В целях совершенствования документооборота и в соответствии с п. 7 мероприятий по сокращению и оптимизации документооборота в аппарате и инспекциях МНС, утвержденных постановлением коллегии ГНК от 13 июня 2001 г. N 9 ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию о порядке передачи информации с использованием модемной связи.
2. Инспекциям МНС обеспечить ее выполнение.
Министр К.А.СУМАР
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министра
по налогам и сборам
Республики Беларусь
27 марта 2002 г. N 35
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ПЕРЕДАЧИ ИНФОРМАЦИИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ МОДЕМНОЙ
СВЯЗИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция устанавливает последовательность и порядок выполнения операций в аппарате Министерства по налогам и сборам и инспекциях Министерства по налогам и сборам (далее - налоговых органах) по приему и передаче информации по электронным каналам связи с использованием компьютеров с модемами и телефонных каналов (далее по тексту - с использованием модемной связи).
1.2. При проведении приема-передачи информации с использованием модемной связи задействованы две стороны:
- "Отправитель" - налоговый орган, отправляющий информацию.
- "Получатель" - налоговый орган, принимающий информацию.
1.3. В каждом налоговом органе, использующем модемную связь, приказом руководителя назначаются ответственные за организацию выполнения работ по обеспечению модемной связи (в аппарате МНС и инспекциях МНС по областям и г.Минску - начальник управления информационного обеспечения, в инспекциях МНС по районам, городам и районам в городах - заместитель начальника инспекции), а также по два работника (в целях взаимозаменяемости), осуществляющих прием-передачу информации по каналам модемной связи (далее по тексту - операторы модемной связи).
В приказе также указываются: марка, заводской или инвентарный номер компьютера, абонентный номер телефона, с использованием которого будет осуществляться модемная связь, а также номер комнаты, в которой они будут установлены.
1.4. С использованием модемной связи в налоговых органах могут передаваться и приниматься:
- копии официальных писем, приказов, указаний, постановлений и иных документов, требующих контроля исполнения, составленных и оформленных Отправителем (далее по тексту - официальные документы);
- различные справочные и отчетные материалы, не требующие контроля исполнения и регистрации в канцелярии Отправителя (далее по тексту - справочно-информационные документы);
- компьютерные программы и служебная информация, подготовленные в виде информационных файлов и предназначенные для использования в автоматизированной информационной системе (далее по тексту - рабочие файлы).
1.5. Запрещается передача с использованием модемной связи официальных документов вышестоящих органов.
1.6. Оператор модемной связи ведет учет входящей и исходящей информации с использованием модемной связи, в стандартных журналах учета входящей и исходящей корреспонденции.
1.6.1. В журнале учета входящей по каналам модемной связи информации указываются:
- номер регистрации по порядку;
- дата и время регистрации (поступления);
- дата и исходящий номер поступившего документа;
- откуда и от кого поступила информация;
- краткое содержание информации;
- кому адресован документ;
- фамилия и подпись оператора модемной связи, принявшего поступившую информацию;
- фамилия и подпись работника налогового органа, получившего информацию, принятую по каналам модемной связи.
1.6.2. В журнале учета исходящей по каналам модемной связи информации указываются:
- номер регистрации по порядку;
- дата и время регистрации (передачи с использованием модемной связи);
- дата и исходящий номер передаваемого документа;
- куда и кому адресовано;
- краткое содержание информации;
- фамилия лица, направляющего информацию;
- фамилия и подпись оператора модемной связи, отправившего информацию.
1.7. Оператор модемной связи обязан не реже 2-х раз в день связываться с вышестоящим налоговым органом для получения информации.
1.8. Официальные документы, полученные с использованием модемной связи, как правило, передаются в канцелярию налогового органа для соответствующей регистрации на бумажном носителе.
1.9. Определенные категории документов, передаваемые по модемной связи, не дублируются на бумажном носителе (приложение).
II. ОФОРМЛЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Текст официального документа, подлежащего передаче с использованием модемной связи, готовится на персональном компьютере при помощи редактора текста Microsoft WORD, работающего под управлением операционной системы WINDOWS 95/98.
2.2. Официальные документы, подлежащие передаче с использованием модемной связи, должны быть оформлены на бланке Отправителя, в соответствии с требованиями законодательства по делопроизводству и зарегистрированы в канцелярии Отправителя.
2.3. В правом верхнем углу официального документа, подлежащего передаче с использованием модемной связи, под адресом Получателя должна быть произведена запись: (модемная связь).
