Зарегистрировано в НРПА РБ 8 декабря 2006 г. N 8/15464
На основании Положения о Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31 июля 2006 г. N 978 "Вопросы Министерства иностранных дел Республики Беларусь", Министерство иностранных дел Республики Беларусь ПРИКАЗЫВАЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь за границей и организаций, подчиненных Министерству иностранных дел Республики Беларусь (далее - Инструкция).
2. Валютно-финансовому управлению довести прилагаемую Инструкцию до сведения руководителей дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь и организаций, подчиненных Министерству иностранных дел Республики Беларусь.
3. Признать утратившим силу приказ Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 5 апреля 2004 г. N 33 "Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения ревизий (проверок) финансово-хозяйственной деятельности дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь за границей и организаций, подведомственных Министерству иностранных дел Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 71, 8/10882).
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на валютно-финансовое управление.
5. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.
Министр С.Н.МАРТЫНОВ
СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Республики Беларусь
Н.П.Корбут
30.10.2006
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
иностранных дел
Республики Беларусь
30.10.2006 N 121
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК (РЕВИЗИЙ)
ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВ И КОНСУЛЬСКИХ УЧРЕЖДЕНИЙ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ЗА ГРАНИЦЕЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ, ПОДЧИНЕННЫХ
МИНИСТЕРСТВУ ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь за границей и организаций, подчиненных Министерству иностранных дел Республики Беларусь (далее - Инструкция), разработана в соответствии с Порядком организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности и применения экономических санкций, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 15 ноября 1999 г. N 673 "О некоторых мерах по совершенствованию координации деятельности контролирующих органов Республики Беларусь и порядка применения ими экономических санкций" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 89, 1/788; 2001 г., N 117, 1/3286), Указом Президента Республики Беларусь от 25 мая 2000 г. N 293 "О мерах по усилению ведомственного контроля в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 52, 1/1312), Положением о ведомственном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью организаций, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 9 января 2002 г. N 22 "О некоторых вопросах осуществления ведомственного контроля" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., N 8, 5/9753), Положением о Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 31 июля 2006 г. N 978 "Вопросы Министерства иностранных дел Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 130, 5/22727).
2. Настоящая Инструкция распространяется на работников Министерства иностранных дел Республики Беларусь (далее - Министерство), которые проводят проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь за границей (далее - загранучреждения) и организаций, подчиненных Министерству (далее - подчиненные организации).
3. Ведомственный контроль - составная часть государственного контроля, осуществляемого Министерством в целях обеспечения соблюдения загранучреждениями и подчиненными организациями требований законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, сохранности, целевого и эффективного использования государственного имущества, своевременного выявления, пресечения и предотвращения экономических правонарушений, выявления неиспользуемых резервов повышения эффективности экономической деятельности загранучреждений и подчиненных организаций.
Организация проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности загранучреждений и подчиненных организаций, в том числе по постановлениям правоохранительных органов, возлагается на валютно-финансовое управление.
4. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
экономическое правонарушение - противоправное деяние (действие или бездействие) загранучреждения, подчиненной организации, выразившееся в неисполнении или ненадлежащем исполнении актов законодательства, регулирующих экономические отношения;
экономическая ответственность - установленные актами законодательства правовые последствия неисполнения или ненадлежащего исполнения загранучреждением, подчиненной организацией актов законодательства в сфере экономических отношений;
проверка финансово-хозяйственной деятельности (далее - проверка) - способ контроля, в процессе которого устанавливаются законность и достоверность совершаемых хозяйственных и финансовых операций по одному или нескольким взаимосвязанным направлениям финансово-хозяйственной деятельности проверяемого загранучреждения, подчиненной организации;
ревизия финансово-хозяйственной деятельности (далее - ревизия) - способ контроля, предусматривающий полное изучение финансово-хозяйственной деятельности загранучреждения, подчиненной организации, в процессе которого устанавливаются законность и достоверность совершаемых хозяйственных и финансовых операций, а также ведения бухгалтерского учета во всех направлениях деятельности загранучреждения, подчиненной организации.
5. Основными задачами, решаемыми в ходе проведения проверок (ревизий), являются всесторонняя документальная проверка и анализ финансово-хозяйственной деятельности проверяемого загранучреждения, подчиненной организации, в том числе:
проверка соблюдения законодательства в сфере экономических отношений;
проверка законности совершаемых проверяемым загранучреждением, подчиненной организацией хозяйственных и финансовых операций, соблюдения порядка осуществления государственных закупок, распоряжения государственным имуществом и обеспечения его сохранности;
своевременное выявление, пресечение и предотвращение правонарушений, наносящих вред экономическим интересам Республики Беларусь, установление причин и условий, способствующих их совершению;
проверка целевого и эффективного использования государственного имущества, в том числе бюджетных средств;
принятие мер по возмещению причиненного вреда;
выявление неиспользуемых резервов повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности проверяемого загранучреждения, подчиненной организации;
оказание практической помощи проверяемым загранучреждениям, подчиненным организациям в совершенствовании форм и методов финансово-хозяйственной работы.
