Зарегистрировано в НРПА РБ 5 апреля 2000 г. N 8/3280
Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить инструкцию "О периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение".
Председатель А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Государственного
комитета по архивам
и делопроизводству
Республики Беларусь
24.03.2000 N 12
ИНСТРУКЦИЯ
"О ПЕРИОДИЧНОСТИ СОЗДАНИЯ АРХИВНЫХ КОПИЙ ИНФОРМАЦИОННЫХ
РЕСУРСОВ И ПОРЯДКЕ ИХ ПЕРЕДАЧИ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ"
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция "О периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение" (далее - Инструкция) устанавливает правила проведения экспертизы ценности постоянно обновляемых информационных ресурсов, порядок создания архивных копий и их передачи на государственное хранение в архив электронных документов Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации (далее - БелНИЦЭД).
2. К постоянно обновляемым информационным ресурсам относятся информационные ресурсы в электронной форме, в которых обновляемая информация безвозвратно заменяет предыдущую.
3. Архивная копия информационного ресурса представляет собой электронный документ (далее - ЭД), который является точной копией информационного ресурса на фиксированный момент времени или формируется по содержанию информационного ресурса в формате архивного хранения.
4. Действие Инструкции распространяется на объединения, предприятия, организации, учреждения (далее - организации), документы которых отнесены к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в соответствии со статьей 6 Закона Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 50; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11).
5. На основании Инструкции каждое ведомство разрабатывает свою внутриведомственную инструкцию "О периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение", в которой подробно описывает процедуру создания, порядок и условия передачи архивных копий на государственное хранение. Инструкция утверждается руководителем организации и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией БелНИЦЭД.
6. На согласование в БелНИЦЭД представляется также график передачи архивных копий в архив электронных документов. График создается или дополняется при вводе в эксплуатацию информационной технологии, поддерживающей новый информационный ресурс.
Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ПОСТОЯННО ОБНОВЛЯЕМЫХ
ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
7. Постоянно обновляемые информационные ресурсы классифицируются по видам информационных технологий и срокам хранения.
8. При классификации по видам информационных технологий к постоянно обновляемым информационным ресурсам относятся:
8.1. базы и банки данных, которые делятся, в свою очередь, на:
государственные кадастры;
государственные регистры;
государственные реестры;
базы данных учетно-статистического характера;
научно-исследовательские базы данных;
базы данных нормативной, справочной и библиографической информации;
8.2. Интернет-публикации, включая:
правительственные сайты;
сайты органов государственного управления;
образовательные и научные сайты;
сайты средств массовой информации.
9. Информационные ресурсы постоянного и временного хранения.
9.1. С точки зрения сроков хранения информационные ресурсы делятся на три группы:
информационные ресурсы постоянного срока хранения, подлежащие передаче на государственное хранение;
информационные ресурсы постоянного срока хранения, не подлежащие передаче на государственное хранение;
информационные ресурсы временного срока хранения.
9.2. К первой группе относятся официальные базы и банки данных (кадастры, регистры и реестры, государственные информационные системы); научно-исследовательские базы данных, Интернет-публикации государственных органов, а по решению экспертно-проверочной комиссии БелНИЦЭД - отдельные сайты научно-исследовательских институтов, высших учебных заведений, средств массовой информации и др.
9.3. Ко второй группе относятся официальные базы и банки данных организаций, имеющих лицензию Государственного комитета по архивам и делопроизводству на постоянное хранение или заключивших с ним договор на продление сроков хранения документов, а также базы данных нормативной, справочно-методической и библиографической информации, Интернет-публикации, не подлежащие передаче на государственное хранение, но имеющие постоянную ценность для организации. Для обеспечения сохранности данного рода информационных ресурсов рекомендуется депозитарное хранение архивных копий в архиве БелНИЦЭД.
9.4. К третьей группе относятся информационные базы данных прикладного и вспомогательного характера, которые хранятся в организации до минования надобности и могут уничтожаться по решению экспертной комиссии организации.
Глава 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ПОСТОЯННО ОБНОВЛЯЕМЫХ
ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
10. Для выявления обновляемых информационных ресурсов постоянного срока хранения проводится экспертиза ценности, которая осуществляется экспертной комиссией организации под руководством экспертно-проверочной комиссии БелНИЦЭД.