В случае отсутствия записи "модемная связь", на подписанном уполномоченным должностным лицом официальном документе, документ может быть принят для передачи по каналам модемной связи при наличии на нем соответствующей резолюции (письменного указания о передаче по модемной связи) лица, ответственного за организацию выполнения работ по обеспечению модемной связи (см. п. 1.3 данной инструкции), или руководителя налогового органа (его заместителя).
2.4. Оператор модемной связи принимает для передачи Получателям первый экземпляр (оригинал) официального документа с заголовком, проставленными исходящим номером и датой регистрации, подписанный уполномоченным должностным лицом.
Официальный документ передается оператору модемной связи на дискете и представляется на бумажном носителе.
2.5. До передачи официального документа по каналам модемной связи оператор модемной связи обязан:
- зарегистрировать в журнале учета исходящей по каналам модемной связи информации факт передачи официального документа;
- в левом нижнем углу официального документа произвести соответствующую запись согласно приведенному ниже примеру:
Отпр. Попкович 26 50 39
----------------------------
29.09.2001 N 37 Подпись
(что означает: документ направлен оператором модемной связи Попкович, контактный номер телефона 26 50 39, дата направления информации 29 сентября 2001 г., зарегистрирован в журнале учета оправлений по каналам модемной связи под номером 37, произведенная запись удостоверяется подписью оператора модемной связи);
- дополнить файл с текстом официального документа реквизитами, содержащимися на оригинале документа.
2.6. По каналам модемной связи официальный документ направляется в полном объеме, включая штамп служебного бланка с реквизитами Отправителя (используется изображение, ранее составленное и хранящееся в памяти компьютера), дату и номер регистрации, заголовок, пометку "(модемная связь)", наименования и адреса получателей, должность и фамилию уполномоченного должностного лица, подписавшего документ, фамилию и номер телефона исполнителя (составителя документа), записи, произведенной оператором модемной связи (см. п. 2.5).
2.7. После направления официального документа по каналам модемной связи его оригинал подшивается в соответствии с номенклатурой дел в предназначенную для этого папку, хранящуюся у исполнителя, и, как правило, направляется адресату по почте.
2.8. Файл с текстом официального документа, переданного по каналам модемной связи, хранится у исполнителя на магнитном носителе в течение 12 месяцев.
III. ОФОРМЛЕНИЕ И ПЕРЕДАЧА
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Текст справочно-информационного документа, подлежащего передаче с использованием модемной связи, готовится на персональном компьютере при помощи редактора текста Microsoft WORD, таблицы с помощью программы ECXEL, работающих под управлением операционной системы WINDOWS 95/98.
3.2. Справочно-информационные документы, подлежащие передаче с использованием модемной связи, могут быть оформлены произвольно на листах бумаги формата А3 или А4 с указанием наименований получателей, заголовка, должности и фамилии исполнителя (составителя документа), должности и фамилии должностного лица, подписавшего документ, даты составления документа, с подписью оператора модемной связи.
3.3. В левом верхнем углу первого листа справочно-информационного документа, подлежащего передаче с использованием модемной связи, должна быть соответствующая резолюция (в скобках фраза "модемная связь").
Справочно-информационный документ передается оператору модемной связи на дискете и представляется на бумажном носителе.
3.4. До передачи справочно-информационного документа по каналам модемной связи оператор модемной связи обязан:
- зарегистрировать в журнале учета исходящей по каналам модемной связи информации факт передачи справочно-информационного документа;
- в левом нижнем углу справочно-информационного документа произвести соответствующую запись согласно приведенному ниже примеру:
Отпр. Попкович 26 50 39
---------------------------
29.09.2001 N 38 Подпись
(что означает: справочно-информационный документ направлен оператором модемной связи Попкович, контактный номер телефона 26 50 39, дата направления информации 29 сентября 2001 г., зарегистрирован в журнале учета отправлений по каналам модемной связи под номером 38, произведенная запись удостоверяется подписью оператора модемной связи);
- дополнить файл с текстом справочно-информационного документа реквизитами, содержащимися на оригинале документа.
3.5. По каналам модемной связи справочно-информационный документ передается в полном объеме, включая заголовок, наименования и адреса получателей, должность и фамилию должностного лица, подписавшего документ, дату составления документа, фамилия и номер контактного телефона исполнителя (составителя документа), запись, произведенную оператором модемной связи (см. п. 3.4).
