Рассмотрев представленный Постоянной комиссией МПА по вопросам культуры, науки, образования и информации проект модельного закона "Об архивах и архивном фонде", Межпарламентская Ассамблея ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Принять модельный закон "Об архивах и архивном фонде" (прилагается).
2. Направить указанный модельный закон в парламенты государств - участников Межпарламентской Ассамблеи и рекомендовать его для использования при разработке национального законодательства.
Председатель Совета Ассамблеи Е.С.СТРОЕВ
Приложение
ПРИНЯТО
на тринадцатом пленарном
заседании Межпарламентской
Ассамблеи государств -
участников СНГ
(постановление N 13-9
от 3 апреля 1999 года)
МОДЕЛЬНЫЙ ЗАКОН ОБ АРХИВАХ И АРХИВНОМ ФОНДЕ
Настоящий Закон устанавливает и регулирует организационно-правовые и экономические основы комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда, управления документацией в государствах - участниках Содружества Независимых Государств (далее - государство), их взаимодействие в решении данных вопросов в соответствии с настоящим Законом, конституциями и иными законами этих государств.
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 1. Основные понятия
Для целей настоящего Закона указанные ниже понятия имеют следующее значение:
архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную и иную ценность для собственника архивных документов;
технотронный документ - документ, создание и воспроизведение которого требуют применения специальных технических средств и современных технологий;
документальный памятник - уникальный или особо ценный архивный документ, отнесенный в установленном порядке к категории документальных памятников;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой;
архивный фонд государства - совокупность документов независимо от их вида, места создания и нахождения, формы собственности, созданных в процессе государственной, экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности на различных этапах развития государства и отражающих материальную и духовную жизнь народа;
архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение предприятия, учреждения или организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
государственный архив - государственное архивное учреждение, наделенное правом собирания (приобретения), постоянного или временного хранения и организации использования документов архивного фонда;
тайный архив - архив, о котором не заявлено публично;
документы по личному составу - документы, создаваемые при оформлении на работу, связанные с увольнением, перемещением работника, предоставлением отпуска, командированием, выплатой заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела;
архивное дело - деятельность по организации комплектования, хранения архивов и использования архивных документов;
постоянное хранение архивных документов - бессрочное (вечное) их хранение;
временное хранение архивных документов - хранение архивных документов органами государственного управления, прокуратурой, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного настоящим Законом;
депозитарное хранение архивных документов - хранение документов в архиве, музее, библиотеке на условиях, определенных договором между собственником документов и архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;
интеллектуальная собственность - продукт умственной деятельности человека, созданный в виде изобретений, произведений науки, литературы, искусства и других объектов умственного труда и закрепленный на бумажных или технотронных носителях информации;
собственник архивных документов - субъект, в полном объеме реализующий полномочия по владению, пользованию и распоряжению указанными архивными документами;
владелец архивных документов - субъект, осуществляющий владение и пользование указанными архивными документами и реализующий полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом;
пользователь архивных документов - юридическое или физическое лицо, обращающееся к архивным документам за получением необходимой ему информации и использующее ее;
информационный ресурс - организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных и другие массивы информации в информационных системах;
государственная архивная служба - орган государственного управления архивным делом, организующий формирование государственного архивного фонда, его хранение и использование;
управление документацией - процесс деятельности предприятий, учреждений и организаций, охватывающий документирование и организацию работы с документами.
Статья 2. Законодательство об архивном фонде и архивах
Законодательство об архивном фонде и архивах состоит из конституции, настоящего Закона, иных законов и нормативно-правовых актов государства.
Статья 3. Полномочия государства в области архивного дела и управления документацией
К исключительному ведению государства в лице его органа государственного управления относятся:
а) установление единых принципов организации архивного дела и управления документацией, комплектования, хранения и использования документов архивного фонда и контроль за их соблюдением;
б) комплектование, учет, хранение и использование архивных фондов и архивных документов государственных архивов, а также архивных фондов и архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органов государственного управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;
в) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы государственных архивов, а также на архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности государственных органов власти и управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;
г) формирование и осуществление государственной политики в сфере управления документацией;
д) решение вопросов о вывозе документов архивного фонда за пределы государства.
Местные органы управления и самоуправления самостоятельно решают вопросы архивного дела и управления документацией, за исключением тех, которые перечислены в вышеназванных пунктах настоящей статьи.