6. В своей деятельности работники, проводящие проверки (ревизии), обязаны:
строго руководствоваться Конституцией Республики Беларусь, законами, иными актами законодательства Республики Беларусь, в том числе настоящей Инструкцией;
принимать необходимые меры по пресечению и предупреждению фактов нарушения законодательства, возмещению вреда, причиненного государству, привлечению к ответственности виновных лиц.
7. Проверки (ревизии) могут быть плановыми и внеплановыми.
Плановой проверкой (ревизией) является проверка (ревизия), включенная в координационный план контрольной деятельности в Республике Беларусь.
Иные проверки (ревизии) являются внеплановыми.
Внеплановые проверки (ревизии) проводятся только по поручению Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей, Председателя Комитета государственного контроля Республики Беларусь и его заместителей, Совета по координации контрольной деятельности в Республике Беларусь, Министра финансов Республики Беларусь и его заместителей, уполномоченных должностных лиц правоохранительных и судебных органов в пределах их компетенции и в других случаях, предусмотренных законодательными актами. О проведении указанных внеплановых проверок (ревизий) Министерство информирует Совет по координации контрольной деятельности в Республике Беларусь.
Министерство в случае необходимости проведения внеплановых проверок (ревизий), за исключением указанных в части четвертой настоящего пункта, согласовывает решение о проведении таких проверок (ревизий) с Советом по координации контрольной деятельности в Республике Беларусь. При этом решение Министерства о проведении внеплановой проверки (ревизии) может быть принято только при наличии одного из следующих обстоятельств: реорганизации или ликвидации загранучреждения, подчиненной организации, наличии сведений о нарушениях законодательства либо поступлении обращений, требующих проведения проверки (ревизии).
8. Плановые проверки (ревизии), в том числе исполнения сметы расходов на содержание центрального аппарата Министерства, проводятся, как правило, один раз в два года, но не реже одного раза в три года и не чаще одного раза в год.
9. Проверки (ревизии) проводятся работниками валютно-финансового управления. При необходимости для участия в проверке (ревизии) привлекаются работники иных подразделений Министерства и специалисты других государственных органов.
Глава 2
ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ПРОВЕРОК (РЕВИЗИЙ)
10. Проверки (ревизии) проводятся на основании предписания Министра иностранных дел Республики Беларусь или его заместителя. В предписании указываются наименование Министерства, загранучреждения, подчиненной организации, в отношении которых проводится проверка (ревизия), фамилия и инициалы проверяющего, его должность (состав ревизионной группы), тема проверки (ревизии) и срок ее проведения.
Для проведения комплексной проверки (ревизии) создается ревизионная группа в составе работников валютно-финансового управления и специалистов других структурных подразделений Министерства.
Учет выданных предписаний на проведение проверок (ревизий) осуществляется отделом методологии и контрольно-ревизионной работы валютно-финансового управления в порядке, установленном Советом Министров Республики Беларусь.
Срок проведения проверки (ревизии) определяется исходя из объема работы с учетом конкретных задач и особенностей проверяемого загранучреждения, подчиненной организации. Общий срок проведения проверки (ревизии) не должен превышать, как правило, 30 рабочих дней. Указанный срок в необходимых случаях может быть продлен Министром иностранных дел Республики Беларусь или его заместителем.
11. Проведению проверки (ревизии) должна предшествовать подготовительная работа, в процессе которой изучаются нормативные правовые акты, данные бухгалтерской и статистической отчетности, материалы предыдущей проверки (ревизии). На их основе определяется перечень вопросов, подлежащих проверке (ревизии), разрабатывается программа ее проведения, утверждаемая лицом, назначившим проверку (ревизию).
Руководитель проверки (ревизии) до начала проверки (ревизии) знакомит работников ревизионной группы с содержанием программы, в процессе проверки (ревизии) он может вносить в нее необходимые изменения и дополнения.
12. Перед началом проведения проверки (ревизии) работник, проводящий проверку (ревизию), или руководитель проверки (ревизии) обязан предъявить руководителю проверяемого загранучреждения, подчиненной организации, при его отсутствии - замещающему его лицу служебное удостоверение, предписание на проведение проверки (ревизии), а также внести необходимые сведения в книгу учета проверок (ревизий).
