Зарегистрировано в НРПА РБ 18 октября 1999 г. N 8/1172
В целях усовершенствования работы по обслуживанию исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 01.01.1999 "Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь", согласованные с ЦЭМК Госкомархива (протокол N 6 от 21.10.1998).
2. "Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь", Мн., 1993 считать утратившими силу.
Председатель Госкомархива А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
ЦЭМК Госкомархива
21.10.1998 N 6
ПРАВИЛА
РАБОТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Государственные архивы обслуживают исследователей Республики Беларусь и иностранных исследователей, изучающих архивные документы для использования в научной, учебной, социально-политической, культурно-просветительской, народнохозяйственной деятельности.
Настоящими "Правилами..." устанавливается порядок оформления исследователей для работы в читальном зале, организации их работы с документами, права и обязанности исследователей, их ответственность за соблюдение правил.
1. Порядок оформления исследователей для работы
в читальном зале государственного архива
1.1. Граждане Республики Беларусь, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательских работ учреждения или выполняющие служебное задание, представляют официальное письмо от организации, направляющей их в архив. В письме указывается фамилия, имя, отчество исследователя, должность, ученая степень (звание), тема и ее хронологические рамки, цель исследования. Письмо подписывается руководителем организации или ученым секретарем.
Студенты высших учебных заведений оформляются по письму ВУЗа за подписью ректора (проректора, декана) с обоснованием необходимости изучения архивных документов.
Исследователи, ведущие научную работу по личной инициативе, должны представить заявление на имя директора государственного архива с указанием темы, ее хронологических рамок и цели исследования.
1.2. Все исследователи при оформлении заполняют анкету и обязательство установленного образца (приложение).
1.3. Разрешение на право работы в читальном зале дается руководством архивного учреждения на срок не более одного года с момента оформления. По истечении этого срока или при изменении темы исследователь предоставляет новое письмо в соответствии с требованиями пункта 1.1.
Представителям научных учреждений, систематически работающим в архивах над долговременной плановой темой учреждения, по истечении года срок разрешения на работу в читальном зале может быть продлен руководством архива, без представления нового письма.
2. Организация работы исследователей в читальном зале
государственного архива
2.1. Государственный архив обязан предоставить исследователю имеющийся научно-справочный аппарат: описи, перечни, указатели, каталоги, путеводители и другие справочники, вспомогательную литературу, а также документы по теме исследования. Исследователи имеют право пользоваться библиотекой и справочно-информационным фондом архива.
2.2. Максимальное количество материалов, которое может быть заказано исследователем в один день, устанавливается государственным архивом.
2.3. Подлинники документов на бумажной основе при наличии микрокопий, как правило, не выдаются. В порядке исключения вопрос об их выдаче решается руководством архива с учетом конкретных обстоятельств (необходимость изучения внешнего вида документа, проведение текстологического анализа и т.д.). Кинофотодокументы выдаются исследователям в виде позитивных копий, предназначенных для работы в читальном зале.
Документы личного происхождения, переданные на государственное хранение фондообразователем или его наследниками, выдаются на условиях, оговоренных при передаче.
Отказ в доступе к архивному документу, в пользовании им, его воспроизведении, в выдаче по нему справок, копий возможен только на основаниях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.
Решение об отказе в доступе к архивным документам принимается в каждом конкретном случае руководителем республиканского органа по архивам и делопроизводству либо его заместителем, руководителем архивного учреждения либо его заместителем.
Об отказе в доступе к архивному документу гражданину сообщается не позднее трехдневного срока, а по поступившим письменным запросам гражданина либо организации - в 15-дневный срок, в особо сложных случаях - в течение одного месяца со дня получения запроса.
2.4. Максимальное количество материалов, которые одновременно могут находиться в пользовании исследователя, определяется государственным архивом, но не превышает 25 дел и 5 описей.
2.5. Описи и другие архивные справочники выдаются исследователю на срок до 5 дней; особо ценные документы - по специальному разрешению руководства архива на срок от 1 до 5 дней; прочие документы - до 1 месяца.
При необходимости продлить срок работы с документами исследователь должен обратиться к заведующему читальным залом.
Срок работы с документами продлевается в исключительных случаях и определяется в индивидуальном порядке, но не может превышать двух недель.
В случае непосещения читального зала исследователем в течение двух недель подготовленные для него материалы возвращаются в хранилище.
2.6. Выдача материалов, заказанных исследователем, производится в срок от одного до двух дней с момента заказа.
2.7. При получении заказанных материалов исследователь обязан расписаться в бланке заказа. Подпись исследователя удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за сохранность документов во время пользования ими.
2.8. Представителям организаций-фондообразователей, занимающихся поиском конкретных документов (приказы, решения, постановления и т.д.), дела, по возможности, выдаются в день обращения и в количестве, необходимом для окончания работы. На этих исследователей анкета не заполняется, а ведется журнал учета.