Статья 4. Обязанности юридических и физических лиц в формировании архивного фонда
Государственные органы, предприятия, учреждения и организации независимо от формы собственности, общественные объединения, политические партии, а также физические лица государства призваны обеспечивать накопление, сохранность и использование документов, имеющих историческую, научную и иную ценность для государства и общества в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Глава 2
АРХИВНЫЙ ФОНД ГОСУДАРСТВА
Статья 5. Состав архивного фонда государства
Архивный фонд государства состоит из документов, собранных в процессе деятельности предприятий, учреждений, организаций, существовавших и существующих на его территории и за ее пределами, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. К ним относятся документы:
- центральных и местных органов государственного управления, прокуратуры, органов государственной безопасности, внутренних дел, обороны и их учебных заведений, нотариата, загсов;
- предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики независимо от форм собственности;
- учреждений и организаций науки, культуры, образования, здравоохранения, кинематографии, телевидения, радио и печати;
- профессиональных союзов, общественных объединений, политических партий;
- учреждений религиозных организаций, сложившихся до отделения церкви от государства;
- предприятий, учреждений и организаций, находившихся и находящихся за пределами государства (посольств, постпредств, военных миссий и т.п.);
- представительств государства при международных организациях; архивов, национализированных государством; частных архивов;
- иные документы, поступившие в собственность государства на законном основании.
К архивному фонду относятся также архивные документы, являющиеся историко-культурным наследием народа, хранящиеся в архивах, музеях и библиотеках других государств и в соответствии с международными договорами подлежащие возвращению на родину.
Источники формирования архивного фонда утверждаются один раз в пять лет и каждый год подлежат уточнению по представлению соответствующих учреждений государственной архивной службы.
По представлению государственной архивной службы в состав источников формирования архивного фонда включаются с согласия их собственников архивы негосударственной части архивного фонда.
Архивный фонд пополняется также путем дарения, получения в наследство, покупки ценных документов, находящихся в собственности юридических лиц, в частной собственности физических лиц, а также поступивших из других государств.
Документы архивного фонда являются составной частью информационных ресурсов государства и охраняются законом наряду с другими информационными ресурсами.
Статья 6. Виды документов, включаемых в состав архивного фонда
В состав архивного фонда включаются законодательные акты, нормативно-правовые акты государственных органов, материалы прокуратуры и судов, управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая, коммерческая документация, базы и банки данных, базы знаний, фото- и фонодокументы, художественные и хроникальные киноленты, живописные и графические изображения, научные, литературные, музыкальные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов.
Указанные виды документов могут быть зафиксированы как на бумажных и иных традиционных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения: кино- и фотопленке, микрофишах, аудио- и видеокассетах, электронных, магнитных, оптических и иных видах носителей.
Статья 7. Формирование архивного фонда
Архивный фонд формируется в порядке, установленном настоящим Законом, из документов государственных органов, предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, документов общественных объединений, политических партий и физических лиц.
Статья 8. Порядок отнесения документов к архивному фонду
Включение документов в состав архивного фонда или исключение документов из него осуществляется на основании экспертизы их ценности экспертными комиссиями в составе архивистов и специалистов различных отраслей знаний. Порядок создания и деятельности экспертных комиссий утверждается правительством.
Споры, возникающие при решении вопросов об отнесении документов к архивному фонду или исключению из него, решаются в судебном порядке.
Статья 9. Государственная и негосударственная части архивного фонда
Архивные фонды и архивные документы, входящие в архивный фонд, являются интеллектуальной собственностью государства.
Государственную часть этой собственности в составе архивного фонда составляют архивные фонды и документы:
- всех видов государственных архивов;
- органов государственной власти и управления, прокуратуры, государственного банка и других банков, отнесенных к государственной собственности;
- органов местного управления и самоуправления;
- предприятий, учреждений и организаций, отнесенных к государственной собственности;
- предприятий, учреждений и организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;
- юридических и физических лиц, переданных на законном основании в собственность государства.
Архивные фонды и архивные документы государственной части архивного фонда составляют государственный архивный фонд, являющийся составной частью архивного фонда.
Негосударственную часть архивного фонда составляют архивные фонды и архивные документы:
- общественных объединений и организаций, политических партий; религиозных организаций с момента отделения церкви от государства;
- предприятий, учреждений и организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля негосударственной собственности;
- находящиеся в частной собственности физических лиц.
Статья 10. Документальные памятники
Порядок отнесения документов архивного фонда к документальным памятникам утверждается правительством по представлению республиканского органа по архивам и делопроизводству.
Документальные памятники подлежат обязательному страхованию.
