В соответствии с пунктом 12 Указа Президента Республики Беларусь от 24 сентября 2001 г. N 516 "О совершенствовании системы республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь", пунктом 8 протокола заседания Президиума Совета Министров Республики Беларусь от 20 января 2004 г. N 2 "О выполнении республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству, поручения Президента Республики Беларусь о сокращении документооборота" и по согласованию с "Государственным учреждением "Национальный архив Республики Беларусь" (письмо от 22 июля 2004 г. N 02-14/122) ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить:
план мероприятий по сокращению документооборота в системе Министерства здравоохранения Республики Беларусь согласно приложению 1;
перечень документов, поступающих в Министерство здравоохранения Республики Беларусь и не подлежащих регистрации, согласно приложению 2;
перечень документов, подлежащих регистрации в структурных подразделениях Министерства здравоохранения Республики Беларусь, согласно приложению 3.
2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Министерства здравоохранения Республики Беларусь, начальникам управлений здравоохранения (охраны здоровья) облисполкомов, председателю комитета по здравоохранению Минского горисполкома, руководителям организаций республиканского подчинения принять необходимые меры по сокращению документооборота.
3. Начальнику управления медстатистики, информационных технологий и делопроизводства Скурановичу С.А.:
еженедельно проводить анализ документооборота в центральном аппарате Министерства здравоохранения Республики Беларусь;
ежеквартально до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представлять в Министерство статистики и анализа Республики Беларусь отчет о документообороте (форма N 1 - документ).
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра - Главного государственного санитарного врача Республики Беларусь Римжу М.И.
Министр Л.А.ПОСТОЯЛКО
Приложение 1
к приказу Министерства
здравоохранения
Республики Беларусь
30.07.2004 N 463-А
ПЛАН
МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОКРАЩЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СИСТЕМЕ
МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
----+--------------------------+-------------+---------------------¬
¦ N ¦ Наименование мероприятий ¦ Срок ¦ Исполнитель ¦
¦п/п¦ ¦ исполнения ¦ ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦1 ¦Осуществлять контроль за ¦Ежемесячно ¦Руководители ¦
¦ ¦объемом документооборота, ¦ ¦Министерства ¦
¦ ¦проводить анализ ¦ ¦здравоохранения ¦
¦ ¦количества входящих, ¦ ¦Республики Беларусь ¦
¦ ¦исходящих документов и их ¦ ¦(далее - ¦
¦ ¦состава с целью устранения¦ ¦министерство), ¦
¦ ¦причин, влекущих ¦ ¦начальники управлений¦
¦ ¦дополнительный ¦ ¦здравоохранения ¦
¦ ¦документооборот ¦ ¦(охраны здоровья) ¦
¦ ¦ ¦ ¦облисполкомов, ¦
¦ ¦ ¦ ¦председатель комитета¦
¦ ¦ ¦ ¦по здравоохранению ¦
¦ ¦ ¦ ¦Минского ¦
¦ ¦ ¦ ¦горисполкома, ¦
¦ ¦ ¦ ¦руководители ¦
¦ ¦ ¦ ¦организаций ¦
¦ ¦ ¦ ¦республиканского ¦
¦ ¦ ¦ ¦подчинения ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦2 ¦Внедрить практику ¦Ежеквартально¦ -"- ¦
