиционном закодированном (на машинных носителях).
2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов (графа N 2), а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования всех видов документов, включенных в статью.
2.4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по двум группам организаций.
2.4.1. К первой группе отнесены организации, в результате деятельности которых образуются документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащие приему в государственные архивы. Сроки хранения документов этих организаций даны в 3 графе Перечня.
Первая группа включает организации - источники комплектования полного приема и организации - источники комплектования выборочного приема.
Источники комплектования полного приема - это все организации одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе <*>. К ним относятся организации, которые по своему значению в отраслевой ведомственной системе являются органами управления, а также организации, выполняющие основные функции и задачи в области народно-хозяйственного и социально-культурного строительства.
------------------------------------
<*> Под "полным комплексом" документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения.
Сроки хранения документов организаций - источников комплектования полного приема даны в 3 графе Перечня.
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов, выделенных по ряду признаков. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.
При повидовом выборочном приеме в государственный архив непосредственно поступают отдельные виды и разновидности создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе <*>, а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию. Сроки хранения документов повидового выборочного приема даны в 3 графе Перечня.
------------------------------------
<*> Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организаций.
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от организаций данного вида (разновидности), вошедших в выборочную совокупность. Сроки их хранения даны в 3 графе Перечня.
2.4.2. Вторая группа включает организации вспомогательного и обслуживающего характера, непосредственно от которых документы в государственные архивы не поступают. Сроки хранения документов этой группы даны в 4 графе Перечня. К этой группе отнесены и организации, не вошедшие в состав выборочной совокупности при групповом выборочном приеме, а также организации и предприятия, отмеченные знаком "X" в "Примерных списках видов учреждений, организаций и предприятий, не являющихся источниками комплектования государственных архивов" (М., 1987). Однако ценная информационно-аналитическая и отчетная документация последних, поступившая в вышестоящие организации, должна быть принята на государственное хранение в составе фондов вышестоящих организаций.
2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
2.6. Документы должны приниматься на государственное хранение преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии подлинников принимаются копии соответствующих документов.
2.7. В целях оптимизации состава ГАФ СССР Перечень максимально ограничивает поступление в государственные архивы дублетных документов.
Нормативные документы (уставы, положения, правила, инструкции и др.) рекомендуется принимать на государственное хранение, как правило, в фонде руководящего (утверждающего) органа.
Прием плановой документации должен осуществляться в составе фонда организации - автора документа.
В целях обеспечения сохранности наиболее ценных документов и их широкого использования допускается определенная дублетность документов при их поступлении на хранение в разные государственные архивы. Так, подлежат приему в фондах организаций размноженные экземпляры постановлений Советов Министров СССР и союзных республик, решения коллегий министерств и ведомств, относящиеся к деятельности конкретных организаций.
По отношению к другим видам (разновидностям) документов государственным архивам в ряде случаев предоставляется право самостоятельно решать вопросы дублетности в целях обеспечения сохранности и широкого использования документов ГАФ СССР.
2.8. При экспертизе ценности научно-технической документации следует учитывать, что местом хранения подлинной научно-технической документации являются организации - разработчики (авторы), а также организации - заказчики (Госплан СССР, Госстрой СССР и госстрои союзных республик, облисполкомы, горисполкомы, головные институты в отрасли, а также предприятия - держатели подлинников (головные заводы - изготовители изделий серийного, массового производства)).
Полный комплект научно-технической документации (подлинники и копии) по проекту объекта капитального строительства (за исключением проектов по строительству железных и шоссейных дорог магистрального значения), как правило, сосредотачивается у генпроектировщика. Полный комплект научно-технической документации проектов железных и шоссейных дорог сосредоточен в управлениях дорог.
Подлинная научно-техническая документация отдельных частей проекта, выполненных на договорных началах субподрядными организациями, передается генпроектировщику по согласованию с ним для укомплектования проектов с последующей передачей в государственные архивы.
