Зарегистрировано в НРПА РБ 7 апреля 2004 г. N 8/10795
На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. N 1098 "О Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь" Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.
Председатель В.И.АДАМУШКО
СОГЛАСОВАНО
Министр труда
и социальной защиты
Республики Беларусь
А.П.Морова
22.03.2004
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Комитета по архивам
и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
26.03.2004 N 2
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ
ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.
2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
Глава 2
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Беларуси от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
контракт (государственных служащих);
справка-объективка;
анкета;
копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
9. В личное дело не включаются:
копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
Глава 3
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
ЛИЧНОГО ДЕЛА
10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".
11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";
не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;
фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;
в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;
место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";
если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";
в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.
14. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
трудовая деятельность;
профессия;
общественная работа, участие в выборных органах;
отношение к воинской службе и воинское звание;
наличие правительственных и других наград и поощрений;
сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.
В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
17. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:
название вида документа (характеристика);
имя, отчество, фамилия характеризуемого;
текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.
Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.
Глава 4
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5.
При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.
21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
Приложение 1
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Внутренняя опись документов личного дела N ___
________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
----+----------+---------+---------+------+--------------+----------¬
¦ N ¦Название и¦ Дата ¦ Индекс ¦Номера¦Дата включения¦Примечание¦
¦п/п¦заголовок ¦документа¦документа¦листов¦ документа в ¦ ¦
¦ ¦документа ¦ ¦ ¦ дела ¦ личное дело ¦ ¦
+---+----------+---------+---------+------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+----------+---------+---------+------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+----------+---------+---------+------+--------------+-----------
Итого _______________________________________________ документов <*>
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи <*> _____________________________
(цифрами и прописью)
------------------------------
<*> Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.
Приложение 2
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Личный листок по учету кадров
1. Фамилия ____________________________________________ ----------¬
Имя _______________ Отчество __________________________ ¦Место для¦
2. Пол ______ 3. Число, месяц и год рождения __________ ¦фото- ¦
4. Место рождения _____________________________________ ¦карточки ¦
5. Гражданство ________________________________________ ¦----------
6. Образование ________________________________________
----------------+---------+-----------+--------------+--------------¬
¦ Наименование ¦Факультет¦ Год ¦Год окончания.¦ Какую ¦
¦ учебного ¦ или ¦поступления¦ Если не ¦ специальность¦
¦заведения и его¦отделение¦ ¦окончил, то с ¦получил, номер¦
¦местонахождение¦ ¦ ¦какого курса ¦ диплома или ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ушел ¦ удостоверения¦
+---------------+---------+-----------+--------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---------------+---------+-----------+--------------+---------------
7. Какими языками владеете _________________________________________
(владеете свободно, читаете и можете
____________________________________________________________________
объясняться, читаете со словарем)
8. Ученая степень, ученое звание ___________________________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________
____________________________________________________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу
в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу,
работу, учебу, стажировку за границей)
При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия
необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную
службу записывать с указанием должности.
-------------------------------+---------------------+---------------¬
¦ Число, месяц и год ¦Должность с указанием¦Местонахождение¦
+-------------------+----------+ учреждения, ¦ учреждения, ¦
¦приема (назначения,¦увольнения¦ организации, ¦ организации, ¦
¦избрания), перевода¦ ¦ предприятия ¦ предприятия ¦
+-------------------+----------+---------------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------+----------+---------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-------------------+----------+---------------------+----------------
11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.