¦ ¦рассмотрения на заседаниях¦ ¦ ¦
¦ ¦коллегии и рабочих ¦ ¦ ¦
¦ ¦совещаниях вопросов о ¦ ¦ ¦
¦ ¦сокращении ¦ ¦ ¦
¦ ¦документооборота ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦3 ¦Принять меры по повышению ¦Постоянно ¦ -"- ¦
¦ ¦качества подготовки ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов, исключая в ¦ ¦ ¦
¦ ¦дальнейшем их доработку ¦ ¦ ¦
¦ ¦путем дополнительной ¦ ¦ ¦
¦ ¦переписки ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦4 ¦Оперативно выявлять и ¦Постоянно ¦Руководители ¦
¦ ¦устранять вопросы, ¦ ¦структурных ¦
¦ ¦вызывающие дополнительную ¦ ¦подразделений ¦
¦ ¦переписку ¦ ¦министерства, ¦
¦ ¦ ¦ ¦начальники управлений¦
¦ ¦ ¦ ¦здравоохранения ¦
¦ ¦ ¦ ¦(охраны здоровья) ¦
¦ ¦ ¦ ¦облисполкомов, ¦
¦ ¦ ¦ ¦председатель комитета¦
¦ ¦ ¦ ¦по здравоохранению ¦
¦ ¦ ¦ ¦Минского горисполкома¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦5 ¦Ввести систему поручений ¦Постоянно ¦Руководители ¦
¦ ¦по вертикали в виде ¦ ¦структурных ¦
¦ ¦резолюций без оформления ¦ ¦подразделений ¦
¦ ¦поручительских писем ¦ ¦министерства, ¦
¦ ¦ ¦ ¦начальники управлений¦
¦ ¦ ¦ ¦здравоохранения ¦
¦ ¦ ¦ ¦(охраны здоровья) ¦
¦ ¦ ¦ ¦облисполкомов, ¦
¦ ¦ ¦ ¦председатель комитета¦
¦ ¦ ¦ ¦по здравоохранению ¦
¦ ¦ ¦ ¦Минского ¦
¦ ¦ ¦ ¦горисполкома, ¦
¦ ¦ ¦ ¦руководители ¦
¦ ¦ ¦ ¦организаций ¦
¦ ¦ ¦ ¦республиканского ¦
¦ ¦ ¦ ¦подчинения ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦6 ¦Обеспечить регистрацию в ¦Постоянно ¦ -"- ¦
¦ ¦структурных подразделениях¦ ¦ ¦
¦ ¦документов, перечисленных ¦ ¦ ¦
¦ ¦в приложении 2 к ¦ ¦ ¦
¦ ¦настоящему приказу ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦7 ¦Исключить: ¦Постоянно ¦ -"- ¦
¦ ¦дублирование рассылки ¦ ¦ ¦
¦ ¦документов по почте, ¦ ¦ ¦
¦ ¦факсограммами и ¦ ¦ ¦
¦ ¦телеграммами; ¦ ¦ ¦
¦ ¦направление документов ¦ ¦ ¦
¦ ¦информационного характера,¦ ¦ ¦
¦ ¦не требующих рассмотрения,¦ ¦ ¦
¦ ¦в министерство и Совет ¦ ¦ ¦
¦ ¦Министров Республики ¦ ¦ ¦
¦ ¦Беларусь; ¦ ¦ ¦
¦ ¦подготовку нескольких ¦ ¦ ¦
¦ ¦исходящих документов по ¦ ¦ ¦
¦ ¦отдельным пунктам общего ¦ ¦ ¦
¦ ¦поручения ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦8 ¦Обеспечить пересылку ¦с августа ¦ -"- ¦
¦ ¦документов с максимальным ¦2004 г. ¦ ¦
¦ ¦использованием электронной¦ ¦ ¦
¦ ¦почты ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦9 ¦Обеспечить пересылку ¦Постоянно ¦ -"- ¦
¦ ¦информационных материалов ¦ ¦ ¦
¦ ¦(справочники, обозрения, ¦ ¦ ¦
¦ ¦бюллетени) без их ¦ ¦ ¦
¦ ¦регистрации ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦10 ¦Сформировать в структурных¦Постоянно ¦Руководители ¦
¦ ¦подразделениях ¦ ¦структурных ¦
¦ ¦министерства ¦ ¦подразделений ¦
¦ ¦информационный банк данных¦ ¦министерства ¦
¦ ¦переписки по направлениям ¦ ¦ ¦
¦ ¦деятельности ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦11 ¦Активизировать работу по ¦Постоянно ¦Романенков А.С, ¦
¦ ¦модернизации локальной ¦ ¦Гракович А.А., ¦
¦ ¦компьютерной сети ¦ ¦Крымский О.А., ¦
¦ ¦министерства с целью ¦ ¦Скуранович С.А., ¦
¦ ¦использования ¦ ¦Мокрая Е.А. ¦
¦ ¦информационного банка ¦ ¦ ¦