Патентная документация поступает на государственное хранение, как правило, в виде подлинников. По усмотрению архивных учреждений союзных республик на государственное хранение может быть отобрана патентная документация в виде копий с целью отражения истории патентного дела в данной республике.
Научно-техническая документация в машиночитаемой форме, имеющая историческое значение, принимается на государственное хранение в случае, если ее информация не повторяется на традиционных носителях.
2.9. Постоянные сроки хранения научно-технической документации в Перечне означают, что на государственное хранение отбираются документы по проектам, проблемам, включенным в перечни проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение. Научно-техническая документация, не вошедшая в состав Перечня проектов, проблем, хранится соответственно срокам, определенным настоящим Перечнем, или до минования практической надобности.
2.10. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.
2.11. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1986 г., начинается с 1 января 1987 г.
Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания разработки темы, проекта.
Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - "В" ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.
2.12. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или отметку "ЭПК" ("ЭК") по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное хранение или уничтожается по миновании в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" ("ЭК") принимается ЭПК архивных учреждений союзных и автономных республик, краев, областей и государственных архивов.
2.13. Снижение в ведомственных перечнях сроков хранения, установленных данным Перечнем, запрещается. Повышение в ведомственных перечнях сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда необходимость вызывается специфическими особенностями работы организаций данной системы.
Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" в ведомственных перечнях разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.
2.14. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами (ГОСТ N 1300279). Запрещается уничтожать оригиналы (подлинники) документов, имеющих научно-историческое значение и подлежащих передаче на государственное хранение, даже в случае изготовления с них микрофильмов.
2.15. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание "На государственное хранение не передаются. Хранятся в организациях" уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в 3 и 4 графах. Так, примечание: "При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после истечения срока действия договора", "после утверждения", "после замены новыми", "после снятия изделий с производства", "после ввода объекта в эксплуатацию" и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в 3, 4 графах, осуществляется с указанного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения определенных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, времени и места создания. Например, переписка по кредитным операциям хранится в организациях 3 года, а в примечании оговорен 5-летний срок хранения для переписки с внешнеторговыми организациями.
2.16. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
3. Организация проведения и оформления отбора
документов на хранение и уничтожение
3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения.
3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются Положением о ГАФ СССР, Основными положениями ЕГСДОУ, правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.
3.3. Отбор документов на постоянное и временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР" (М., 1977, 1984), "Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР" (М., 1985).
Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР. Предельные сроки хранения документов ГАФ СССР в ведомствах установлены Положением о ГАФ СССР:
- для документов министерств, ведомств и других организаций союзного и республиканского подчинения - 15 лет;
- для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения - 10 лет;
- для документов организаций районного и городского подчинения и колхозов - 5 лет;
- для научно-технической документации - до минования практической надобности, но не свыше 15 лет;
- для кинофотодокументов и документов на машинных носителях, входящих в состав научно-технической документации, - до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.
3.4. По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы передается в государственные архивы.
3.5. Экспертиза ценности научно-технической документации проводится в два этапа.
На первом этапе выбирается проблематика исследований и проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация которых подлежит передаче на государственное хранение. Конечным результатом этой работы является составление "Перечня проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение".
На втором этапе экспертизе подвергаются комплексы научно-технической документации, подлежащей приему на государственное хранение. Итогом этого этапа является составление описи единиц хранения научно-технической документации, передаваемых в государственные архивы.
3.6. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
3.7. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии, подписываются ее членами и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа одновременно по всем основным подразделениям организаций. Три экземпляра описи, утвержденной ЭПК архивного органа, возвращаются в организацию, а первый экземпляр (для научно-технической документации - три экземпляра) передается в государственный архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на государственное хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.
3.8. После утверждения описей архивным органом организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно-техническую - два), утверждаемыми руководителем организации. Акты на научно-техническую документацию согласовываются с ЭПК государственной архивной службы.
