Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 |
Зав. отделом документоведения
Подпись А.В.Сидорцова
20.06.2005
Зав. отделом архивоведения
Подпись Т.И.Боброва
21.06.2005
Юрисконсульт
Подпись Н.С.Швец
22.06.2005
Главный бухгалтер
Подпись Л.М.Левентова
23.06.2005
Реквизит "Визы" используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления начинается словами: "С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен". Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
Пример:
С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров
10.07.2005
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.
Пример:
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Подпись В.И.Гришина
20.07.2005
Экономист планового отдела Подпись А.С.Маслова
21.07.2005
Менеджер отдела рекламы Подпись С.Н.Рязанов
22.07.2005
Визы располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе.
51. Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
В организации используются разные по назначению печати - гербовые и простые.
Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. N 301-З "О государственных символах Республики Беларусь".
В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.
Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.
Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Пример:
-------------------¬
¦ ¦
Директор институт¦а П¦одпись С.А.Сидоров
¦ ¦
¦-------------------
В организации могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурных подразделений.
Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.д.). Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.
Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.
52. Отметку об исполнителе (реквизит 28) располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.
Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.
В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.
В состав отметки об исполнителе включаются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, который печатают без знаков препинания.
Пример:
Иванов 220 40 51
При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman, Cyr обычный, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:
в первой строке - индекс структурного подразделения, в котором готовился документ;
во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла.
Пример:
2 Иванов 220 40 51
ТН 15.02.2005 с1-3 об-1
53. Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.
Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.
Заверительную отметку проставляют ниже реквизита "Подпись" и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят слово "Верно" с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.
Пример:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов
25.01.2005
Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии - гербовой), в негосударственных организациях - печатью организации (исполнителя).
На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Пример:
Верно
Подпись А.П.Германович
54. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты.
Пример:
В дело 11-10
Подготовлен ответ
15.02.2005 N 11-10/130
Подпись
16.05.2005
или
В дело 5-15
Произведен перерасчет
Подпись
20.02.2005
Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности). Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: "Направлено, дата, N", "Учтено при составлении заявки", "Дан устный ответ", "Вопрос решен по телефону" и т.п.
55. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих документах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа. Для проставления отметки используют штампы.
Пример:
--------------------------------¬
¦ ЗАО "Маяк" ¦
¦ 26.02.2005 ¦
¦ N 342 ¦
¦--------------------------------
Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.
Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.
56. Отметка о переносе данных на машинный носитель (реквизит 32) включает запись: "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной информационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьютера в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для исключения повторного введения данных о документе в память машины.
Глава 4
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА
57. Текст - главный смысловой реквизит документа, он выражает содержание управленческого действия.
Текст документа печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.
Абзацы в тексте печатают от первого положения табулятора после пяти печатных знаков от границы левого поля (на пишущей машинке) или 12,5 мм (на компьютере).
58. Приступая к составлению документа, необходимо уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих решению. Это позволит правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого решения, во многом определяющий стиль и характер изложения текста.
59. К текстам организационно-распорядительных документов предъявляется ряд требований. Главные из них - достоверность и объективность, максимальная краткость при полноте информации и точность, не допускающие различных толкований.
60. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, предназначенным для общения в сфере управления. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул.
61. Текст документа может быть представлен в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих форм.
62. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии.
Такой текст используется при составлении уставов, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, докладных, объяснительных, служебных записок, справок, писем и т.д.
63. Текст документов может состоять из двух или трех смысловых частей.
Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в первой излагаются причины, основания и цели создания документа, во второй - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.
В тексте документа могут быть три смысловые части: первая - введение, где излагаются причины создания документа, вторая - доказательство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья - заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами.
В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части, если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, например, приказы, распоряжения содержат распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения.
64. Если основанием для создания какого-либо документа послужил другой документ, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид, дата, номер и заголовок.
Пример:
В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь" разработаны общий бланк, бланк приказа и бланк для письма...
65. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями, которые способствуют упорядочению терминологии.
При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений.
