Зарегистрировано в НРПА РБ 14 октября 2005 г. N 8/13235
На основании Закона Беларуси от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года, Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", Положения о Министерстве торговли Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 29 июля 2006 г. N 961 "Вопросы Министерства торговли Республики Беларусь", и других нормативных правовых актов, регламентирующих работу с гражданами, Министерство торговли Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
(преамбула в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке работы с обращениями граждан, поступающими в Министерство торговли Республики Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Министр А.И.ИВАНКОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства торговли
Республики Беларусь
03.10.2005 N 41
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, ПОСТУПАЮЩИМИ
В МИНИСТЕРСТВО ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке работы с обращениями граждан, поступающими в Министерство торговли Республики Беларусь (далее - Инструкция), разработана на основании Закона Беларуси от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. N 27 "Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 92, 8/9867), Положения о Министерстве торговли Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 29 июля 2006 г. N 961 "Вопросы Министерства торговли Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 125, 5/22675), и определяет порядок работы с обращениями граждан, поступающими в Министерство торговли Республики Беларусь (далее - Министерство), порядок ведения делопроизводства по ним, организацию личного приема граждан, а также порядок ведения и хранения книги замечаний и предложений в Министерстве.
(п. 1 в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
2. Термины и определения, применяемые в настоящей Инструкции, употребляются в значении, определенном Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и Декретом Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2.
Глава 2
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
3. Обращения граждан, поступившие в Министерство, рассматриваются и исполняются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Обращения должны быть рассмотрены в течение одного месяца со дня их регистрации в управлении организационно-кадровой работы и делопроизводства Министерства, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, запроса, информации срок рассмотрения обращения может быть продлен Министром торговли Республики Беларусь (далее - Министр), его заместителями, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан (промежуточный ответ).
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
При необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации срок рассмотрения обращений может быть продлен до шести месяцев Министром (его заместителями) с одновременным уведомлением об этом граждан.
Коллективные обращения (30 или более граждан) по вопросам, входящим в компетенцию Министерства, подлежат рассмотрению с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, если иное не вытекает из этого обращения.
(часть четвертая п. 3 введена постановлением Минторга от 19.03.2008 N 11)
4. Обращения граждан, направленные в Министерство различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, ставятся на контроль с использованием автоматизированной системы контроля и регистрационно-контрольных карточек (далее - РКК).
Контроль за разрешением обращений граждан возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства, подведомственных ему организаций, которым согласно резолюции руководства Министерства направлены обращения граждан.
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается, если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки.
5. Обращения граждан считаются рассмотренными по существу, если в результате их рассмотрения в соответствии с законодательством решены все изложенные в обращениях вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав и законных интересов авторов обращений и в случае рассмотрения письменных обращений их авторам даны письменные ответы.
(п. 5 в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
6. Письменное обращение должно содержать наименование и (или) адрес Министерства, фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы), изложение сути обращения (предложения, заявления, жалобы), личную подпись гражданина.
К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а также документы, необходимые для рассмотрения обращений.
Письменные обращения, не соответствующие требованиям, указанным в части первой настоящего пункта, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращения без рассмотрения. После устранения нарушений граждане вправе вновь обратиться в Министерство в установленном порядке.
Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.
Решение об оставлении обращения граждан без рассмотрения по существу принимает заместитель Министра (по вопросам, относящимся к его компетенции). Данное решение принимается путем подписания ответа на обращение гражданина. Ответ автору о причинах оставления его обращения без рассмотрения по существу (при наличии данных о месте его жительства) в пятидневный срок со дня регистрации готовится структурным подразделением Министерства, которому заместителем Министра дано соответствующее поручение.
(часть пятая п. 6 введена постановлением Минторга от 19.03.2008 N 11)
7. При рассмотрении обращений граждан должностные лица Министерства обязаны:
соблюдать требования, установленные действующим законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и настоящей Инструкцией;
принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;
принимать законные и обоснованные решения;
письменно информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения письменных обращений, аргументировав их принятие;
разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям;
принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
решать в установленном порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
8. В Министерстве организуется личный прием граждан, который проводится Министром, его заместителями и при необходимости руководителями структурных подразделений и их заместителями.
(п. 8 в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
9. Общее руководство приемом граждан осуществляет Министр, курирующий управление организационно-кадровой работы и делопроизводства. Организацию приема граждан обеспечивают помощник Министра, работники управления организационно-кадровой работы и делопроизводства, выполняющие обязанности секретарей приемных заместителей Министра.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
10. Прием граждан осуществляется не реже одного раза в месяц согласно расписанию, утверждаемому Министром, и в доведенные до сведения граждан дни и часы.