Лица, хранящие документальные памятники, предоставляют государственным архивам возможность создавать страховые копии этих документов с правом дальнейшего их использования с разрешения собственника.
Статья 11. Документы по личному составу
Государственные органы, предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения обязаны вести документы по личному составу в целях обеспечения прав и личных интересов граждан.
Документы по личному составу подлежат государственному страхованию за счет соответствующих собственников этих документов.
Статья 12. Об историческом наследии государства, находящемся за пределами его территории
Государство принимает меры к возвращению документов исторического наследия государства, оказавшихся за пределами его территории, поощряет и финансирует поиск, учет и возвращение их на родину.
Глава 3
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ И ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Статья 13. Государственное управление архивным делом и документацией
Государственную политику в области архивного дела и управления документацией определяет глава государства или высший законодательный орган государства.
Государственное управление архивным фондом и документацией осуществляют глава государства, правительство, местные исполнительные и распорядительные органы власти через образуемые ими органы управления архивным делом.
Государство обеспечивает развитие и совершенствование архивного дела и управления документацией, создавая для этого наиболее благоприятные условия путем проведения соответствующей научно-технической, финансовой, налоговой и кредитной политики.
Статья 14. Государственная архивная служба и основные направления ее деятельности
Государственную архивную службу составляют государственные архивы, научно-исследовательские организации, специальные лаборатории и органы государственного управления по архивам и делопроизводству.
Государственные архивы могут быть отнесены в установленном порядке к особо ценным объектам историко-культурного наследия государства и включаются в этом случае в государственный свод особо ценных объектов культурного наследия и находятся на особом режиме охраны и использования в соответствии с действующим законодательством.
На органы управления архивной службой и ее учреждения возлагаются обязанности по хранению документов государственной части архивного фонда, обеспечению сохранности, централизованному учету, комплектованию документами государственного архивного фонда, их использованию, публикации в установленном порядке, а также по разработке и внедрению современных систем документирования управленческой деятельности, осуществлению контроля за состоянием и ведением делопроизводства в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, оказанию им методической помощи в организации этой работы, подготовке и повышении квалификации кадров.
Органы государственной архивной службы осуществляют контроль за безусловным соблюдением на территории государства всеми юридическими лицами независимо от форм собственности, их ведомственной подчиненности, а также физическими лицами независимо от их гражданства действующего законодательства по вопросам архивного дела и управления документацией.
Решения и указания органов управления архивным делом по вопросам работы архивов и организации делопроизводства являются обязательными для всех юридических и физических лиц.
Статья 15. Государственный контроль и надзор за сохранностью, учетом и использованием документов архивного фонда
Государственный контроль за исполнением учреждениями государственной архивной службы, общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности, всеми физическими лицами обязанностей по сохранности, учету и использованию документов архивного фонда осуществляется исполнительными и распорядительными органами.
Государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства осуществляет государственная инспекция архивов и делопроизводства, созданная в составе центрального государственного органа по архивам и делопроизводству.
Статья 16. Ведомственный контроль за сохранностью, учетом и использованием документов архивного фонда
Ведомственный контроль за соблюдением установленного порядка накопления, обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда на подведомственных предприятиях, в учреждениях, организациях и объединениях осуществляется соответствующими министерствами, иными государственными органами, а также центральными органами общественных объединений.
До передачи документов архивного фонда в государственные архивы ответственность за их полноту и сохранность несут руководители предприятий, учреждений, организаций и общественных объединений.
Глава 4
АРХИВЫ И ИНЫЕ АРХИВНЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ
Статья 17. Система архивных учреждений
Систему архивных учреждений составляют:
- центральный государственный орган по архивам и делопроизводству;
- государственные (центральные) архивы;
- местные государственные архивы;
- архивы научных учреждений, государственных музеев и библиотек;
- архивы государственных органов, предприятий, учреждений, организаций;
- архивы (структурные подразделения) предприятий, учреждений, организаций, общественных объединений, политических партий и физических лиц, основанных на негосударственных формах собственности;
- научно-исследовательские учреждения в области архивного дела и управления документацией.
Статья 18. Создание архивов
Юридические и физические лица имеют право на создание архивов.
Не допускается создание тайных архивов из документов государственного архивного фонда, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории документальных памятников, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.
Статья 19. Виды архивов
Основными видами архивов являются государственные и частные архивы.
Государственные архивы подразделяются на:
- государственные архивы, осуществляющие прием и постоянное хранение архивных документов государственных органов, предприятий, учреждений, организаций, а также частных архивов в порядке, установленном настоящим Законом;
- государственные архивы государственных органов, предприятий, учреждений, организаций государственной формы собственности, осуществляющие прием и временное хранение документов своих ведомств.