2.9. Исследователь обязан ежедневно возвращать работнику читального зала выданные ему материалы и заполнять листы использования документов в делах и листы выдачи машинописных копий, фото, микрофотокопий и выписок из документальных материалов.
2.10. При окончательной сдаче дел для возвращения их в хранилище сотрудник читального зала принимает от исследователя дела под расписку и проверяет листы дела. При обнаружении недостачи листов в сдающихся делах или их повреждений составляется акт.
2.11. При посещении читального зала исследователь обязан расписываться в книге посещений, не приносить в читальный зал печатные материалы, портфели, сумки, свертки, а также фотоаппараты, кинокамеры и т.п.
При изучении архивных документов исследователь имеет право делать из них выписки по теме исследования, использовать с разрешения работника читального зала технические приборы и устройства, облегчающие его работу (например, микрокалькулятор, персональный компьютер и т.д.), если они не могут повредить документы или помешать работе других исследователей. Пользование диктофонной техникой разрешается при наличии в читальном зале необходимых условий.
2.12. Исследователь обязан строго соблюдать правила работы с архивными документами: не выносить их из читального зала и не передавать другим лицам, не делать в документах пометок, подчеркиваний и т.п., не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных документов, при работе с кино- и фонодокументами, микрокопиями соблюдать технические правила работы с пленкой и аппаратурой.
3. Копирование документов по заказам исследователей
3.1. Копирование архивных документов осуществляется по разрешению руководства архива на основании письменного заказа исследователя по теме его исследования. Максимальный объем одного заказа определяется государственным архивом, исходя из технических возможностей копировальной техники и состояния архивных документов.
3.2. Изготовление копий производится после оплаты счета исследователем.
3.3. В случае, если документы имеют плохую физическую сохранность, разрешается изготовлять машинописные, фото- и микрокопии только с материалов фонда пользования.
3.4. Копии документов, изготовленные по заказу исследователя, могут быть выданы ему на руки или высланы в адрес учреждения, направлявшего его для работы в архив. Негативы фотокопий и микрофильмов учреждениям и исследователям не выдаются. В исключительных случаях по письменному заявлению и с разрешения директора архива негативы могут быть выданы во временное пользование учреждениям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.
3.5. При необходимости исследователь может самостоятельно копировать в помещении читального зала изобразительные материалы или приглашать для этой цели специалиста-чертежника или художника. Категорически запрещается при этом переводить изображение при помощи копировальной бумаги или проколов копируемого материала.
При собственноручном копировании исследователем изобразительных материалов в помещении читального зала он обязан предварительно поставить в известность об этом заведующего читальным залом.
Приглашение для этой цели специалиста осуществляется на основании письменного заявления исследователя по разрешению руководства архива, выдаваемого с учетом конкретных условий в данном архиве (наличие места, загруженность читального зала и т.п.).
Вынос изготовленных в помещении читального зала копий изобразительных материалов оформляется специальным пропуском, подписанным заведующим читальным залом.
3.6. При отсутствии в архиве необходимой техники копирование документов может производиться силами заинтересованных организаций в помещении архива или в фотолабораториях других учреждений в присутствии и под контролем работника государственного архива. Негативы фотокопий и микрофильмов безвозмездно поступают в распоряжение архива, предоставившего документы.
4. Порядок использования исследователем архивных документов
4.1. Исследователь обязан использовать архивные документы в соответствии с условиями, указанными в подписанном им обязательстве: с правом публикации или без такового, с правом или без права передачи третьим лицам и т.д.
4.2. Исследователь несет ответственность за соответствие приводимой им в публикациях архивной информации содержанию используемых им документов.
4.3. При использовании архивных документов в научных трудах и публикациях исследователь обязан ссылаться на место их хранения с указанием номеров фонда, описи, дела, листов.
4.4. Исследователь, подготовивший публикацию с использованием архивных документов, обязан предоставить в читальный зал архива экземпляр издания.
5. Организация работы иностранных исследователей
в читальных залах архивов
5.1. К работе с документами государственных архивов республики могут быть допущены иностранные исследователи, прибывшие в научные, учебные и другие учреждения республики в соответствии с межгосударственными соглашениями с зарубежными странами о научном и культурном обмене, по линии иностранных представительств, на основании договоров, заключенных Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и государственными архивами республики с зарубежными архивами и иными учреждениями, а также исследователи, занимающиеся научной работой по собственной инициативе.
5.2. Допуск зарубежных исследователей для работы с документами областных и зональных государственных архивов осуществляется Госкомархивом. Республиканские государственные архивы принимают решение о допуске самостоятельно.