11. Предварительная запись граждан на прием к Министру и его заместителям производится в журналах учета приема граждан. Ответственность за ведение и хранение журнала возлагается на помощника Министра (приемную Министра) и работников управления организационно-кадровой работы и делопроизводства, выполняющих обязанности секретарей приемных заместителей Министра.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
12. При устном обращении гражданин должен предъявить документ, удостоверяющий его личность. При необходимости с согласия граждан, обратившихся на прием, принимаются заявления и другие документы, о которых докладывается руководству Министерства.
В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть разрешен во время личного приема, обращение может быть изложено гражданином в письменной форме и подлежит последующему рассмотрению в порядке рассмотрения письменных обращений граждан, установленном настоящей Инструкцией.
13. Если при предварительной записи или во время личного приема выясняется, что поставленный вопрос не относится к компетенции Министерства, гражданину даются разъяснения, в какой государственный орган, иную организацию (какому должностному лицу) ему следует обратиться для решения вопроса, изложенного в обращении.
14. Делопроизводство по письменным обращениям граждан, поданным при личном приеме, осуществляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для письменных обращений граждан.
Глава 4
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ КНИГИ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
15. Книга замечаний и предложений Министерства (далее - книга) предъявляется по первому требованию гражданина. Запрещается требовать от гражданина предъявления документов, удостоверяющих личность, или объяснения причин, вызвавших необходимость внесения замечания и (или) предложения.
16. В книгу вносятся замечания и предложения граждан о деятельности Министерства.
17. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге:
замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности Министерства;
жалобы и заявления, для которых законодательством установлен иной порядок направления и рассмотрения.
18. Уполномоченные Министром должностные лица обязаны:
хранить и вести книгу в порядке, установленном постановлением Совета Министров РБ от 16 марта 2005 г. N 285 и настоящей Инструкцией;
предъявлять книгу по первому требованию гражданина;
в течение 15 календарных дней рассматривать изложенные в книге замечания и предложения, не требующие дополнительного изучения и проверки, и принимать по ним меры. При необходимости проведения специальной проверки, получения дополнительной информации Министр или его заместители могут продлить срок рассмотрения, но не более чем на 15 календарных дней с одновременным уведомлением об этом гражданина;
вносить в книгу сведения о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан;
в случае отказа в удовлетворении замечания и (или) предложения письменно информировать об этом гражданина в пятнадцатидневный срок с мотивацией причин отказа. Отметка о направленном гражданину ответе вносится в книгу. Копия ответа хранится вместе с книгой.
При отсутствии фамилии гражданина, данных о его месте жительства и (или) работы письменный ответ не направляется и соответствующая отметка о причинах отказа в удовлетворении замечания и (или) предложения вносится в книгу.
19. При рассмотрении обращений граждане имеют право:
знакомиться с материалами, связанными с рассмотрением обращений, в той мере, в какой это не затрагивает прав других граждан и не противоречит требованиям законодательства Республики Беларусь об охране государственных секретов, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайны;
отказаться от направленных ими письменных обращений до принятия по ним решений, направив соответствующее письменное заявление;
обжаловать решения, принятые по их обращениям, в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) и (или) в суд.
20. Книга ведется и хранится в управлении организационно-кадровой работы и делопроизводства. Порядок выдачи книги, ее регистрации, ведения, хранения, обмена на новую осуществляется в порядке, установленном постановлением Совета Министров РБ от 16 марта 2005 г. N 285 и настоящей Инструкцией.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
21. Реквизиты книги "Дата внесения замечания и (или) предложения", "Фамилия, имя, отчество гражданина", "Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон", "Содержание замечания и (или) предложения" заполняются гражданином.
22. Реквизиты книги "Порядковый номер замечания и (или) предложения", "Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения", "Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)", "Наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений" заполняются уполномоченным должностным лицом Министерства, ответственным за ведение книги. Замечания и (или) предложения нумеруются порядковыми номерами с начала календарного года.
23. Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа), в том числе уведомления о продлении срока их рассмотрения, вносятся в книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения замечаний и (или) предложений, изложенных в книге, по результатам рассмотрения по существу уполномоченными должностными лицами Министерства.
24. Книга ведется до полного заполнения всех страниц, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, после чего в течение 5 календарных дней представляется в налоговый орган для получения новой книги в порядке, установленном постановлением Совета Министров РБ от 16 марта 2005 г. N 285.
25. В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года в течение 5 лет - в архиве Министерства.