¦ ¦данных переписки, ¦ ¦ ¦
¦ ¦оперативного рассмотрения ¦ ¦ ¦
¦ ¦входящих документов и ¦ ¦ ¦
¦ ¦подготовки ответов на них,¦ ¦ ¦
¦ ¦максимального ¦ ¦ ¦
¦ ¦использования возможностей¦ ¦ ¦
¦ ¦электронной почты и т.д. ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦12 ¦Учитывать показатели ¦с августа ¦Руководители ¦
¦ ¦снижения и увеличения ¦2004 г. ¦структурных ¦
¦ ¦объема документооборота ¦ ¦подразделений ¦
¦ ¦при подведении итогов ¦ ¦министерства, ¦
¦ ¦работы подведомственных ¦ ¦начальники управлений¦
¦ ¦организаций. Возложить ¦ ¦здравоохранения ¦
¦ ¦персональную ¦ ¦(охраны здоровья) ¦
¦ ¦ответственность на ¦ ¦облисполкомов, ¦
¦ ¦руководителей структурных ¦ ¦председатель комитета¦
¦ ¦подразделений ¦ ¦по здравоохранению ¦
¦ ¦подведомственных ¦ ¦Минского горисполкома¦
¦ ¦организаций за качество и ¦ ¦ ¦
¦ ¦обоснованность письменных ¦ ¦ ¦
¦ ¦запросов, направляемых в ¦ ¦ ¦
¦ ¦министерство ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------+-------------+---------------------+
¦13 ¦При проведении аттестации ¦Постоянно ¦Руководители ¦
¦ ¦и формировании кадрового ¦ ¦стуктурных ¦
¦ ¦резерва учитывать ¦ ¦подразделений ¦
¦ ¦показатели сокращения ¦ ¦министерства, ¦
¦ ¦документооборота, качество¦ ¦начальники управлений¦
¦ ¦работы с обращениями ¦ ¦здравоохранения ¦
¦ ¦граждан и состояние ¦ ¦(охраны здоровья) ¦
¦ ¦делопроизводства ¦ ¦облисполкомов, ¦
¦ ¦ ¦ ¦председатель комитета¦
¦ ¦ ¦ ¦по здравоохранению ¦
¦ ¦ ¦ ¦Минского ¦
¦ ¦ ¦ ¦горисполкома, ¦
¦ ¦ ¦ ¦руководители ¦
¦ ¦ ¦ ¦организаций ¦
¦ ¦ ¦ ¦республиканского ¦
¦ ¦ ¦ ¦подчинения ¦
¦---+--------------------------+-------------+----------------------
Приложение 2
к приказу Министерства
здравоохранения
Республики Беларусь
30.07.2004 N 463-А
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ В МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Статистические отчеты, информационные сводки, сборники, обзоры, справочные и аналитические данные, представляемые для сведения управлениями здравоохранения (охраны здоровья) облисполкомов, комитетом по здравоохранению Минского горисполкома, организациями республиканского подчинения, местными исполнительными и распорядительными органами.
2. Документы информационного и справочного характера, поступающие от международных организаций.
3. Извещения о конференциях, семинарах, совещаниях, программы их проведения и документы к ним, а также пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы, открытки, благодарственные письма.
4. Газеты, журналы, другие периодические издания, техническая и иная литература, в т.ч. книги, дайджесты и обзоры печати, прейскуранты и каталоги, проспекты, рекламные материалы, информационные бюллетени, тематические и специальные сборники. <*>
5. Планы основных мероприятий управлений здравоохранения (охраны здоровья) облисполкомов, комитета по здравоохранению Минского горисполкома и организаций республиканского подчинения. <*>
--------------------------------
<*> Документы, перечисленные в пунктах 4 и 5, подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях Министерства здравоохранения Республики Беларусь.