3.9. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
3.10. Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела (практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли) без согласования с архивными органами. Однако, если имеется указание соответствующего ведомства о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в эту организацию.
3.11. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.
3.12. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой согласно Положению о ГАФ СССР ответственность в установленном законом порядке.
3.13. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Главное архивное управление при Совете Министров СССР, республиканские и местные архивные учреждения.
3.14. С введением в действие данного Перечня "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов", утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 3 декабря 1967 г., и последующие его переиздания, а также "Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными учреждениями" (М., 1964), "Перечень документальных материалов по личному составу государственных, общественных и кооперативных учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения материалов" (М., 1963) считать утратившими силу.
Наряду с настоящим Перечнем следует применять "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1987). При отборе на государственное хранение научно-технической документации, созданной до 1968 г., применяется "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР" (М., 1969).
Часть I. ДОКУМЕНТЫ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ
В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
-----+----------------------------------+-----------------------+---------------¬
¦Но- ¦ Вид документов ¦ Срок хранения ¦ Примечание ¦
¦мер ¦ ¦ документов ¦ ¦
¦ста-¦ +-----------+-----------+ ¦
¦тьи ¦ ¦в учрежде- ¦в учрежде- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ниях, орга-¦ниях, орга-¦ ¦
¦ ¦ ¦низациях, ¦низациях, ¦ ¦
¦ ¦ ¦предприя- ¦предприя- ¦ ¦
¦ ¦ ¦тиях, доку-¦тиях, доку-¦ ¦
¦ ¦ ¦менты кото-¦менты кото-¦ ¦
¦ ¦ ¦рых посту- ¦рых не по- ¦ ¦
¦ ¦ ¦пают в гос-¦ступают в ¦ ¦
¦ ¦ ¦архивы ¦госархивы ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ¦
+-------------------------------------------------------------------------------+
¦ 1.1. Распорядительская деятельность ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦1 ¦Законы, указы, постановления, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦решения Верховных Советов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Президиумов и постоянных ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦комиссий Верховных Советов СССР, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦союзных и автономных республик: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦На госхра- ¦На госхра- ¦ ¦
¦ ¦ ¦нение не ¦нение не ¦ ¦
¦ ¦ ¦передаются.¦передаются.¦ ¦
¦ ¦ ¦Хранятся в ¦Хранятся в ¦ ¦
¦ ¦ ¦организа- ¦организа- ¦ ¦
¦ ¦ ¦циях ¦циях ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦2 ¦Совместные постановления ЦК ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦КПСС, Совета Министров СССР, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦ВЦСПС, республиканских, ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦областных, городских, районных ¦ ¦ ¦госархивы на ¦
¦ ¦партийных, советских, ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦государственных и ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦общественных организаций: ¦ ¦ ¦постановления, ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦данной ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦организации ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦3 ¦Постановления, распоряжения ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦Советов Министров СССР, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦союзных и автономных ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦республик: ¦ ¦ ¦госархивы на ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦хранение ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦принимаются ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦постановления, ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦распоряжения, ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦данной ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦4 ¦Протоколы заседаний Советов ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦Министров СССР, союзных и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦автономных республик, их ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦президиумов и комиссий; ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документы (докладные записки, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦справки, доклады, обзоры) ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦к ним ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦5 ¦Решения, распоряжения, протоколы ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦заседаний местных Советов ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦народных депутатов и их ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦исполнительных комитетов: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦6 ¦Постановления ВЦСПС, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦центральных комитетов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦республиканских, краевых и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦областных комитетов и советов ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦профсоюзов: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦7 ¦Совместные постановления, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦решения ВЦСПС, ЦК профсоюзов, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦министерств и ведомств, местных ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦профсоюзных органов и учреждений, ¦ ¦ ¦госархивы на ¦