3.6. После направления по каналам модемной связи справочно-информационный документ подшивается в предназначенную для этого папку, хранящуюся у исполнителя.
3.7. Файл с текстом справочно-информационного документа, переданного по каналам модемной связи, хранится у исполнителя на магнитном носителе в течение 3 месяцев.
IV. ПЕРЕДАЧА РАБОЧИХ ФАЙЛОВ
4.1. Структура рабочего файла, порядок составления и передачи с использованием модемной связи, определяется рабочей документацией (инструкциями и руководствами оператора) на соответствующие задачи.
4.2. Рабочий файл, переданный по каналам модемной связи, хранится у исполнителя на магнитном носителе в течение 3 месяцев, если иное не предусмотрено соответствующими нормативными документами или проектной документацией на задачи.
V. ПРИЕМ И ОФОРМЛЕНИЕ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Поступивший к Получателю по каналам модемной связи файл с текстом официального документа в полном объеме записывается на магнитном носителе и распечатывается на листах соответствующего формата (А3 или А4).
5.2. После приема официального документа по каналам модемной связи оператор модемной связи обязан зарегистрировать факт приема в журнале учета входящей по каналам модемной связи информации.
5.3. В правом нижнем углу последнего листа распечатанного официального документа оператор модемной связи должен произвести соответствующую запись согласно приведенному ниже примеру:
Вх. N 39, 29.09.2001
--------------------
Подпись
(что означает: официальный документ принят оператором модемной связи 29 сентября 2001 г., зарегистрирован в журнале учета входящей по каналам модемной связи информации под номером 39, произведенная запись удостоверяется подписью оператора модемной связи).
5.4. Оператор модемной связи передает официальный документ на бумажном носителе в канцелярию налогового органа не позднее чем через час. Работник канцелярии, принявший официальный документ от оператора модемной связи, подтверждает этот факт подписью в журнале учета входящей по каналам модемной связи информации.
5.5. Файл с текстом официального документа, принятого по каналам модемной связи, хранится на магнитном носителе в течение 12 месяцев у получателя информации.
VI. ПРИЕМ И ОФОРМЛЕНИЕ
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Поступивший к Получателю по каналам модемной связи файл с текстом справочно-информационного документа в полном объеме записывается на магнитном носителе.
6.2. После приема справочно-информационного документа по каналам модемной связи оператор модемной связи обязан зарегистрировать факт приема в журнале учета входящей по каналам модемной связи информации.
6.3. Оператор модемной связи передает справочно-информационный документ на дискете или по локальной компьютерной сети работнику налогового органа, чья фамилия указана в адресной части принятого документа. Работник налогового органа, принявший справочно-информационный документ от оператора модемной связи, подтверждает этот факт подписью в журнале учета входящей по каналам модемной связи информации. При отсутствии компьютерной техники у получателя документа оператор модемной связи передает его на бумажном носителе.
В правом нижнем углу последнего листа распечатанного справочно-информационного документа оператор модемной связи делает запись согласно приведенному ниже примеру:
Вх. N 40, 29.09.2001
--------------------
Подпись
(что означает: справочно-информационный документ принят оператором модемной связи 29 сентября 2001 г., зарегистрирован в журнале учета входящей по каналам модемной связи информации под номером 40, произведенная запись удостоверяется подписью оператора модемной связи).
6.4. Файл с текстом справочно-информационного документа, принятого по каналам модемной связи, хранится на магнитном носителе в течение 3 месяцев у получателя информации.
VII. ПРИЕМ РАБОЧИХ ФАЙЛОВ
7.1. Структура рабочего файла, порядок приема и пользователи рабочего файла, принятого с использованием модемной связи, определяется рабочей документацией (инструкциями и руководствами оператора) на соответствующие задачи.
7.2. Факт приема рабочего файла по каналам модемной связи оператор модемной связи обязан зарегистрировать в журнале учета входящей по каналам модемной связи информации.
7.3. Оператор модемной связи передает принятый рабочий файл на дискете или по локальной компьютерной сети специалисту налогового органа, ответственного за ведение соответствующей информационной базы с использованием этого файла.
7.4. Рабочие файлы, принятые по каналам модемной связи, хранятся у получателя информации на магнитном носителе в течение 3 месяцев, если иное не предусмотрено соответствующими нормативными документами.