6. Документы, поступающие факсимильной связью для сведения, в копиях.
7. Письма коммерческих организаций с предложением о сотрудничестве или оказания ими услуг.
8. Бланки финансовых отчетов.
9. Договоры об оказании услуг и счета об их оплате.
10. Сметы расходов, штатные расписания, расчеты и обоснования к ним.
11. Документы без подписи и с неразборчиво переданным текстом.
Приложение 3
к приказу Министерства
здравоохранения
Республики Беларусь
30.07.2004 N 463-А
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
----+----------------------------------+---------------------------¬
¦ N ¦ Наименование документа ¦ Наименование структурного ¦
¦п/п¦ ¦ подразделения ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦1 ¦Письма о распределении молодых ¦Управление кадровой ¦
¦ ¦специалистов и ответы на них ¦политики, учреждений ¦
+---+----------------------------------+образования и внешних ¦
¦2 ¦Ходатайства о присвоении ¦связей ¦
¦ ¦квалификационной категории ¦ ¦
+---+----------------------------------+ ¦
¦3 ¦Документы о представлении к ¦ ¦
¦ ¦награждению Почетной грамотой ¦ ¦
¦ ¦Министерства здравоохранения ¦ ¦
¦ ¦Республики Беларусь, знаком ¦ ¦
¦ ¦"Отличник здравоохранения ¦ ¦
¦ ¦Республики Беларусь" и т.д. ¦ ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦4 ¦Ходатайства о передвижке ¦Управление планирования и ¦
¦ ¦финансовых средств по статьям ¦экономики здравоохранения ¦
+---+----------------------------------+ ¦
¦5 ¦Письма и разъяснения о начислении ¦ ¦
¦ ¦и выплате заработной платы, ¦ ¦
¦ ¦надбавок, премий, выходных ¦ ¦
¦ ¦пособий и т.д. ¦ ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦6 ¦Письма о премировании ¦Управление организации ¦
¦ ¦руководителей организаций ¦медицинской помощи ¦
¦ ¦республиканского подчинения ¦ ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦7 ¦Письма о даче разъяснений о ¦Отдел гигиены, ¦
¦ ¦гигиенической регистрации и ¦эпидемиологии и ¦
¦ ¦ответы на них ¦профилактики ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦8 ¦Письма юридических лиц и ¦Управление по ¦
¦ ¦индивидуальных предпринимателей о ¦лицензированию ¦
¦ ¦замене бланков лицензий в связи с ¦ ¦
¦ ¦техническими ошибками, прекращении¦ ¦
¦ ¦действия лицензии, выдаче выписок ¦ ¦
¦ ¦из приказов по вопросам ¦ ¦
¦ ¦лицензирования, предоставлении ¦ ¦
¦ ¦информации, содержащейся в ¦ ¦
¦ ¦реестрах лицензий, и ответы на них¦ ¦
+---+----------------------------------+ ¦
¦9 ¦Письма юридических лиц и ¦ ¦
¦ ¦индивидуальных предпринимателей о ¦ ¦
¦ ¦даче разрешения на реализацию ¦ ¦
¦ ¦остатков лекарственных средств, ¦ ¦
¦ ¦изделий медицинского назначения и ¦ ¦
¦ ¦медицинской техники в связи с ¦ ¦
¦ ¦аннулированием лицензии и ¦ ¦
¦ ¦прекращением ее действия и ответы ¦ ¦
¦ ¦на них ¦ ¦
+---+----------------------------------+ ¦
¦10 ¦Информация об изменении заявленных¦ ¦
¦ ¦площадей и помещений для ¦ ¦
¦ ¦осуществления лицензируемого вида ¦ ¦
¦ ¦деятельности ¦ ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦11 ¦Ходатайства об обеспечении ¦Отдел медицинской техники ¦
¦ ¦медицинской техникой и перечни ¦ ¦
¦ ¦медицинской техники и изделий ¦ ¦
¦ ¦медицинского назначения ¦ ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦12 ¦Ходатайства об оплате ¦Управление бухгалтерского ¦
¦ ¦лекарственных средств, ¦учета и отчетности ¦
¦ ¦медицинской техники и изделий ¦ ¦