5.3. Иностранные исследователи оформляются для работы в читальном зале на основании официального письма принимающей организации, иностранных дипломатических представительств и других зарубежных учреждений. В письме указываются фамилия, имя исследователя, место работы (учебы) и должность, ученая степень (звание), тема и ее хронологические рамки, цель исследования. Письмо удостоверяется подписью руководства организации.
Исследователи, работающие по собственной инициативе, представляют заявление на имя директора архива с указанием темы, ее хронологических рамок и цели исследования.
Совместные разработки архивов с иностранными учреждениями или с отдельными исследователями оформляются специальным договором.
5.4. Порядок работы иностранных исследователей с документами в читальных залах госархивов определяется настоящими "Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь".
5.5. Иностранного исследователя, недостаточно владеющего русским или белорусским языками, может сопровождать переводчик.
5.6. Государственные архивы республики ведут учет архивных документов (журнальный или картотечный), выдаваемых зарубежным исследователям в читальные залы.
5.7. Государственные архивы республики организуют по заказам иностранных исследователей или принимавшей их организации изготовление копий архивных документов в течение трех месяцев со дня поступления заказа. За соблюдением установленного порядка выдачи копий архивных документов, сроков и качества копирования несет ответственность директор государственного архива. Передача архивных документов за рубеж во временное пользование запрещается.
5.8. Копии документов, изготовленные по заказам иностранных исследователей и учреждений, оплачиваются согласно действующему Прейскуранту цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями. В отдельных случаях допускаются бартерные операции при условии, если они носят взаимоприемлемый характер. Разрешение на вывоз копий архивных документов за рубеж областных и зональных государственных архивов выдается Госкомархивом. Республиканские государственные архивы принимают решение о выдаче разрешения на вывоз копий документов самостоятельно.
Организациям Красного Креста, Международной службы розыска, правоохранительным органам, занимающимся поиском военных преступников, совершивших преступления в годы Второй мировой войны, а также для осуществления совместных разработок государственных архивов с иностранными исследователями и учреждениями копии архивных документов предоставляются бесплатно.
5.9. При передаче копий архивных документов исследователю на территории республики архивные учреждения одновременно оформляют ему разрешение на их провоз через государственную границу. Копии документов могут также направляться исследователю через зарубежные дипломатические представительства и принимавшие его организации.
6. Ответственность за нарушение "Правил работы
исследователей в читальных залах государственных
архивов Республики Беларусь"
6.1. Лица, нарушившие "Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь", могут быть на временный (до трех месяцев) или постоянный срок лишены права работать в читальном зале и получать копии архивных документов. Решение об этом принимается руководством архива и сообщается в обязательном порядке организации, ходатайствовавшей о допуске исследователя в архив, или по месту его работы (учебы).
6.2. Граждане, причинившие ущерб документам Национального архивного фонда Республики Беларусь, привлекаются к ответственности в соответствии с действующим в республике законодательством.
Приложение
название государственного архива
АНКЕТА ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
1. Фамилия, имя, отчество исследователя ____________________________
____________________________________________________________________
2. Место работы или учебы __________________________________________
____________________________________________________________________
3. Должность _______________________________________________________
4. Образование, ученая степень (звание) ____________________________
____________________________________________________________________
5. Тема исследования, хронологические рамки ________________________
____________________________________________________________________
6. Цель исследования _______________________________________________
____________________________________________________________________
7. Адрес, телефон служебный ________________________________________
____________________________________________________________________
8. Адрес, телефон домашний _________________________________________
____________________________________________________________________
С правилами работы в читальных залах государственных архивов
ознакомился(ась), обязуюсь их неукоснительно исполнять.
Дата Подпись
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
Я, ________________________________________________________________,
уведомлен о том, что нижеперечисленные копии архивных документов
переданы мне ______________________________________________________
____________________________________________________________________
(название архива)
только для конкретных научных исследований, без права полной их
публикации.
Я обязуюсь:
- не репродуцировать получаемые копии документов (путем
ксерокопирования, микрофиширования, микрофильмирования и т.д.) без
соответствующего разрешения _______________________________________
___________________________________________________________________;
(название архива)
- не передавать полученные копии другому лицу или учреждению без
согласия __________________________________________________________
___________________________________________________________________;
(название архива)
- не публиковать полученные документы полностью (в книгах, газетах,
журналах или каким-либо иным способом), не использовать в радио- и
телепрограммах без заключения с ___________________________________
____________________________________________________________________
(название архива)
надлежащего лицензионного договора;
- давать точные ссылки на место хранения (поисковые данные)
используемых документов;
- представлять один экземпляр опубликованной работы в архив.
В случае нарушения настоящего обязательства я готов нести
ответственность и возместить ______________________________________
____________________________________________________________________
(название архива)
причиненный ему материальный ущерб.
Дата Подпись
Верно:
Должность личная подпись расшифровка подписи
Дата М.П.
| 