Государственные архивы с постоянными сроками хранения документов создаются по решению правительства, местных исполнительных и распорядительных органов.
Государственные (центральные) архивы являются научно-методическими и научно-исследовательскими центрами по работе с архивными документами.
Государственные архивы с временными сроками хранения документов создаются по решению руководства государственных органов, предприятий, учреждений и организаций государственной формы собственности.
К категории частных архивов относятся:
- архивы физических лиц - комплексы архивных документов, созданных лицом, семьей или приобретенные ими на законных основаниях;
- архивы предприятий, учреждений и организаций, находящиеся в частной собственности физических лиц;
- архивы общественных объединений, политических партий, религиозных объединений и организаций, действующих на территории государства;
- архивы предприятий, учреждений и организаций, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля частной собственности.
Статья 20. Научно-исследовательские учреждения в области архивного дела и управления документацией
Научно-исследовательские учреждения в области архивного дела и управления документацией создаются собственниками документов архивного фонда в установленном законодательством порядке.
Глава 5
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ НА ДОКУМЕНТЫ АРХИВНОГО ФОНДА
Статья 21. Право собственности на документы архивного фонда
Документы архивного фонда могут находиться в государственной или частной собственности.
Архивные документы, не имеющие собственника или собственник которых неизвестен, поступают в собственность государства на основании решения суда, вынесенного по заявлению государственного архивного учреждения, кроме случаев, предусмотренных законодательством.
Собственник владеет, пользуется и распоряжается документами архивного фонда с учетом ограничений, предусмотренных настоящим Законом.
Собственник документов архивного фонда не имеет права на их уничтожение.
Споры по осуществлению права собственника на документы архивного фонда разрешаются в судебном порядке.
Статья 22. Право собственности на архивные фонды и архивные документы государственных архивов
Архивные фонды и архивные документы государственных архивов являются собственностью государства и не могут быть объектами купли-продажи и других сделок по их отчуждению.
Государственные архивы, государственные музеи и библиотеки являются распорядителями находящихся у них на хранении архивных документов.
Статья 23. Право собственности на архивные фонды и архивные документы частных архивов
Собственники частных архивов пользуются всеми правами по владению, пользованию и распоряжению архивными фондами и архивными документами, а также имеют право на их депозитарное, а в случае передачи в государственную собственность - постоянное хранение в государственных архивах, на создание их страховых копий, реставрацию и использование документов.
Собственники архивных документов, переданных на депозитарное хранение, имеют право изъять эти документы до истечения оговоренного договором срока, в одностороннем порядке расторгнуть договор с возмещением средств архивному учреждению за хранение указанных документов.
Поступившие на депозитарное хранение архивные документы, собственники которых своевременно не пролонгировали договор на их хранение и не востребовали указанные документы в течение 50 лет с момента их передачи в архивное учреждение, переходят в государственную собственность.
При передаче документов на хранение в государственный архив собственник компенсирует архиву издержки по их хранению. Размер оплаты за хранение и порядок пользования собственником документами определяются договором между государственным архивом и собственником документов.
При передаче юридическим или физическим лицом права собственности на архивные документы новому собственнику последний обязан подписать с государственным архивом охранное обязательство. Без этого условия сделка считается недействительной. Порядок выдачи охранных обязательств и контроль за их исполнением определяются центральным государственным органом по архивам и делопроизводству.
При несоблюдении требований охранного обязательства собственник документов может быть в установленном законом порядке полностью или частично лишен права собственности на архивные документы.
Собственники частных архивов обязаны по запросам органов государственной архивной службы представлять в соответствующие государственные архивы сведения о своих фондах и документах с целью их учета, а также сообщать этим органам сведения о смене владельца названных документов и об изменении места их хранения.
Статья 24. Право собственности на архивные документы при реорганизации, ликвидации, приватизации юридических лиц и утрате собственника
При реорганизации государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам. В случае ликвидации названных органов, предприятий, учреждений, организаций - источников комплектования архивного фонда, документы, относящиеся к архивному фонду, передаются в государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения и документы по личному составу - в архив вышестоящей организации.
В случае приватизации предприятий, учреждений и организаций государственной формы собственности архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся в процессе их деятельности, остаются в составе государственной части архивного фонда независимо от места их хранения.
При ликвидации частных предприятий и организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять меры по сохранности документов этих юридических лиц и совместно с архивными учреждениями определить порядок их дальнейшего хранения. При согласии органов государственной архивной службы документы названных юридических лиц, имеющие научно-историческую ценность, могут передаваться на государственное хранение.