----------------+------------+------------+--------------------------¬
¦Местонахождение¦ Название ¦ В качестве ¦ Число, месяц, год ¦
¦ выборного ¦ выборного ¦кого избран +------------+-------------+
¦ органа ¦ органа ¦ ¦ избрания ¦ выбытия ¦
+---------------+------------+------------+------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---------------+------------+------------+------------+--------------
12. Участие в профессиональном союзе _______________________________
(членом какого профсоюза
____________________________________________________________________
состоите, с какого времени)
____________________________________________________________________
13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _______
____________________________________________________________________
(когда и кем награждены, присвоены)
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________
____________________________________________________________________
Военно-учетная специальность по действительному названию ___________
____________________________________________________________________
15. Семейное положение _____________________________________________
(перечислить членов семьи
____________________________________________________________________
с указанием возраста)
16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию
анкетируемого и нанимателя): _______________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
17. Место жительства: ______________________________________________
____________________________________________________________________
Телефон ____________________________________________________________
Паспорт: серия ________________ N __________________________________
Кем выдан __________________________________________________________
Дата выдачи ________________________________________________________
Личный номер _______________________________________________________
___________________ __________________
(дата заполнения) (личная подпись)
(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих
изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и
т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его
личное дело)
Приложение 3
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Дополнение к личному листку по учету кадров
Фамилия _________________ Имя _______________ Отчество _____________
1. Данные о работе после заполнения личного листка
-------------+-----------------------+-------------------------------¬
¦Должность (с¦ Число, месяц, год ¦ Распорядительный документ ¦
¦ указанием +------------+----------+-----------------+-------------+
¦наименования¦ приема ¦увольнения¦о приеме-переводе¦об увольнении¦
¦ учреждения,¦(назначения,¦ ¦ ¦ ¦
¦организации,¦ избрания),¦ ¦ ¦ ¦
¦предприятия)¦ перевода ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+------------+----------+-----------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+------------+----------+-----------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦------------+------------+----------+-----------------+--------------
2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после
заполнения личного листка
(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных
сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение
ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование,
знание языков, участие в составе выборных законодательных и
представительных органов)
-------------------------------------------------------------------¬
¦2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ Число, месяц, год ¦ Наименование ¦ Основание записи ¦
¦ награждения, ¦ правительственной ¦ ¦
¦ присвоения ¦ награды, присвоения ¦ ¦
¦ ¦ ученого, воинского, ¦ ¦
¦ ¦ почетного звания ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ Число, месяц, год ¦ Решение комиссии ¦ Основание записи ¦
¦ ¦ (квалификационной, ¦ ¦
¦ ¦ аттестационной) ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦2.3. Записи о присвоении классов ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ Число, месяц, год ¦ Решение комиссии ¦ Основание записи ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ Число, месяц, год ¦ Характер изменения ¦ Основание записи ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦---------------------+---------------------+-----------------------
----------------------+---------------------+----------------------¬
¦Личное дело проверено¦Личное дело проверено¦Личное дело проверено ¦
¦_________ ¦_________ ¦_________ ¦
¦ (дата) ¦ (дата) ¦ (дата) ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦_________ ¦_________ ¦_________ ¦
¦(подпись) ¦(подпись) ¦(подпись) ¦
¦---------------------+---------------------+-----------------------
Приложение 4
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
_________________________________________
(наименование вышестоящей организации
_______________________________________________________
наименование организации (структурного подразделения)
Личное дело N ___
__________________________
(фамилия, имя, отчество)
Начато _______________
Окончено _____________
На ______ листах.
Хранить ____________
Приложение 5
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
ЖУРНАЛ (КНИГА)
учета личных дел
-------------+-------------------+---------------+------------------¬
¦ Номер ¦ Фамилия, имя, ¦Дата постановки¦ Отметка о снятии ¦
¦личного дела¦ отчество работника¦ на учет ¦ с учета ¦
+------------+-------------------+---------------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------------+-------------------+---------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦------------+-------------------+---------------+-------------------
Приложение 6
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Контрольная карточка
Личное дело N _________________________
Фамилия _______________________________
Имя ___________________________________
Отчество ______________________________
Отметка о выдаче личного дела
------------+------------+-------------+--------------+-------------¬
¦Дата выдачи¦ Кому выдано¦ Расписка в ¦Номер телефона¦Дата возврата¦
¦ ¦ ¦ получении ¦ ¦ ¦
+-----------+------------+-------------+--------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----------+------------+-------------+--------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----------+------------+-------------+--------------+--------------
| 