66. При изложении требований в тексте документа применяют слова: "должен", "следует", "подлежит", "необходимо", "требуется", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует", "не должен", "не подлежит", "не могут быть" и др.
67. Приводя в тексте документа требования к наибольшим и наименьшим значениям величин, применяют словосочетания: "должно быть не более (не менее)" или "не должно превышать".
68. При изложении в тексте документа требований, допускающих отступления, применяют слова: "могут быть", "как правило", "при необходимости", "допускается", "разрешается" и др.
69. Использование сокращенных слов и словосочетаний уменьшает объем текста и ускоряет его восприятие. При первом употреблении сокращения в скобках необходимо указать его расшифровку.
70. Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.), делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
При делении текста документа на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) содержал законченную информацию и составлял его отдельное положение.
Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с точками и записывают с абзацного отступа. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.
Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста документа.
Пример:
1, 2, 3 и т.д.
Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1, 1.2, 1.3 и т.д.), а номер пункта - номера раздела, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой (1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д.).
Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при его наличии), пункта и подпункта, разделенные точками (1.2.3.4, 1.2.3.5 и т.д.).
Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а выделяют абзацным отступом.
71. Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости. Допускается в разделе совмещать подразделы с заголовками и подразделы без заголовков.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание соответствующих разделов, подразделов, пунктов.
Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, не ставя точку в конце и не подчеркивая. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.
В заголовках следует избегать сокращений (за исключением общепризнанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения продукции).
В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.
72. В тексте документа (как правило, внутри пунктов или подпунктов) могут быть приведены перечисления.
Перечисления выделяют в тексте абзацными отступами, которые используют только в первой строке. Вторую строку в перечислении приводят без абзацного отступа.
Перед каждой позицией перечисления дефис не ставят.
После каждого перечисления, кроме последнего, ставят точку с запятой.
73. В тексте документа не допускается применять:
обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы;
для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языках;
произвольные словообразования;
сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.
74. В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается применять:
математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус");
математические знаки величин без числовых значений, например: > (больше), < (меньше), = (равно), а также знаки N (номер), % (процент) и т.д. (следует писать словами "номер", "процент" и др.);
знак "диаметр" для обозначения диаметра (следует писать слово "диаметр"). При указании размера или предельных отклонений диаметра на рисунках перед размерным числом следует писать знак "диаметр".
75. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и (или) русский.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, белорусском, русском или иностранном языке.
76. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и (или) русского языков, преимущественное употребление простых распространенных предложений.
Тексты документов, используемые в управленческой практике, составляются на белорусском и (или) на русском языках.
В организационных документах, устанавливающих права и обязанности организации, ее структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справка, акт), текст излагают от третьего лица единственного числа: "отдел осуществляет функции", "комиссия постановила", "объединения входят" и т.д.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единственного числа: "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" и др.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ" и др.
В других видах организационно-распорядительных документов текст излагают:
от первого лица единственного числа: "считаю необходимым", "прошу выделить" и др.;
от первого лица множественного числа: "просим направить", "направляем на рассмотрение" и др.;
от третьего лица единственного числа: "министерство не возражает", "БелНИИДАД считает необходимым" и др.
Текст протокола составляется от третьего лица множественного числа: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" и др.
Техническая и проектная документация готовится на белорусском или русском языке, а с учетом предназначения - на другом языке.
77. Тексты документов оформляют в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.
78. Текст-трафарет - форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.
В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста - это грамматически связный текст.
В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, справок и т.д. Текст может содержать подстрочные пояснения о характере информации, которую следует вносить в пробелы.
Трафаретные тексты удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов.
Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, как в пределах одной организации, так и системы однородных организаций одного ведомства. Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.
Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, т.к. исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено.
Фактически заполняется заранее составленный документ, поэтому исключается стадия черновика, а фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.
79. В настоящее время широкое распространение получили анкеты - опросные листы для получения каких-либо сведений. Анкета - это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. С помощью анкетирования удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: "структурное подразделение", "последнее место работы" и др.
Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да - нет", развернутым ответом, числовыми показателями.
Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет, например, личный листок по учету кадров.
80. Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей применяют таблицы. Таблицы в тексте оформляют в соответствии с Техническим кодексом установившейся практики 1.5-2004 "Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов" (далее - ТКП 1.5-2004).
ТКП 1.5-2004 отражает построение таблиц в стандартах, однако изложенные в таблицах требования распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе и на организационно-распорядительную.
81. Таблица - это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков.
Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде. Применяют таблицы для лучшей наглядности и удобства сравнения числовых значений, показателей (параметров, размеров и т.п.).
Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.
В ТКП 1.5-2004 указываются обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (рисунок 1).
Таблица _______ - _____________________________________________
номер наименование таблицы
_____________________________________________
продолжение наименования таблицы
---------------------+---------+---------¬
Головка ¦ ¦ ¦ ¦ Заголовки граф
¦ +----+----+----+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Подзаголовки граф
+--------------------+----+----+----+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Строки
+--------------------+----+----+----+----+ (горизонтальные ряды)
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------+----+----+----+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------+----+----+----+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦--------------------+----+----+----+-----
Боковик (графа для Графы (колонки)
заголовков строк)
Рисунок 1
Головку таблицы отделяют от остальной части таблицы двойной линией.
Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.
Слева над таблицей размещают слово "Таблица". После него приводят номер таблицы. Точка после номера таблицы не ставится.
Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложения, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. При необходимости краткого пояснения и / или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей. В конце заголовка точка не ставится. Переносы слов в наименовании таблицы не допускаются.
82. Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе (рисунок 2).
Таблица
--------+-----------------------------------------------------------------¬
¦Районы ¦ Распределение товарооборота ¦
¦ +--------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ на государственную торговлю ¦ на кооперативную торговлю ¦
+-------+--------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+-------+--------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+-------+--------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦-------+--------------------------------+---------------------------------
Таблица
--------+---------------------------------+-------------------------------¬
¦Районы ¦ 1991 - 1994 ¦ 1995 - 1998 ¦
¦ +----------------+----------------+----------------+--------------+
¦ ¦ Количество ¦ Количество ¦ Количество ¦ Количество ¦
¦ ¦ школ ¦ учащихся ¦ школ ¦ учащихся ¦
+-------+----------------+----------------+----------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+----------------+----------------+----------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+----------------+----------------+----------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-------+----------------+----------------+----------------+---------------
Рисунок 2
83. При приведении заголовка боковика или заголовков (подзаголовков) других граф не допускается разделение граф в головке таблицы диагональными линиями.
Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается располагать заголовки граф перпендикулярно строкам таблицы.
84. Таблицы, как правило, следует располагать на странице вертикально. Помещенная на отдельной странице таблица может быть расположена горизонтально, при этом ее головка должна размещаться в левой части страницы, номер страницы проставляют в установленном порядке.
85. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы, то ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом. В каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик.
При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.
86. Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" или "Окончание таблицы" с указанием номера таблицы в соответствии с рисунком 3.
Таблица
В миллиметрах
-----------------------------+--------------------+-----------------------¬
¦ Номинальный диаметр резьбы ¦ Внутренний диаметр ¦ Толщина шайбы ¦
¦ болта, винта, шпильки ¦ шайбы, d +-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ легкой ¦ нормальной¦
¦ ¦ +-----+-----+-----+-----+
¦ ¦ ¦ а ¦ в ¦ А ¦ в ¦
+----------------------------+--------------------+-----+-----+-----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+--------------------+-----+-----+-----+-----+
¦ 2,0 ¦ 2,1 ¦ 0,5 ¦ 0,8 ¦ 0,5 ¦ 0,5 ¦
+----------------------------+--------------------+-----+-----+-----+-----+
¦ 3,0 ¦ 3,1 ¦ 0,8 ¦ 1,0 ¦ 0,8 ¦ 0,8 ¦
¦----------------------------+--------------------+-----+-----+-----+------
Окончание таблицы
-----------------------------+--------------------+-----------------------¬
¦ Номинальный диаметр резьбы ¦ Внутренний диаметр ¦ Толщина шайбы ¦
¦ болта, винта, шпильки ¦ шайбы, d +-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ легкой ¦нормальной ¦
¦ ¦ +-----+-----+-----+-----+
¦ ¦ ¦ а ¦ в ¦ А ¦ в ¦
+----------------------------+--------------------+-----+-----+-----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------------------------+--------------------+-----+-----+-----+-----+
¦ 40 ¦ 4,1 ¦ 1,0 ¦ 1,2 ¦ 1,0 ¦ 1,2 ¦
+----------------------------+--------------------+-----+-----+-----+-----+
¦ 42,0 ¦ 42,5 ¦ - ¦ - ¦ 9,0 ¦ - ¦
+----------------------------+--------------------+-----+-----+-----+-----+
¦ 45,0 ¦ 45,0 ¦ - ¦ - ¦ 9,5 ¦ - ¦
¦----------------------------+--------------------+-----+-----+-----+------
Рисунок 3
87. Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, отделяя их друг от друга двойной линией. При этом повторяют головку таблицы в соответствии с рисунком 4.