Архивные документы, утратившие собственника либо собственник которых в установленном законодательством порядке лишен права собственности на эти документы, передаются в государственный архивный фонд через учреждения государственной архивной службы.
Статья 25. Защита права собственности на архивы, архивные фонды и архивные документы
Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе, как на основании судебного решения.
Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с действующим законодательством и международными договорами с участием государства.
Комплектование государственных музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций, частных архивов подлинными документами государственной части государственного архивного фонда запрещается.
Глава 6
ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ,
В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
Статья 26. Организация управления документацией
Разработка нормативно-методических документов, регламентирующих организацию управления документацией в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, возлагается на центральный государственный орган управления по архивам и делопроизводству.
Предприятия, учреждения и организации всех форм собственности обязаны соблюдать требования и нормы, предъявляемые к порядку работы с документами, их движению, обработке и хранению.
Статья 27. Контроль государственной архивной службы за состоянием делопроизводства
Центральный государственный орган по архивам и делопроизводству устанавливает общие требования к порядку документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, других органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, разрабатывает нормативно-методические документы, регламентирующие организацию и ведение делопроизводства, а также определяет контроль за состоянием делопроизводства на этих объектах и принимает меры реагирования на выявленные нарушения в соответствии с действующим законодательством.
Глава 7
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ, ОРГАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ
СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
Статья 28. Организация государственного учета документов архивного фонда
Документы архивного фонда независимо от места их хранения подлежат обязательному государственному учету.
Порядок учета документов архивного фонда устанавливается республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.
Статья 29. Порядок хранения документов архивного фонда
Постоянное хранение документов архивного фонда осуществляют государственные архивы, государственные музеи и библиотеки.
Документы архивного фонда, а также здания и помещения архивных учреждений, принадлежащие на правах собственности государству, не подлежат приватизации.
Особо ценные и уникальные архивные документы находятся на особом режиме хранения и использования. Собственники этих документов обязаны создавать за свой счет страховые копии таких документов.
Порядок отнесения архивных документов к особо ценным, уникальным, а также порядок создания и хранения их страховых копий устанавливается республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.
При продаже архивных документов негосударственной части архивного фонда государство имеет преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, посреднические организации обязаны сообщать о предстоящей их продаже органам и учреждениям государственной архивной службы. Нарушение установленного порядка может служить основанием для возбуждения в суде иска о признании сделки купли-продажи недействительной.
Статья 30. Временное хранение документов государственной части архивного фонда
Документы государственной части архивного фонда до передачи их на постоянное хранение в государственные архивы или другие государственные учреждения, которым право хранить такие документы предоставляется настоящим Законом, находятся на временном хранении в государственных органах, на государственных предприятиях, в учреждениях и организациях, общественных объединениях для использования в служебных, научных и других целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
Для хранения этих документов и ведения работ с ними создаются ведомственные (межведомственные) архивы, обеспечиваемые специальными помещениями, оборудованием, специалистами и необходимой учебно-методической литературой.
Для документов на бумажных и иных традиционных носителях устанавливаются следующие предельные сроки хранения в ведомственных архивах:
- для документов центральных и иных государственных органов, конституционного суда, комиссий по проведению референдумов, банков, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций, находящихся в собственности государства, - 15 лет;
- для документов главы государства, его администрации, органов государственной безопасности, внутренних дел, обороны, иностранных дел - 30 лет;
- для документов местных представительных, исполнительных и распорядительных органов, предприятий, учреждений и организаций местного подчинения - 10 лет;
- для научно-технической документации - по миновании надобности, но не более 25 лет;
- для документов кооперативов, арендных предприятий и других объектов коллективной собственности - 5 лет;
- для записей актов гражданского состояния и нотариальных действий, документов по личному составу - 75 лет.
Для технотронных документов предельный срок хранения не должен превышать трех лет. Киноленты художественных фильмов, в том числе совместного производства с зарубежными партнерами, передаются на хранение по окончании производства (в период тиражирования). Фотодокументы, в том числе создаваемые в редакциях газет и журналов с частичным привлечением негосударственных средств, видеофонограммы передаются на постоянное хранение по истечении одного года временного хранения.
Для постоянно обновляемых информационных ресурсов в электронной форме (баз и банков данных), в том числе поставляемых пользователям посредством информационных сетей, регулярно создаются архивные копии на правах подлинников. Периодичность создания архивных копий информационных ресурсов и порядок их передачи на государственное хранение определяются республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.