¦ ¦медицинского назначения ¦ ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦13 ¦Ходатайства и дополнительные ¦Отдел предпринимательской ¦
¦ ¦соглашения по аренде помещений, ¦деятельности, ¦
¦ ¦согласования тарифов на оказание ¦ценообразования и ¦
¦ ¦платных медицинских услуг ¦управления госимуществом ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦14 ¦Обращения граждан и документы по ¦Сектор по работе и контролю¦
¦ ¦ним ¦за исполнением служебных ¦
¦ ¦ ¦документов и обращениям ¦
¦ ¦ ¦граждан ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦15 ¦Заявления и разъяснения по ¦Отдел организации ¦
¦ ¦вопросам установления причинной ¦медицинской защиты при ¦
¦ ¦связи заболеваний с последствиями ¦чрезвычайных ситуациях ¦
¦ ¦катастрофы на ЧАЭС и о статусе ¦ ¦
¦ ¦участника ликвидации последствий ¦ ¦
¦ ¦аварии на ЧАЭС ¦ ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦16 ¦Информация об исполнении приказов ¦Управление медстатистики, ¦
¦ ¦и решений коллегии Министерства ¦информационных технологий и¦
¦ ¦здравоохранения Республики ¦делопроизводства, секретарь¦
¦ ¦Беларусь ¦коллегии Министерства ¦
¦ ¦ ¦здравоохранения Республики ¦
¦ ¦ ¦Беларусь ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦17 ¦Письма и ответы на них по ¦Отдел инвестиций, ¦
¦ ¦вопросам: ¦капитального строительства ¦
¦ ¦обследования зданий и сооружений, ¦и материально-технической ¦
¦ ¦планирования и проведения ¦базы ¦
¦ ¦ремонтных работ, хода ¦ ¦
¦ ¦строительства и приемки объектов; ¦ ¦
¦ ¦разработки и выполнения программ ¦ ¦
¦ ¦энергосбережения, нормирования и ¦ ¦
¦ ¦экономии топливно-энергетических ¦ ¦
¦ ¦ресурсов, теплоснабжения объектов;¦ ¦
¦ ¦оснащения автономными источниками ¦ ¦
¦ ¦электроэнергии и другим вопросам ¦ ¦
¦ ¦по технической эксплуатации ¦ ¦
¦ ¦объектов ¦ ¦
+---+----------------------------------+---------------------------+
¦18 ¦Письма юридических и физических ¦Соответствующие структурные¦
¦ ¦лиц (за исключением ¦подразделения Министерства ¦
¦ ¦государственных органов) о даче ¦здравоохранения Республики ¦
¦ ¦разъяснений по вопросам, ¦Беларусь ¦
¦ ¦относящимся к компетенции ¦ ¦
¦ ¦Министерства здравоохранения ¦ ¦
¦ ¦Республики Беларусь, и ответы на ¦ ¦
¦ ¦них ¦ ¦
¦---+----------------------------------+----------------------------
Рекомендуемый образец для ведения журналов
в структурных подразделениях
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Левая сторона
-----------------+----------+---------------+----------------------¬
¦Дата поступления¦Порядковый¦ Корреспондент ¦ Номер и дата ¦
¦ документа ¦ номер ¦ ¦поступившего документа¦
+----------------+----------+---------------+----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+----------------+----------+---------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦----------------+----------+---------------+-----------------------
Правая сторона
--------------------+--------------+--------------+----------------¬
¦Краткое содержание ¦ Резолюция, ¦ Срок ¦ Отметка об ¦
¦ ¦ исполнитель ¦ исполнения ¦ исполнении ¦
+-------------------+--------------+--------------+----------------+
¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+-------------------+--------------+--------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-------------------+--------------+--------------+-----------------
| 
