Зарегистрировано в НРПА РБ 18 октября 1999 г. N 8/1169
В соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 23.04.97 N 390 Госкомархивом разработан Порядок хранения архивных документов ликвидируемых субъектов хозяйствования.
В целях совершенствования работы по проведению экспертизы ценности, отбора на хранение, обеспечения сохранности и использования документов ликвидированных субъектов хозяйствования ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Порядок хранения архивных документов ликвидированных субъектов хозяйствования.
2. Довести до сведения регистрирующих субъекты хозяйствования органов и учреждений государственной архивной службы настоящий Порядок.
Председатель Госкомитета А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Приказ председателя
Госкомархива
22.05.1997 N 13
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРОВАННЫХ
СУБЪЕКТОВ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ
1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 23.04.1997 г. N 390 и регламентирует требования по обеспечению сохранности и дальнейшего хранения архивных документов ликвидированных субъектов хозяйствования.
2. Собственники (учредители) субъектов хозяйствования, отнесенных к негосударственной части Национально-архивного фонда Республики Беларусь (НАФ) в соответствии с инструкциями и правилами, издаваемыми органами государственной архивной службы, обеспечивают сохранность, учет, отбор документов негосударственной части НАФ и подготовку их для дальнейшего хранения.
3. Субъекты хозяйствования негосударственной формы собственности для проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение, образуют экспертные комиссии.
4. Руководители (учредители) субъектов хозяйствования несут ответственность за полноту, обеспечение сохранности документов, создаваемых в их деятельности.
5. Порядок передачи и дальнейшего использования документов ликвидируемых субъектов хозяйствования предусматривается в приказе руководителя (учредителя) ликвидируемого субъекта хозяйствования о ликвидации. В состав ликвидационной комиссии могут быть включены представители государственной архивной службы.
6. В случае ликвидации субъектов хозяйствования:
6.1. документы постоянного срока хранения передаются по описям дел постоянного хранения в регистрирующие их органы.
Описи дел постоянного хранения рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемого субъекта хозяйствования, согласовываются с ней, утверждаются экспертной комиссией регистрирующего органа и руководителем ликвидируемого субъекта хозяйствования (приложение 1).
6.2. Документы по личному составу ликвидируемого субъекта хозяйствования в упорядоченном состоянии по описям дел также передаются в регистрирующие их органы. Описи дел по личному составу рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемого субъекта хозяйствования, согласовываются с ней и с экспертной комиссией регистрирующего органа и утверждаются руководителями ликвидируемого субъекта хозяйствования (приложение 2).
6.3. Документы временного срока хранения ликвидируемого субъекта хозяйствования, сроки хранения которых не истекли, по описям, номенклатурам дел и другим учетным документам передаются в регистрирующий орган с соответствующей отметкой в них о приеме-сдаче документов временного срока хранения.
6.4. Документы временного срока хранения, сроки хранения которых в соответствии с действующим "Перечнем документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения" (М., 1989 г.) истекли, подлежат уничтожению по акту, который рассматривается на заседании экспертной комиссии ликвидируемого субъекта хозяйствования и утверждается ее руководителем.
Уничтожение включенных в акт дел производится за тот хронологический период времени, за который имеются утвержденные описи на дела постоянного хранения и по личному составу (приложение 3).
7. При согласии органов государственной архивной службы документы ликвидируемых субъектов хозяйствования, имеющие научно-историческое значение (постоянного срока хранения) могут быть приняты в государственные архивы на государственное хранение с компенсацией государству расходов по их хранению и использованию.
Условия передачи документов в государственные архивы и их хранение оговариваются договором.
8. Перед передачей документов ликвидируемого субъекта хозяйствования проводится проверка наличия и состояния, а также качество обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве.
9. Передача документов ликвидируемого субъекта хозяйствования осуществляется по акту (приложение 4).
10. Органы, зарегистрировавшие субъекты хозяйствования и принявшие на хранение документы ликвидируемых субъектов хозяйствования, обязаны принять меры по сохранности принятых документов и их дальнейшему использованию.
11. Ликвидируемые субъекты хозяйствования представляют в финансовые органы справку из зарегистрировавшего их органа о сдаче им на хранение документов постоянного хранения, по личному составу и временного срока хранения, сроки хранения которых не истекли.
12. Регистрирующие органы ежегодно представляют в государственные архивы сведения о поступивших к ним на хранение документов ликвидируемых субъектов хозяйствования для их использования в целях защиты социально-правовых интересов граждан.
Приложение 1
Наименование УТВЕРЖДЕНО
организации Наименование
должности руководителя
Опись N ликвидируемого субъекта
дел постоянного хозяйствования
хранения Подпись расшифровка
за ____ год(ы) Дата подписи
-------------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела (структурного подразделения организации) ¦
+----+-------+--------------+----------+----------------+----------+
¦ N ¦Индекс ¦Заголовок дела¦Дата дела ¦ Количество ¦Примечания¦
¦п/п ¦ дела ¦ (тома, части)¦ (тома, ¦ листов в деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ (томе, части) ¦ ¦
+----+-------+--------------+----------+----------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----+-------+--------------+----------+----------------+-----------
В данный раздел описи (опись) внесено _____________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _ по N _, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи подпись расшифровка подписи
Дата
Зав.ведомственным архивом
(лицо, ответственное за
архив) подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО <*>
протокол экспертной протокол экспертной
комиссии ликвидируемого комиссии регистрирующего
субъекта хозяйствования органа
от _____ N __ от ____ N __
--------------------------------
<*> В случае передачи дел в соответствии с п. 7 настоящего
Порядка опись дел постоянного хранения утверждается
экспертно-проверочной комиссией архивного органа.