Республиканский орган управления по архивам и делопроизводству может продлевать сроки временного хранения документов архивного фонда министерствам, ведомствам и другим организациям путем выдачи им лицензий в порядке и на условиях, определяемых центральным органом управления архивным делом.
Сроки ограничения доступа к документам частных архивов, поступившим в государственные архивы, могут быть обусловлены физическими лицами, передавшими их, но не должны превышать 75 лет с момента передачи.
Статья 31. Передача документов архивного фонда на постоянное государственное хранение
По истечении установленных статьей 30 настоящего Закона сроков хранения документов архивного фонда в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях эти документы передаются ими в установленном комплекте и упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.
Вместе с электронными документами в случае необходимости передаются на хранение оригинальные программные средства, необходимые для их воспроизведения.
Порядок передачи документов архивного фонда на постоянное хранение в государственные архивные учреждения определяется настоящим Законом и другими нормативными актами.
Документы международных организаций, совместных предприятий, созданных с участием субъектов хозяйствования государства, передаются на хранение в государственные архивные учреждения, если иное не предусмотрено международными договорами.
Граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, ведущие крестьянское (фермерское) хозяйство, могут передавать на хранение в государственные архивы по соглашению сторон документы с целью сохранения этой информации для истории.
Статья 32. Обеспечение сохранности документов архивного фонда
Государственные органы, учреждения государственной архивной службы, предприятия, учреждения, организации, общественные объединения и граждане, являющиеся собственниками (создателями) архивных документов, обязаны обеспечить сохранность этих документов, осуществлять строительство и содержать в должном порядке здания и помещения архивов, организовывать их охрану, поддерживать необходимый технологический режим для хранения архивных документов, создавать страховые копии документов и фонды пользования.
Статья 33. Сохранность документальных памятников, находящихся в собственности граждан
Физические лица, имеющие в частной собственности документы, относящиеся к документальным памятникам, обеспечивают их сохранность и предоставляют их архивным учреждениям для снятия страховых копий. В случае отчуждения данных документов собственник сообщает об этом в государственные архивные учреждения, имеющие преимущественное право на их приобретение.
Если собственник названных документов не выполняет предписание государственной архивной службы по созданию условий их хранения, а также в случае их отчуждения с нарушением преимущественного права государственных архивов учреждений на приобретение этих документов, учреждения государственной архивной службы имеют право обратиться в суд для решения вопроса о передаче данных документов на государственное хранение.
Глава 8
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
Статья 34. Основные направления деятельности архивных учреждений по использованию информации, содержащейся в документах архивного фонда
Использование информации, содержащейся в документах архивного фонда, в целях удовлетворения нужд общества, государства и граждан архивные учреждения осуществляют путем:
- информирования юридических и физических лиц о документах архивного фонда, которые могут быть использованы при решении государственных, хозяйственных, политических, научных и культурных задач;
- выдачи справок, копий и выписок из документов;
- создания электронных информационных ресурсов на базе архивной информации и предоставления доступа к ним посредством информационных систем и сетей;
- популяризации документов архивного фонда в средствах массовой информации;
- издания документальных сборников; предоставления документов для их изучения и использования; организации выставок документов; издания справочников о составе и содержании документов архивного фонда.
Статья 35. Порядок пользования документами архивного фонда
Документы архивного фонда доступны для пользования со времени поступления их на хранение в государственные и ведомственные архивы.
Любое физическое лицо имеет право доступа к архивным документам государственной части архивного фонда для получения полной и объективной информации и несет ответственность за их сохранность, предусмотренную настоящим Законом.
Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных, религиозных и иных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника архивных документов и на определяемых им условиях.
Порядок пользования документами архивного фонда устанавливается настоящим Законом и государственным органом управления по архивам и делопроизводству, а документами архивного фонда, хранящимися в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, - органами управления этих юридических лиц в соответствии с действующими правилами работы архивов.
Информация, содержащаяся в документах государственной части архивного фонда, может служить товаром и использоваться архивными учреждениями в целях извлечения дохода, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством. При выдаче сторонним пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам архивные учреждения имеют право устанавливать условия их использования.
Архивные учреждения обязаны хранить государственную, военную, служебную, коммерческую и иную тайну, содержащуюся в архивных документах и охраняемую законом. Ограничения доступа к архивным документам устанавливаются настоящим Законом, законодательством о государственных секретах сроком до 30 лет со времени их создания.