11. Экспертная комиссия организации проводит экспертизу ценности обновляемых информационных ресурсов на этапе их создания (проектирования) как составную часть процесса экспертизы ценности ЭД, которые подлежат передаче на государственное хранение.
12. Экспертиза ценности обновляемых информационных ресурсов проводится в целях:
12.1. определить сроки хранения информационных ресурсов;
12.2. выделить среди информационных ресурсов постоянного срока хранения те, которые относятся к категории постоянно обновляемых;
12.3. установить, представляет ли информация, удаляемая из информационных ресурсов в процессе их обновления, практическую и / или научно-историческую ценность;
12.4. обеспечить сохранность удаляемой информации, имеющей практическую и / или научно-историческую ценность.
13. Экспертная комиссия проводит отбор информационных ресурсов, архивные копии которых подлежат передаче на государственное хранение, на основании следующих критериев:
13.1. для баз данных - степень новизны, уникальность информации, ее социальная значимость, коммерческая ценность, историческое значение;
13.2. для Интернет-публикаций - статус организации-создателя, содержание, графическое оформление, историческое значение.
14. Результаты экспертизы ценности отражаются в перечне тем, проектов, ЭД которых подлежат передаче на государственное хранение, составляемом в соответствии с приложением 2 Примерной инструкции по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, утвержденной Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 26 июля 1996 г. В графе "Примечание" следует указать, что в процессе данной научно-технической разработки формируется постоянно обновляемый информационный ресурс, для которого обязательно создание архивных копий.
15. По решению экспертной комиссии организации архивная копия может представлять собой:
15.1. полную копию содержания информационного ресурса на момент внесения изменений;
15.2. копию содержания удаляемой информации;
15.3. копию прежнего и нового значения (содержания) изменяемых записей (файлов).
16. Решения, оговоренные в пунктах 15.2 и 15.3, принимаются, как правило, в тех случаях, когда объем информационного ресурса велик, а вносимые изменения незначительны, несоизмеримы с полным объемом данных. В таких случаях первая по времени создания архивная копия обязательно должна представлять собой полную копию содержания информационного ресурса.
Глава 4. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ АРХИВНЫХ КОПИЙ
ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
17. Архивные копии создаются каждый раз при внесении в информационные ресурсы постоянного срока хранения изменений, приводящих к удалению прежней информации. Создание архивной копии не требуется в случаях, когда вносимые изменения (дополнения) не приводят к удалению или изменению уже имеющихся данных, или если удаляемая информация по результатам экспертизы ценности признана не имеющей практической и / или научно-исторической ценности.
18. Ответственным за создание архивных копий должно быть назначено лицо, ответственное за внесение изменений в информационный ресурс. Это оговаривается в ведомственной инструкции, согласованной с экспертно-проверочной комиссией БелНИЦЭД.
19. Каждая архивная копия представляет собой отдельный ЭД, оформленный и удостоверенный в соответствии с общими требованиями. В наименовании ЭД должно быть указано, архивной копией какого информационного ресурса он является. В случаях, оговоренных в пунктах 15.2 и 15.3, реквизиты ЭД должны однозначно указывать место изменяемого фрагмента в общей структуре информационного ресурса.
20. Учет и хранение архивных копий до их передачи в архив осуществляются в соответствии с общими требованиями к учету и хранению ЭД в организации.
Глава 5. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ КОПИЙ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
21. Архивные копии информационных ресурсов первой группы (пункт 9.2) передаются в архив БелНИЦЭД по описи в соответствии с графиком передачи архивных копий. График может предусматривать передачу единовременно нескольких копий, сделанных последовательно на протяжении определенного периода, как правило, не реже одного раза в год.
22. Архивные копии информационных ресурсов второй группы (пункт 9.3) хранятся в ведомственном архиве организации, имеющей лицензию Государственного комитета по архивам и делопроизводству на постоянное хранение или заключившей с ним договор на продление сроков хранения документов, до истечения срока такой лицензии (договора).
23. Передача архивных копий информационных ресурсов в архив БелНИЦЭД осуществляется в соответствии с Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение, утвержденными приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 3 апреля 1997 г. N 8. При единовременной передаче нескольких копий одного информационного ресурса они включаются в одну опись в порядке их создания.
| 