Приложение 2
Наименование УТВЕРЖДЕНО
организации Наименование
должности руководителя
Опись N ___ ликвидируемого
дел по личному субъекта хозяйствования
составу Подпись расшифровка
за ________ год(ы) Дата подписи
-------------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела ¦
+----+------+-----------+-------+-----------+-----------+----------+
¦ N ¦Индекс¦ Заголовок ¦ Дата ¦ Срок ¦ Количество¦Примечания¦
¦п/п ¦дела ¦дела (тома,¦ дела ¦хранения ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ части) ¦(тома, ¦дела (тома,¦деле (томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части) ¦ части) ¦ части) ¦ ¦
+----+------+-----------+-------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+------+-----------+-------+-----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----+------+-----------+-------+-----------+-----------+-----------
В данный раздел описи (опись) внесено ___________________ дел с
(цифрами и прописью)
N _ по N _, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Дата подпись расшифровка подписи
Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам)
Дата подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
протокол экспертной протокол экспертной
комиссии ликвидируемого комиссии регистрирующего
субъекта хозяйствования органа
от ______ N __ от ______ N __
--------------------------------
<*> В случае передачи дел в соответствии с п. 7 настоящего
Порядка опись дел по личному составу согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией архивного органа.
Приложение 3
Наименование УТВЕРЖДЕНО
организации Наименование должности
руководителя субъекта
АКТ хозяйствования
___ N ___ Подпись расшифровка
место составления Дата подписи
О выделении к
уничтожению
документов, не
подлежащих хранению
На основании __________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение следующие документы и дела
ликвидируемого субъекта хозяйствования
----+---------+-----T-------+-----------+-------+-----------+------¬
¦N ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс дела¦Коли- ¦Сроки ¦Приме-¦
¦п/п¦дела или ¦дела ¦описей ¦(тома, ¦чество ¦хранения ¦чания ¦
¦ ¦групповой¦или ¦(номен-¦частей) по ¦дел ¦дела (тома,¦ ¦
¦ ¦заголовок¦край-¦клатур)¦номенклату-¦(томов,¦части) и ¦ ¦
¦ ¦дел ¦ние ¦за ¦ре дел или ¦частей)¦номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты ¦год(ы) ¦N дела по ¦ ¦статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦дел ¦ ¦описи ¦ ¦по перечню ¦ ¦
+---+---------+-----+-------+-----------+-------+-----------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+---------+-----+-------+-----------+-------+-----------+-------
Итого ____________________ дел за ____ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с экспертной комиссией регистрирующего
органа (протокол от ____ N __).
Наименование должности
лица, проводившего экспертизу
ценности документов
Дата подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
протокол заседания
экспертной комиссии
ликвидируемого субъекта
хозяйствования
от ______ N __
Документы в количестве ____________________ дел, весом _____ кг
(цифрами и прописью)
сданы в __________________________________________ на переработку по
(наименование организации)
приемо-сдаточной накладной N __.
Наименование должности
работника, сдавшего документы
Дата подпись расшифровка подписи
Приложение 4
УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО
Наименование должности Наименование должности
руководителя руководителя
ликвидируемого субъекта регистрирующего
хозяйствования органа
Подпись расшифровка Подпись расшифровка
Дата подписи Дата подписи
АКТ
N ____
______________________
место составления
приема-передачи документов
на хранение
Основание: Положение о Национальном архивном фонде Республики
Беларусь, утвержденное указом Президента Республики
Беларусь от 20 сентября 1996 г N 373.
В связи с ликвидацией __________________________________________
наименование субъекта хозяйствования
________________________________________________________ передает, а
наименование организации
_______________________________________________________ принимает на
наименование регистрирующего органа
хранение документы и страховые копии за __________ годы и справочный
аппарат к ним:
----+-----------+-------------+-------------+-----------+----------¬
¦N ¦ Название, ¦ Количество ¦ Количество ¦Количество ¦Примечание¦
¦п/п¦ номер ¦ экземпляров ¦ дел (единиц ¦страховых ¦ ¦
¦ ¦ описи ¦ описи ¦ хранения) ¦ копий ¦ ¦
+---+-----------+-------------+-------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-----------+-------------+-------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----------+-------------+-------------+-----------+-----------
Итого принято __________________________ единиц хранения (в том
цифрами и прописью
числе страховых копий).
В регистрирующем органе фонд N __.
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей
производивших передачу лиц, производивших прием
Подпись расшифровка Подпись расшифровка
Дата подписи Дата подписи
Гербовая печать Гербовая печать
ликвидируемого регистрирующего
субъекта хозяйствования органа
| 