Использование архивных документов запрещается или ограничивается, если имеются основания считать, что это:
а) наносит вред интересам государства;
б) может нанести вред сохранности архивных документов (в данном случае выдается вместо оригинала копия);
в) нанесет вред личным интересам граждан;
г) ведет к иному нарушению законодательства.
Использование документов государственной части архивного фонда, содержащих секретные сведения, разрешается государственной архивной службой совместно с соответствующими органами государственного управления, местного самоуправления, прокуратуры, государственными предприятиями, учреждениями и организациями.
Изменение грифа секретности документов государственной части архивного фонда, утративших секретный характер в связи с истечением 30-летнего срока секретного хранения или на основании законодательных актов государства, проводится учреждениями системы государственной архивной службы, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством.
Сроки ограничения доступа к документам частных архивов, поступившим в государственные архивы, могут быть обусловлены гражданами, передавшими их, но не должны превышать 75 лет с момента передачи. При передаче документов на хранение собственник (создатель) этих документов должен письменно предупредить архивное учреждение, какие сведения не подлежат разглашению и какие документы можно использовать только с его разрешения или разрешения наследодателей.
Пользователь архивного документа вправе публиковать, оглашать и иным образом использовать архивный документ со ссылкой на место хранения документа, если доступ к нему не ограничен законом.
Статья 36. Отказ в доступе к архивным документам и порядок обжалования отказа
Отказ в доступе к архивному документу, пользовании им, его воспроизведении, выдаче по нему справок, копий возможен только на основаниях, предусмотренных статьей 35 настоящего Закона.
Решение об отказе в доступе к архивным документам принимается в каждом конкретном случае: по пункту "а" части седьмой статьи 35 настоящего Закона - руководителем центрального государственного органа управления по архивам и делопроизводству либо его заместителем; по пунктам "б", "в" и "г" части седьмой статьи 35 настоящего Закона - руководителем архивного учреждения либо его заместителем.
Отказ в доступе к архивному документу сообщается физическому лицу не позднее трехдневного срока, а по поступившим письменным запросам гражданина либо организации - в 15-дневный срок, в особо сложных случаях - не позднее одного месяца со дня получения запроса.
Отказ в доступе к архивному документу может быть обжалован физическим лицом либо организацией вышестоящему должностному лицу или в суд.
Статья 37. Правовая защита информации, содержащейся в документах архивного фонда
В целях защиты информации, содержащейся в документах архивного фонда, государственные и ведомственные архивы имеют право при выдаче физическим лицам копий документов архивного фонда устанавливать условия их использования.
Авторам архивных документов личного происхождения и их наследователям названные документы выдаются для использования без ограничений.
Потребителям информации предоставляется право использования документов путем публикации их в виде книг, факсимильных изданий, микрографических копий, проведения выставок документов, показа их по телевидению. Использование документов в целях получения прибыли осуществляется на основании лицензий, порядок, форма и условия получения которых устанавливаются высшим органом государственного управления.
При коммерческом использовании документов право собственности на них сохраняется.
Глава 9
ФИНАНСОВОЕ И МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНОВ И
УЧРЕЖДЕНИЙ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
Статья 38. Финансирование и материально-техническое обеспечение органов архивных учреждений
Финансирование и материально-техническое обеспечение органов архивных учреждений государственного сектора осуществляется за счет средств государственного бюджета, а также средств, полученных от страхования и депозитарного хранения документов архивного фонда, и иных законных источников.
Архивные учреждения негосударственной части архивного фонда содержатся за счет средств создавших их предприятий, учреждений, организаций, общественных объединений, граждан и иных источников.
Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе принимать решения и осуществлять действия, которые влекут ухудшение материально-технического обеспечения архивных учреждений, их перевод в помещения, не соответствующие требованиям сохранности и использования архивных документов, охраны работников, а также обязаны принимать практические меры по созданию необходимых условий для хранения архивных документов и их использования для тех архивных учреждений, которым такие условия не созданы.
Имущество, в том числе недвижимое, находящееся или передаваемое в оперативное управление органам и учреждениям системы государственной архивной службы, закрепляется за ними на правах бессрочного владения, пользования и распоряжения.
Земельные участки, занимаемые архивными учреждениями, а также организациями и предприятиями системы государственной архивной службы, закрепляются за ними в бессрочное и безвозмездное пользование и не облагаются земельным налогом.
