Зарегистрировано в НРПА РБ 7 февраля 2001 г. N 8/4959
На основании пункта 10 Положения о нотариате и нотариальной деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 2 февраля 2000 г. N 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 15, 1/982), ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемое Положение о ведомственном нотариальном архиве.
2. Положение вступает в силу с момента включения в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь.
Министр Г.Н.ВОРОНЦОВ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Председатель Приказ
Государственного комитета по Министерства юстиции
архивам и делопроизводству Республики Беларусь
Республики Беларусь 01.02.2001 N 29
А.Н.Михальченко
30.01.2001
ПОЛОЖЕНИЕ
О ВЕДОМСТВЕННОМ НОТАРИАЛЬНОМ АРХИВЕ
1. Для централизованного хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов, являющихся составной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь, в городе Минске и городах, являющихся областными центрами, Министерством юстиции Республики Беларусь образуются ведомственные нотариальные архивы.
2. Положение о ведомственном нотариальном архиве (далее - Положение) определяет порядок организации деятельности ведомственных нотариальных архивов (далее - архив), их основные задачи, функции и права, а также порядок использования документов архива, предоставления сведений и (или) документов в отношении переданных на хранение в архив документов.
3. В своей деятельности архив руководствуется Законом Республики Беларусь от 18 июля 2004 года "О нотариате и нотариальной деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 120, 2/1055), Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1999 г., N 5-6, ст. 95), Указом Президента Республики Беларусь от 12 мая 2005 г. N 220 "О некоторых мерах по упрощению порядка совершения нотариальных действий" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 74, 1/6438), нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность архивов, настоящим Положением и иными актами законодательства Республики Беларусь.
4. Штатное расписание архивов утверждается Министерством юстиции Республики Беларусь в пределах установленного фонда оплаты труда.
5. Архив имеет печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и наименованием архива.
6. Правила о соблюдении тайны нотариального действия распространяются также на работников архива, которым о совершенном нотариальном действии стало известно в связи с исполнением ими служебных обязанностей.
7. Контроль за обеспечением сохранности и учета документов архива осуществляют Министерство юстиции Республики Беларусь и управления юстиции областных исполнительных комитетов, Минского городского исполнительного комитета (далее - управления юстиции).
8. В архив на хранение поступают нотариальные документы государственных нотариальных контор, частных нотариусов, местных исполнительных и распорядительных органов соответствующей административно-территориальной единицы Республики Беларусь, дипломатических представительств, консульских учреждений Республики Беларусь и представительств Республики Беларусь при международных организациях (далее - источники комплектования архива).
9. Государственные нотариальные конторы и частные нотариусы (далее - нотариусы) передают в архив на хранение:
законченные делопроизводством и сформированные в дела нотариальные документы, наследственные дела, реестры, книги учета, журналы, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел;
экземпляры номенклатуры дел, описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, актов об уничтожении документов и дел за каждый сдаваемый в архив год.
10. Должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов передают в архив на хранение:
законченные делопроизводством и сформированные в дела нотариальные документы;
реестры и книги учета.
Передача документов, указанных в абзацах втором и третьем части первой настоящего пункта, на хранение в архив производится в порядке, устанавливаемом Минским городским и областными исполнительными комитетами по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.
11. Дипломатические представительства, консульские учреждения Республики Беларусь и представительства Республики Беларусь при международных организациях передают в архив на хранение:
законченные делопроизводством и сформированные в дела нотариальные документы;
реестры.
Передача документов, указанных в абзацах втором и третьем части первой настоящего пункта, на хранение в архив производится в порядке, устанавливаемом Министерством иностранных дел Республики Беларусь по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.
12. В состав документов архива также входят:
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;
журналы, книги, реестры, дела, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел;
научно-справочный аппарат к документам, находящимся на хранении.
13. Архив по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь может принимать на хранение иные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, связанные с нотариальной деятельностью источников комплектования архива, не указанные в пунктах 9, 10, 11 настоящего Положения.
14. Основными задачами архива являются:
комплектование документами, состав которых предусмотрен пунктами 9 - 12 настоящего Положения;
обеспечение учета, сохранности и использования документов, хранящихся в архиве;
осуществление методического руководства и контроля за состоянием архивного дела у источников комплектования архива, перечисленных в пункте 9 настоящего Положения;
подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение в соответствии с нормативными правовыми актами Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.
