Зарегистрировано в НРПА РБ 8 декабря 2005 г. N 8/13524
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года, постановлением Совета Министров РБ от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан в Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и учреждениях Государственной архивной службы Республики Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Председатель В.И.АДАМУШКО
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Комитета по архивам
и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
23.11.2005 N 6
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В КОМИТЕТЕ
ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан в Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и учреждениях Государственной архивной службы Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановлением Совета Министров РБ от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014).
2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан (далее - обращения граждан), ведения делопроизводства по обращениям граждан и организацию личного приема граждан в Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (далее - Белкомархив), учреждениях Государственной архивной службы Республики Беларусь (далее - учреждения ГАС).
3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан и приема граждан несут руководители Белкомархива, учреждений ГАС.
5. Должностные лица Белкомархива, учреждений ГАС при рассмотрении обращений граждан обязаны:
соблюдать требования, установленные законодательными актами Республики Беларусь, настоящей Инструкцией об обращениях граждан;
принимать обоснованные решения по обращениям граждан и обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
осуществлять контроль за сроками и качеством исполнения обращений граждан;
информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений;
осуществлять систематический анализ работы с обращениями граждан с целью выяснения причин нарушений прав и охраняемых законом интересов граждан.
6. Делопроизводство по обращениям граждан в Белкомархиве, учреждениях ГАС ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на должностных лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
7. Регистрация обращений граждан осуществляется с использованием одной из форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках) (далее - РКК), журнальной (с графами, аналогичными реквизитам РКК).
РКК обращений граждан ведутся по форме согласно приложению 1.
8. РКК, как правило, заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр помещается в контрольную картотеку, второй вместе с обращением передается в структурное подразделение исполнителю. По мере исполнения обращений первые экземпляры РКК из контрольной картотеки перемещаются в справочную, которая систематизируется по алфавиту фамилий заявителей.
9. Все поступившие в Белкомархив, учреждения ГАС обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления.
10. Регистрационный штамп, в котором указываются входящий индекс и дата регистрации обращения, проставляется в правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте этой страницы.
11. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени получения или отправления обращения.
12. Сопроводительные письма к обращениям граждан регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с поступившими обращениями. В РКК, журнале указывается, откуда поступило письмо, дата и номер сопроводительного письма, делается отметка о необходимости информирования организации, направившей обращение для рассмотрения.
13. Письменные обращения, полученные от граждан на личном приеме, подлежат регистрации в установленном порядке.
14. Регистрационный индекс обращения состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера поступившего обращения (например: Д - 45).
При регистрации коллективных обращений в их индекс включается буквенное обозначение "КЛ", анонимных - "АН".
15. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Белкомархив, учреждения ГАС, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например: Д - 45/1, Д - 45/2).
16. Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный индекс в течение календарного года. В правом верхнем углу повторных обращений граждан ставится отметка "Повторно", а в РКК, журнале указываются индекс и дата поступления предыдущего обращения.
17. Повторные обращения (устные и письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны, и переписка с ним по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимают руководство Белкомархива, руководители учреждений ГАС.
18. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководству Белкомархива, руководителям учреждений ГАС. Результаты рассмотрения обращений отражаются в форме резолюции.
19. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в Белкомархив, учреждения ГАС, содержатся вопросы, не относящиеся к их компетенции, или в них одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), то копии обращений в пятидневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с обязательным уведомлением об этом граждан либо в пятнадцатидневный срок гражданам дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.
20. Письменное обращение, поступившее в Белкомархив, учреждения ГАС, должно содержать наименование и (или) адрес организации (должность, фамилию, имя, отчество должностного лица), в которую направляется обращение; фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы); изложение сути обращения; личную подпись гражданина.
К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а также иные документы, необходимые для рассмотрения обращений.
Письменные обращения, не соответствующие установленным законодательством требованиям, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращения без рассмотрения. После устранения нарушений гражданин вправе вновь обратиться в Белкомархив, учреждение ГАС (к должностному лицу) в установленном порядке.
Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.
21. Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации в Белкомархиве, учреждениях ГАС, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации руководство Белкомархива, руководители учреждений ГАС, в которые поступили обращения, могут продлить указанный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан.
Срок рассмотрения обращений при необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации может быть продлен до шести месяцев руководством Белкомархива, руководителями учреждений ГАС, в которые поступили обращения, с одновременным уведомлением об этом граждан.
Сроки рассмотрения обращений исчисляются со дня их регистрации в Белкомархиве, учреждениях ГАС.
22. Контроль за рассмотрением обращений граждан в Белкомархиве, учреждениях ГАС ведется с использованием одной из форм: автоматизированной (электронной), карточной, журнальной в порядке, определенном пунктом 12 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 26 мая 2005 г. N 544.
Контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан в Белкомархиве, учреждениях ГАС возлагается на должностных лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
23. Обращения граждан, направленные в Белкомархив, учреждения ГАС вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения, берутся на особый контроль.
На обращениях, взятых на особый контроль, в правом верхнем углу проставляется отметка "Контроль".
Вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращения заносится в РКК либо в журнал.
24. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.
В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
25. Ответы на обращения граждан оформляются на бланке и подписываются руководством Белкомархива, руководителями учреждений ГАС.
Индекс ответа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного индекса обращения (например: 3-22/Д - 45).
На каждом обращении граждан после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка "В дело", указываются дата и личная подпись должностного лица, направившего документ в дело.
26. Учет принятых на личном приеме граждан осуществляется в книге учета личного приема граждан по форме согласно приложению 2.
В случаях, если устное обращение гражданина не может быть разрешено непосредственно во время приема, оно излагается им в письменной форме и с ним ведется работа как с письменным обращением. На таких обращениях проставляется штамп "С личного приема".
27. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Белкомархива, учреждений ГАС.
Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов. Неисполненные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются исполнителю на доработку.
Формирование и хранение дел у исполнителей запрещено.
28. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке Белкомархивом, учреждением ГАС может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.
29. Дела по обращениям граждан, отобранные на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в установленном Белкомархивом порядке.
30. Обращения граждан систематически анализируются и обобщаются в Белкомархиве, в учреждениях ГАС.
Результаты анализа работы с обращениями граждан периодически рассматриваются на заседаниях коллегии Белкомархива, коллегиальных органов учреждений ГАС.
Приложение 1
к Инструкции
об организации работ
с обращениями граждан
в Комитете по архивам
и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
и учреждениях
Государственной
архивной службы
Республики Беларусь
Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан
N _________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон __________
____________________________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Количество листов __________________________________________________
Даты, индексы повторных обращений __________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________
Тематика ___________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата направления ______ Срок исполнения _____ Дата исполнения ______
Ход рассмотрения ___________________________________________________
____________________________________________________________________
Результат решения (N _______ дата ответа __________)
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело N ________ _____ л.
Приложение 2
к Инструкции
об организации работ
с обращениями граждан
в Комитете по архивам
и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
и учреждениях
Государственной
архивной службы
Республики Беларусь
КНИГА
учета личного приема граждан
----+-------+--------+----------+--------+---------+-------+-------¬
¦N ¦Дата ¦Фамилия,¦Адрес ¦Содержа-¦Фамилия, ¦Содер- ¦Отметка¦
¦п/п¦приема,¦имя, ¦места ¦ние ¦имя, ¦жание ¦об ¦
¦ ¦время ¦отчество¦жительства¦вопроса ¦отчество,¦поруче-¦испол- ¦
¦ ¦ ¦ ¦и (или) ¦ ¦должность¦ния по ¦нении ¦
¦ ¦ ¦ ¦работы, ¦ ¦лица, ¦итогам ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦контактный¦ ¦ведущего ¦приема ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦телефон ¦ ¦прием ¦ ¦ ¦
+---+-------+--------+----------+--------+---------+-------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-------+--------+----------+--------+---------+-------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-------+--------+----------+--------+---------+-------+--------
| 