Таблица
-----------------+---------------¬----------------+----------------¬
¦Диаметр стержня ¦Масса 1000 шт. ¦¦Диаметр стержня¦ Масса 1000 шт. ¦
¦ крепежной ¦стальных шайб, ¦¦ крепежной ¦ стальных шайб, ¦
¦ детали, мм ¦ кг ¦¦ детали, мм ¦ кг ¦
+----------------+---------------++---------------+----------------+
¦ 1,1 ¦ 0,045 ¦¦ 2,0 ¦ 0,192 ¦
+----------------+---------------++---------------+----------------+
¦ 1,2 ¦ 0,063 ¦¦ 2,5 ¦ 0,350 ¦
+----------------+---------------++---------------+----------------+
¦ 1,4 ¦ 0,111 ¦¦ 3,0 ¦ 0,553 ¦
¦----------------+----------------¦---------------+-----------------
Рисунок 4
88. При делении таблицы на части допускается головку (при ее большом размере) во второй части (и последующих частях) не повторять, заменяя ее соответствующими номерами граф, если это не затруднит понимание содержания таблицы. При этом графы нумеруют арабскими цифрами в соответствии с рисунком 5.
Таблица
-------------------------------+-----------------------------+------------¬
¦ Наименование показателя ¦Значение показателя для марки¦ Метод ¦
¦ +-----------+-----------------+ испытания ¦
¦ ¦ ВД-ВА-224 ¦ ВД-К4-183 ¦ ¦
+------------------------------+-----------+-----------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------------------------------+-----------+-----------------+------------+
¦ рН краски ¦ 6,8 - 8,2 ¦ Не менее 8,0 ¦ По 4,6 ¦
+------------------------------+-----------+-----------------+------------+
¦Укрывистость высушенной пленки¦ 120 ¦ 180 ¦ По 4,6 ¦
¦краски, г/кв.м, не более ¦ ¦ ¦ ¦
¦------------------------------+-----------+-----------------+-------------
Окончание таблицы
-------------------------------+-----------+----------------+-------------¬
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+------------------------------+-----------+----------------+-------------+
¦Свертываемость пленки краски, ¦ 3,0 ¦ 3,5 ¦По ГОСТ 9.403¦
¦г/кв.м, не более ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------------+-----------+----------------+-------------+
¦Степень перетира, мкм ¦ - ¦ - ¦По ГОСТ 6589 ¦
¦------------------------------+-----------+----------------+--------------
Рисунок 5
89. Нумерацию граф рекомендуется проставлять, если в тексте документа имеются ссылки на номера граф.
90. Нельзя включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковик таблицы непосредственно перед их наименованием (рисунок 6).