15. Архив в целях выполнения стоящих перед ним задач осуществляет следующие функции:
составляет и ежегодно уточняет список источников комплектования архива;
утверждает планы и описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;
составляет графики приема документов от источников комплектования архива;
на основании составленных графиков осуществляет прием документов, предусмотренных пунктами 9 - 13 настоящего Положения, не позднее одного года после окончания 10-летнего срока их хранения у источников комплектования архива;
в соответствии с утвержденными описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения ведет учет документов, хранящихся в архиве;
создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;
обеспечивает сохранность документов, регулярно проводит проверку наличия и состояния дел в архиве;
проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь источникам комплектования архива в проведении экспертизы ценности хранящихся у них документов;
оказывает нотариусам методическую и практическую помощь по формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;
обеспечивает использование документов архива в пределах, предусмотренных настоящим Положением, другими нормативными правовыми актами Республики Беларусь, в том числе составляет и выдает архивные копии, архивные выписки и архивные справки;
предоставляет по письменным запросам нотариусов архивные копии (архивные выписки, архивные справки) хранящихся в архиве нотариальных документов, а в случаях, предусмотренных настоящим Положением, - подлинные документы;
обеспечивает соблюдение в помещении архива условий, необходимых для надлежащего хранения документов;
представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов архива;
передает в установленном порядке документы и научно-справочный аппарат к ним на государственное хранение;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации лиц, ответственных за делопроизводство у источников комплектования архива;
информирует соответствующее управление юстиции о состоянии архивного дела в соответствующей административно-территориальной единице Республики Беларусь, вносит предложения по его совершенствованию;
ведет предусмотренную законодательством Республики Беларусь отчетность;
ведет прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;
требует соблюдения и исполнения правил работы с архивными документами;
по поручению управления юстиции осуществляет контроль за хранением и обеспечением использования архивных документов;
дает рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;
выдает сведения и (или) документы по совершенным нотариальным действиям в отношении переданных на хранение документов в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
запрашивает необходимые для своей работы сведения;
выполняет иные функции в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
16. Архив возглавляет заведующий архивом, который назначается на должность и освобождается от должности управлением юстиции по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.
17. Заведующий архивом:
несет ответственность за выполнение стоящих перед архивом задач и осуществление возложенных на него функций;
распределяет функциональные обязанности между работниками архива;
представляет архив во всех государственных органах и иных организациях;
выдает архивные копии, архивные выписки, архивные справки;
в случаях, предусмотренных настоящим Положением, выдает подлинные документы.
18. Работники архива назначаются на должности и освобождаются от должностей управлением юстиции.
19. Работники архива:
создают, пополняют и совершенствуют научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;
обеспечивают сохранность документов;
оказывают нотариусам методическую и практическую помощь по формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;
участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации лиц, ответственных за делопроизводство у источников комплектования архива;
ведут предусмотренную законодательством Республики Беларусь отчетность;
ведут прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;
выполняют иные действия в соответствии с должностными обязанностями.
20. Основной формой использования документов архива является выдача сведений и (или) документов лицам от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых было совершено данное нотариальное действие.
21. Выдача архивом сведений и (или) документов производится в виде архивных копий, архивных выписок и архивных справок, при этом:
21.1. сведения и (или) документы по совершенным нотариальным действиям в отношении переданных на хранение документов выдаются только лицам от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых было совершено данное нотариальное действие;
21.2. сведения и (или) документы по совершенным нотариальным действиям в отношении переданных на хранение документов выдаются по письменному требованию (запросу):
судей общих судов по имеющимся в их производстве уголовным или гражданским делам;
судей хозяйственных судов по имеющимся в их производстве делам, связанным с рассмотрением хозяйственных (экономических) споров;
прокуроров и заместителей прокуроров;
органов уголовного преследования по находящимся у них на рассмотрении материалам или в их производстве уголовным делам. Документы по совершенному нотариальному действию выдаются органам уголовного преследования по находящимся в их производстве уголовным делам в порядке, предусмотренном Уголовно-процессуальным кодексом Республики Беларусь для проведения выемки документов;
органов Комитета государственного контроля Республики Беларусь;
таможенных органов по имеющимся в их производстве делам об административных таможенных правонарушениях;
налоговых органов по проводимым ими налоговым проверкам;
других государственных органов (должностных лиц) в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь;
21.3. сведения о завещании при жизни завещателя выдаются завещателю, а после его смерти - лицам и органам, указанным в подпунктах 21.1 и 21.2 пункта 21 настоящего Положения, а также супругу, родителям, детям, внукам, деду, бабке, родным братьям и сестрам завещателя;
21.4. сведения, полученные при принятии мер по охране наследства из банков и небанковских кредитно-финансовых организаций об имеющихся у них во вкладах, на счетах или переданных им на хранение деньгах (валюте), валютных и иных ценностях, принадлежащих наследодателю, архив может выдать только исполнителю завещания и наследникам.
22. Подлинные документы выдаются архивом в случаях производства выемки, а также при направлении документов на экспертизу в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
В этом случае в деле остаются копии документов, которые заверяются заведующим архивом, при этом составляется справка о том, кому выданы подлинные документы, указываются дата и основания их выдачи.
23. По письменным запросам нотариусов архив предоставляет архивные копии документов, хранящихся в архиве, а также архивные выписки и архивные справки.
По письменному запросу государственной нотариальной конторы, частного нотариуса, передавшего документы на хранение, архив может выдать соответствующей государственной нотариальной конторе, частному нотариусу подлинные документы.
| 