VIII. КОДИРОВАНИЕ ФАЙЛОВ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ
8.1. В целях оперативного и надлежащего получения файлов по электронной почте необходимо использовать унифицированную кодировку имен передаваемых файлов.
Имя файла должно иметь структуру:
XXXDDMMN.tip, где
XXX - уникальный префикс отдела-отправителя документа (см.
таблицу);
DD - текущий день месяца (от 01 до 31);
MM - текущий месяц (от 1 до 12);
N - номер документа, отправленного за день (1, 2, 3 и
т.д.);
tip - признак файла (txt - текстовый файл MS DOS, dos -
документ WORD, xls - документ Excel, arj - файл,
упакованный архиватором ARJ, zip - файл, упакованный
архиватором PKZIP, rar - файл, упакованный архиватором
RAR).
Например: имя файла, набранного в WORD, предназначенного для управления налогообложения юридических лиц, передаваемого 25 сентября, должно иметь вид: URL25091.DOC.
------------------------------------------------+------------------¬
¦ Наименование управления (отдела) ¦ Префикс ¦
¦ ¦ управления ¦
¦ ¦ (первые три ¦
¦ ¦ символа файла) ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Управление методологии налогообложения ¦ URL ¦
¦юридических лиц ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Управление международных налоговых отношений ¦ UMO ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Управление налогового учета, финансовых ¦ UFS ¦
¦санкций и инспекторской работы ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Управление методологии и организации ¦ UKR ¦
¦контрольной работы ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Управление организационно-кадровой политики ¦ UOP ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Юридическое управление ¦ YUR ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Управление экономического анализа ¦ UEA ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Управление финансирования, бухгалтерского ¦ BUX ¦
¦учета и отчетности ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Управление контроля, делопроизводства и ¦ UDP ¦
¦материально-технического обеспечения ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Управление методологии информационного ¦ UIO ¦
¦обеспечения ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Управление методологии налогообложения ¦ UFL ¦
¦физических лиц ¦ ¦
+-----------------------------------------------+------------------+
¦Департамент по контролю за производством ¦ ALK ¦
¦алкогольной, непищевой спиртосодержащей ¦ ¦
¦продукции, спирта этилового из непищевого ¦ ¦
¦сырья и табачных изделий ¦ ¦
¦-----------------------------------------------+-------------------
8.2. Если сообщение состоит из нескольких фрагментов (файлов), все составные части должны быть упакованы в архив при помощи программ-архиваторов ARJ, ZIP, RAR. Размер передаваемого сообщения не должен превышать 500 Кбайт, в противном случае файл должен быть заархивирован с разбивкой на фрагменты.
8.3. При отправлении документа по электронной почте заголовок документа оформляется средствами CCMAIL. При формировании заголовка отправления необходимо обязательно указать, для кого конкретно предназначено сообщение с указанием префикса отправителя (для МНС - получателя). Если по модему пересылается ответ на письмо, в обязательном порядке указывается номер письма, на которое отправляется ответ.
Например: для Иванова ответ на N 7-2-10/4444 от 25.09.2001.
При передаче срочных сообщений средствами электронной почты задается уровень приоритета документа: U - высокий.
Приложение
к приказу
от 27.03.2002 N 35
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО МОДЕМНОЙ СВЯЗИ
БЕЗ ДУБЛИРОВАНИЯ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
1. Управление методологии налогообложения юридических лиц:
- материалы аналитического характера (сведения об отдельных показателях финансово-хозяйственной деятельности);
- сведения об использовании средств, высвободившихся в результате предоставленных льгот по налогам и таможенным платежам.
2. Управление налогового учета, финансовых санкций и инспекторской работы:
- отчет по форме 1-Н "Срочный отчет о суммах фактических поступлений по налогам, неналоговым платежам, государственным целевым бюджетным фондам, целевым бюджетным и внебюджетным фондам местных Советов";
- отчет по форме 1-НН "Сведения о задолженности по налогам и платежам в бюджет, государственные целевые бюджетные фонды, целевые бюджетные и внебюджетные фонды местных Советов".
3. Управление методологии и организации контрольной работы:
- сведения о проведенных проверках во исполнение поручений МНС по централизованным заданиям, подведомственными инспекциями;
- оперативное предоставление сведений о налогоплательщиках.
4. Юридическое управление:
- приложения 8 к отчету 2-Н.
Кроме того, различного рода сведения, для подготовки которых даются короткие сроки, а также ответы на запросы Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, поступающие как по модемной так и по факсимильной связи.
| 