В возмещении издержек по хранению, обработке и передаче на государственное хранение документов архивного фонда участвуют фондодержатели. Порядок участия предприятий, учреждений и организаций в возмещении издержек по хранению документов в государственных архивах устанавливается соответствующими органами государственной власти и управления. Архивные учреждения могут оказывать платные услуги физическим и юридическим лицам по использованию архивных документов в случаях, не запрещенных действующим законодательством, а также выполнять платные работы, связанные с обеспечением сохранности документов на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Статья 39. Налоговые и иные льготы, предоставляемые архивным учреждениям и собственникам частных архивов
Архивные учреждения освобождаются от всех видов налогов, пошлин и сборов, в том числе от обязательного отчисления валютных средств, полученных от иностранных пользователей, если эти средства направлены на дальнейшее развитие архивного дела, обеспечение сохранности государственного архивного фонда, улучшение деятельности архивных учреждений, укрепление их материально-технической и социальной базы.
Физические лица, являющиеся собственниками документов государственного архивного фонда, освобождаются от всех видов налогов, пошлин и сборов в части, касающейся деятельности, связанной с хранением и использованием этих документов.
Глава 10
МЕЖДУНАРОДНЫЕ СВЯЗИ И СОТРУДНИЧЕСТВО В АРХИВНОМ ДЕЛЕ
Статья 40. Основные направления развития международного сотрудничества в архивном деле
Взаимоотношения между архивными учреждениями государства и других государств строятся на основании договоров об их сотрудничестве.
Если международным договором установлены иные правила, чем те, которые содержатся в настоящем Законе, то применяются правила международного договора.
Органы государственного управления по архивам и делопроизводству в пределах своей компетенции и в определенном настоящим Законом порядке решают вопросы, вытекающие из международных договоров.
Государство содействует расширению контактов между своими государственными архивными учреждениями и архивными учреждениями иностранных государств во взаимном использовании имеющихся архивных документов, если это не наносит вреда суверенитету и интересам народа.
Статья 41. Вывоз архивных документов за пределы государства
Вывоз за пределы государства оригиналов документов архивного фонда запрещается, за исключением временного вывоза для экспонирования на выставках в других государствах, использования в судебных процессах и в иных предусмотренных законом и международными соглашениями случаях. Временный вывоз документов архивного фонда за пределы государства осуществляется с разрешения центрального органа управления архивным делом.
Центральному органу управления архивным делом предоставляется право при необходимости снимать копии архивных документов, вывозимых за пределы государства. Вывоз копий архивных документов осуществляется в соответствии с действующими таможенными правилами на основании разрешений, выдаваемых органами и учреждениями государственной архивной службы.
Статья 42. Ввоз архивных документов из иностранных государств
Условия и порядок ввоза на территорию государства и транзит через его территорию архивных документов определяется центральным органом управления архивным делом по взаимному соглашению сторон.
Статья 43. Право доступа в архивы иностранных граждан и лиц без гражданства
Граждане иностранных государств, а также лица без гражданства пользуются документами архивного фонда на тех же условиях, что и граждане государства, если иное не предусмотрено конституцией, законами государства и международными договорами.
Правительство может устанавливать ответные меры относительно юридических и физических лиц тех государств, в которых имеются специальные ограничения доступа граждан к их архивам.
Глава 11
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
ОБ АРХИВНОМ ФОНДЕ И АРХИВАХ
Статья 44. Административная, гражданско-правовая и уголовная ответственность за нарушение законодательства об архивном фонде и архивах
Юридические и физические лица, виновные в нарушении законодательства об архивном фонде и архивах, несут гражданскую, административную, уголовную и иную установленную законом ответственность.
Государственные, ведомственные и частные архивы, обладающие правами юридических лиц, несут ответственность по всем обязательствам в пределах, установленных законодательством. За действия архивов, не пользующихся такими правами, несут ответственность юридические лица, в подчинении которых находятся эти архивы.
Статья 45. Материальная ответственность за ущерб, нанесенный документам архивного фонда
Юридические и физические лица, причинившие вред документам архивного фонда, возмещают нанесенный ущерб в установленном законом порядке добровольно либо по решению суда или хозяйственного суда в соответствии с правилами исчисления ущерба, нанесенного документам архивного фонда, а при их отсутствии - по фактическим затратам на компенсацию ущерба, нанесенного документам, с учетом понесенных убытков, в том числе упущенной выгоды.
Порядок определения стоимости документов архивного фонда и нанесенного им ущерба утверждается центральным органом управления архивным делом.
Предприятия независимо от форм собственности, производственная деятельность которых отрицательно влияет на архивные документы, компенсируют архивным учреждениям нанесенный вред.
Пользователь, виновный в повреждении архивного документа, лишается права пользования архивными документами данного архивного учреждения.
| 