Таблица
-----------------------------------------+--------------------------------¬
¦ Наименование показателя ¦ Значение ¦
+----------------------------------------+--------------------------------+
¦1. Марка провода ¦ КППРЭ ¦
+----------------------------------------+--------------------------------+
¦2. Количество жил ¦ 4 ¦
+----------------------------------------+--------------------------------+
¦3. Шаг укладки жил, мм ¦ 3,7 ¦
¦----------------------------------------+---------------------------------
Рисунок 6
91. При обозначении марок, типов продукции, а также перед числовыми значениями величин порядковый номер не ставится. Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается текстом, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии отдельных данных в таблице проставляется прочерк (тире) (рисунок 7).
Таблица
------------------------------------------+----------+---------+----------¬
¦ Наименование показателя ¦ 2002 ¦ 2003 ¦ 2004 ¦
¦-----------------------------------------+----------+---------+-----------
Фарфорово-фаянсовая посуда, млн.шт. 536 420 321
Посуда из стекла и хрусталя, млн.руб. 101,3 - 54,9
Рисунок 7
92. Если в таблице отсутствуют горизонтальные линии, текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиночных слов, чередующихся с цифрами или буквенно-цифровыми обозначениями, заменяют кавычками в соответствии с рисунком 8.
93. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении его заменяют словами "То же", а далее кавычками в соответствии с рисунком 8.
Если повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять словами "То же" с добавлением дополнительных сведений, как показано на рисунке 8.
При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.
94. Не допускается заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов и типоразмеров продукции.
Таблица
----------+----------------------------------+----------------------------¬
¦ Оружие ¦ Характеристики пули ¦ Характеристика броневой ¦
¦ +------+---------------+-----------+ защиты ¦
¦ ¦Масса,¦Тип сердечника ¦ Скорость, ¦ ¦
¦ ¦ г ¦ ¦м/с, +/- 10¦ ¦
+---------+------+---------------+-----------+----------------------------+
¦Автомат ¦ 3,5¦ Стальной ¦ 880¦Защита автомобиля при ¦
¦АК-74 ¦ ¦термоупроченный¦ ¦круговом обстреле ¦
+---------+------+---------------+-----------+----------------------------+
¦Автомат ¦ 7,9¦ То же ¦ 715¦То же, а также защита крыши ¦
¦АК-74 ¦ ¦ ¦ ¦при обстреле под углами от ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦20° до 30° к горизонту ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Винтовка ¦ ¦ ¦ ¦ То же ¦
¦СВД ¦ 9,6¦ -"- ¦ 825¦ ¦
+---------+------+---------------+-----------+----------------------------+
¦Винтовка ¦ 4,5¦ Свинцовый ¦ 890¦ -"- ¦
¦МЛ6А2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---------+------+---------------+-----------+-----------------------------
Рисунок 8
95. Цифровые значения в графах таблиц проставляют так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю (параметру, размеру). В одной графе соблюдают, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
96. Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.
97. Порядок приведения физических величин и их числовых значений устанавливается по ТКП 1.5-2004 (04100).
98. На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочного интервала (на пишущей машинке) или одинарный (на компьютере).
На документах формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт.
99. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.
100. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков (на пишущей машинке) или 73 мм (на компьютере). Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал или точно 14 пт.
Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера и назначения документа.
101. При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесения - принтерных текстов.
Практика оперативного использования и архивного хранения показывает возможность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, их перевозках, аварийных ситуациях, реставрации.
Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.
Приложение 1
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ВНЕДРЕНИИ СТБ 6.38-2004
ОАО "Промстрой"
ПРИКАЗ
10.07.2005 N 25
г. Минск
О внедрении СТБ 6.38-2004
В целях совершенствования организации работы с документами, в соответствии с утвержденным и введенным в действие с 1 июля 2005 г. постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. N 69 Государственного стандарта СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внедрить в действие и использовать при оформлении организационно-распорядительных документов СТБ 6.38-2004.
2. Начальнику организационно-технического отдела А.П.Максимовичу подготовить план мероприятий по внедрению СТБ 6.38-2004 в ОАО "Промстрой".
3. Считать утратившим силу приказ генерального директора ОАО "Промстрой" от 10.08.1996 N 15 "О внедрении СТБ 6.38-95".
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора С.Ф.Васильева.
Генеральный директор Подпись Н.И.Ивашин
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 |
| 