¦ ¦организаций, предприятий: ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦принимаются ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦постановления, ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦данной ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦8 ¦Постановления, решения, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦распоряжения центральных, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦республиканских и местных ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦органов общественных ¦ ¦ ¦госархивы на ¦
¦ ¦организаций и союзов ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦(творческих, научно-технических, ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦научных, спортивных и других): ¦ ¦ ¦постановления, ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦До ¦решения, ¦
¦ ¦ ¦ ¦минования ¦распоряжения, ¦
¦ ¦ ¦ ¦надобности ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦данной ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦организации ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦9 ¦Проекты законов, указов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦постановлений, решений; ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦инициативные предложения, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦внесенные в высшие ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦правительственные и партийные ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦органы, в местные органы ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦государственной власти; документы ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(докладные записки, заключения, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦справки) по их разработке: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦10 ¦Заключения на проекты ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦постановлений, решений: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦11 ¦Поручения (задания) ¦Пост. ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦правительственных и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦вышестоящих органов; документы ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(обзоры, доклады, расчеты, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦справки) по выполнению ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦поручений ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦12 ¦Постановления, решения, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦протоколы, стенограммы ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦заседаний коллегий министерств ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦и ведомств; документы (справки, ¦ ¦ ¦госархивы ¦
¦ ¦доклады, докладные записки) ¦ ¦ ¦на хранение ¦
¦ ¦к ним: ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦ а) по месту проведения ¦Пост. ¦ - ¦постановления, ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦решения, ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦данной ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦13 ¦Протоколы, стенограммы ¦Пост. ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦совещаний у министров, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦руководителей учреждений, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦организаций, предприятий; ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документы (справки, доклады, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦докладные записки) к ним ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦14 ¦Документы (постановления, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦решения, рекомендации, протоколы, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦стенограммы) международных, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦всесоюзных, республиканских, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ведомственных и межведомственных, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отраслевых съездов, конгрессов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦симпозиумов, конференций, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦совещаний, семинаров: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) в организации, проводящей ¦Пост. ¦До ¦ ¦
¦ ¦ мероприятие ¦ ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦15 ¦Документы (справки, отчеты, ¦Пост. ¦10 л. ¦ ¦
¦ ¦доклады, обзоры) о реализации ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦решений съездов, конгрессов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦симпозиумов, конференций, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦совещаний, семинаров ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦16 ¦Постановления, протоколы, ¦Пост. ¦10 л. ¦ ¦
¦ ¦стенограммы собраний активов ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦организаций ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦17 ¦Протоколы общих собраний: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) сотрудников организаций ¦Пост. ¦10 л. ¦ ¦
¦ ¦ б) структурных подразделений ¦5 л. ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦ организаций ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦18 ¦Постановления, решения, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦распоряжения, рекомендации, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦протоколы, стенограммы постоянно ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦действующих научных, экспертных, ¦ ¦ ¦госархивы на ¦
¦ ¦методических, консультативных и ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦других комитетов, советов, ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦секций организаций: ¦ ¦ ¦постановления, ¦
¦ ¦ а) по месту проведения ¦Пост. ¦5 л. ¦решения, ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦протоколы, ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦данной ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦19 ¦Приказы, указания ¦ ¦ ¦<1> Присланные ¦