26. Копии ответов об отказе в удовлетворении замечаний и предложений, уведомлений о продлении срока их рассмотрения хранятся вместе с книгой.
Глава 5
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
27. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется управлением организационно-кадровой работы и делопроизводства.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
28. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства.
29. Обращения граждан, поступающие в Министерство, регистрируются в управлении организационно-кадровой работы и делопроизводства в день поступления в специальном разделе автоматизированной системы регистрации и контроля исполнения "Обращения граждан" с выдачей РКК.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
30. Письменные обращения граждан, поступившие непосредственно в структурное подразделение Министерства или на личном приеме, в тот же день передаются для регистрации в управление организационно-кадровой работы и делопроизводства.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
31. Именные пакеты с надписью "Лично" передаются адресату в закрытом виде. Если после вскрытия адресатом пакета в нем окажутся обращения граждан, они передаются для регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
32. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
33. Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из цифр 68 (номер дела по номенклатуре) и через дефис - порядкового номера.
34. На обращениях в правом нижнем углу или другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп входящего документа, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
При поступлении обращений из Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, иных государственных органов и организаций, редакций телерадиовещания, газет и журналов, в том числе других государств, в регистрационно-контрольную карточку вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата).
34-1. Обращения граждан, направленные в Министерство вышестоящими государственными органами, требующими сообщить результаты их рассмотрения, а также исполнение предписаний о надлежащем решении вопросов, изложенных в обращениях (далее - предписание), и информировании граждан берется на особый контроль.
Предписание готовится структурным подразделением, рассматривающим обращение.
Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Предписания направляются в подчиненные организации заказными почтовыми отправлениями с уведомлением об их вручении.
Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.
(п. 34-1 введен постановлением Минторга от 19.03.2008 N 11)
35. Зарегистрированные обращения граждан управление организационно-кадровой работы и делопроизводства направляет на рассмотрение Министру или его заместителям. Результаты рассмотрения обращений граждан руководством Министерства отражаются в форме резолюции. Последующие резолюции должностных лиц Министерства допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
Обращения граждан по существу рассматриваются структурными подразделениями, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, в соответствии с резолюцией Министра или его заместителей.
36. При поступлении в Министерство письменных обращений, принятие решений по которым не относится к компетенции Министерства, в пятидневный срок они направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
Запрещается передавать жалобы граждан в государственные органы, иные организации (должностным лицам), действия (бездействие) которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
37. В случае отказа гражданина от своего письменного обращения должностное лицо Министерства, рассматривающее такое обращение, принимает решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
38. Ответы на обращения граждан, подготовленные в структурных подразделениях, регистрируются в управлении организационно-кадровой работы и делопроизводства.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
Регистрационный индекс ответа состоит из индекса структурного подразделения и регистрационного номера обращения (например, 04/68-112).
39. Обращения граждан после их разрешения возвращаются в управление организационно-кадровой работы и делопроизводства со всеми относящимися к ним материалами.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
На каждом обращении после его исполнения и окончательного решения делается отметка об его исполнении и направлении в дело. Отметка располагается на нижнем поле первого листа слева и состоит из слов "В дело", номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя и даты. Решение "В дело" подтверждает Министр или его заместитель, принявшие решение о рассмотрении указанного обращения.
40. Повторным обращениям граждан (повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу) при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКК указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу первой страницы повторного обращения делается отметка: "Повторно" и подбираются предшествующие документы за период не более 2 лет со времени поступления первого обращения.
Повторные обращения (устные и письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие результаты проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении делопроизводства по обращению принимает Министр или его заместитель, курирующий структурное подразделение, в котором было разрешено поступившее обращение.
41. Обращение граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе полученные на личном приеме, а также документы о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, внесенных в книгу замечаний и предложений, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе размещаются в хронологическом порядке (в соответствии с последовательностью решения вопроса). Группа документов начинается с обращения, затем следует документ-запрос (в случае присутствия его в переписке), потом - документ-ответ, завершается группа документов ответами гражданину и в вышестоящую контролирующую организацию (в случае необходимости).
При формировании дел проверяются правильность направления документа в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неполные и неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
Формирование и хранение дел у исполнителей не допускается.
42. Срок хранения документов по обращениям граждан - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.
43. Дела по обращениям граждан передаются в архив Министерства через год после завершения делопроизводства по ним.
44. По истечении установленного срока хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, определенном Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.
45. Управление организационно-кадровой работы и делопроизводства, подведомственные Министерству организации систематически анализируют и обобщают обращения граждан в целях выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, совершенствования работы с обращениями граждан.
(в ред. постановления Минторга от 19.03.2008 N 11)
| 