¦ ¦министерств, ведомств и ¦ ¦ ¦для ¦
¦ ¦других организаций: ¦ ¦ ¦сведения - ¦
¦ ¦ а) по основной деятельности ¦Пост. <1> ¦До ¦5 л. ¦
¦ ¦ ¦ ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦ б) о приеме, переводе, ¦75 л. <1> ¦75 л. <1> ¦ ¦
¦ ¦ поощрении, премировании, ¦ЭПК ¦ ¦ ¦
¦ ¦ увольнении, длительных ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ командировках рабочих и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ служащих (по указанным ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ вопросам издаются приказы, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ распоряжения) ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ в) о предоставлении отпусков, ¦3 г. ¦3 г. ¦ ¦
¦ ¦ назначении дежурных, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ взысканиях, командировках ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ рабочих и служащих ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ г) по административно- ¦5 л. ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦ хозяйственным вопросам ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦20 ¦Проекты приказов, указаний ¦1 г. ¦1 г. ¦ ¦
¦ ¦министерств, ведомств и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦других организаций ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦21 ¦Правила, положения, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦инструкции, методические ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦указания и рекомендации: ¦ ¦ ¦в один ¦
¦ ¦ а) по месту разработки и ¦Пост. <1> ¦ - ¦госархив на ¦
¦ ¦ утверждения ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До замены ¦До замены ¦принимаются ¦
¦ ¦ ¦новыми ¦новыми ¦документы от ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦руководящего ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦органа ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦22 ¦Проекты правил, инструкций, ¦3 г. <1> ¦3 г. <1> ¦<1> После ¦
¦ ¦положений, методических ¦ ¦ ¦утверждения ¦
¦ ¦указаний и рекомендаций; ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документы (заключения, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦предложения, справки, докладные ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦записки) по их разработке ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦23 ¦Переписка о разработке, ¦3 г. ¦3 г. ¦ ¦
¦ ¦применении и разъяснении ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦правил, инструкций, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦инструктивных и методических ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦указаний, рекомендаций ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦ ¦ 1.2. Контроль ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦24 ¦Документы (доклады, справки, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦обзоры, акты) о проверке ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦выполнения законов и указов ¦ ¦ ¦в один ¦
¦ ¦Верховных Советов и Президиумов ¦ ¦ ¦госархив на ¦
¦ ¦Верховных Советов СССР, союзных ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦и автономных республик, ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦постановлений, распоряжений ¦ ¦ ¦документы от ¦
¦ ¦Совета Министров СССР, Советов ¦ ¦ ¦проверяющей ¦
¦ ¦министров союзных и автономных ¦ ¦ ¦организации ¦
¦ ¦республик, решений ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦исполнительных комитетов ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Советов народных депутатов: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту проверки и в ¦Пост. <1> ¦До ¦ ¦
¦ ¦ проверяющей организации ¦ ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦25 ¦Документы (программы, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦доклады, докладные записки, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦справки, акты, заключения, ¦ ¦ ¦в один ¦
¦ ¦отчеты) о проверке ¦ ¦ ¦госархив на ¦
¦ ¦выполнения постановлений и ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦решений коллегий, приказов, ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦указаний министерств, ¦ ¦ ¦документы от ¦
¦ ¦ведомств и других ¦ ¦ ¦проверяющей ¦
¦ ¦организаций: ¦ ¦ ¦организации ¦
¦ ¦ а) по месту проверки и в ¦Пост. <1> ¦До ¦ ¦
¦ ¦ проверяющей организации ¦ ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦26 ¦Переписка о проверке ¦5 л. ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦выполнения постановлений ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и решений коллегий ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦министерств и ведомств, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦приказов и указаний ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦министерств, ведомств и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦других организаций ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦27 ¦Документы (доклады, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦докладные записки, справки, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦акты) ревизий и обследований ¦ ¦ ¦в один ¦
¦ ¦учреждений, организаций, ¦ ¦ ¦госархив на ¦
¦ ¦предприятий органами ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦Советской власти, народного, ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦финансового и ведомственного ¦ ¦ ¦документы от ¦
¦ ¦контроля (за исключением ¦ ¦ ¦проверяющей ¦
¦ ¦документов периодических ¦ ¦ ¦организации ¦
¦ ¦бухгалтерских ревизий, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦предусмотренных ст. N 333): ¦ ¦ ¦ ¦
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 | Стр.6 | Стр.7 | Стр.8 | Стр.9 | Стр.10 | Стр.11 | Стр.12 | Стр.13 | Стр.14 | Стр.15 | Стр.16 | Стр.17 | Стр.18 | Стр.19 | Стр.20 | Стр.21 | Стр.22 | Стр.23 | Стр.24 | Стр.25 | Стр.26 | Стр.27 |
| 