13. При проведении проверок (ревизий) работники, их проводящие (далее - проверяющие), имеют право:
проверять документы, бухгалтерские книги и другие регистры учета, статистические и бухгалтерские отчеты и балансы, планы, счета и иные документы, наличные деньги в кассе и у подотчетных лиц, ценные бумаги, материальные ценности и другое имущество;
требовать письменные объяснения от должностных лиц проверяемого загранучреждения, подчиненной организации, других граждан по вопросам, возникающим в ходе проведения проверки (ревизии);
опечатывать кассы и кассовые помещения, склады, архивы, иные места хранения ценностей, финансовых документов и ценных бумаг, проводить проверки фактического наличия ценностей в них, требовать от руководителя проверяемого загранучреждения, подчиненной организации проведения инвентаризаций, а также осуществлять проверки правильности их проведения;
привлекать специалистов для определения количества и качества выполненных работ и оказанных услуг, для проверки состояния зданий и сооружений, для контрольных обмеров объемов ремонтно-строительных работ и определения их качества, а также в других необходимых случаях;
в предусмотренном законодательством порядке знакомиться в учреждениях банков с подлинными документами и счетами, в том числе валютными, а также получать необходимые сведения, справки и копии документов, связанных с операциями проверяемых загранучреждений и подчиненных организаций, о состоянии счетов и оборотов по ним, состоянии открытых им кредитов и по другим вопросам, возникающим в ходе проверки (ревизии);
запрашивать у организаций справки и копии документов по операциям и расчетам с проверяемым загранучреждением, подчиненной организацией;
требовать у проверяемого загранучреждения, подчиненной организации копии документов и выписки из них, заверенные подписью уполномоченного должностного лица и печатью этого загранучреждения, подчиненной организации, а также подписания акта проверки (ревизии), в том числе промежуточного, или справки проверки (ревизии) руководителем загранучреждения, подчиненной организации, при его отсутствии - замещающим его лицом, а также лицом, выполняющим функции главного бухгалтера (бухгалтера) проверяемого загранучреждения, подчиненной организации;
передавать в установленном порядке материалы проверок (ревизий) в правоохранительные органы, принимать меры по возмещению вреда и привлечению к ответственности лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушение законодательства, регулирующего экономические отношения.
Законодательством могут быть предусмотрены при проведении проверки (ревизии) иные права проверяющих.
Должностные лица проверяемых загранучреждений, подчиненных организаций обязаны выполнять требования проверяющих, вытекающие из настоящего пункта. За невыполнение таких требований указанные лица несут ответственность, установленную законодательством.
14. Проверяющим или руководителем проверки (ревизии) принимаются меры к тому, чтобы материально ответственные и при необходимости другие должностные лица проверяемого загранучреждения, подчиненной организации присутствовали при проверке (ревизии) вверенных им материальных ценностей, контрольных обмерах объемов выполненных работ, а также при других действиях по проверке деятельности данного загранучреждения, подчиненной организации. В случае отказа материально ответственного или другого должностного лица присутствовать при проверке вверенных ему ценностей, контрольных обмерах или других действиях проверяющий вправе провести проверку без участия указанных лиц с привлечением работников проверяемого загранучреждения, подчиненной организации, определенных его руководителем. Лица, присутствующие при проведении проверки, также подписывают документы, составленные по ее результатам.
15. При выявлении фактов совершения подлога документов проверяющие имеют право изъять подлинные документы, взамен которых в делах проверяемого загранучреждения, подчиненной организации оставляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями проверяющего (руководителя проверки (ревизии) и главного бухгалтера (бухгалтера) или другого должностного лица проверяемого загранучреждения, подчиненной организации.
Глава 3
ПРОВЕДЕНИЕ ПРОВЕРОК (РЕВИЗИЙ)
16. Проверка (ревизия) осуществляется путем:
проверки документов в целях установления законности проведенных финансово-хозяйственных операций, подлинности документов, арифметической правильности содержащихся в них расчетов и итогов, своевременности и правильности их документального оформления;
проверки действительности совершения операций, получения или выдачи указанных в документах денежных средств и материальных ценностей, фактического выполнения работ или оказания услуг;
сопоставления данных бухгалтерского учета с данными отчетности, данных учета и отчетности с соответствующими плановыми данными (сметой, балансом доходов и расходов и другими);
сопоставления записей, документов и фактических данных по одним операциям с записями, документами и фактическими данными по связанным с ними другим операциям;
сличения в установленном законодательством порядке имеющихся у проверяемого загранучреждения, подчиненной организации выписок банка по всем счетам с подлинными записями по этим счетам в банке; ознакомления с документами, послужившими основанием для производства указанных записей, в целях их сопоставления;
контрольного обмера объемов выполненных работ;
проверки соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета денежных средств и материальных ценностей, организации их охраны;
других контрольных действий, связанных с изучением вопросов, определенных программой проверки (ревизии).
17. Проверке (ревизии) в загранучреждениях, подчиненных организациях подлежат следующие финансово-хозяйственные операции:
17.1. проверка кассы и кассовых операций:
фактическое наличие денежных средств, ценных бумаг и других ценностей в кассе;
соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе, полнота и своевременность сдачи в банк остатков неиспользованных средств и кассовой выручки, использование полученных из банка денег по целевому назначению;
соответствие предъявленной наличности кассы остаткам, числящимся по кассовой книге и бухгалтерскому учету;
полнота и своевременность оприходования наличных денежных средств, полученных в банке и из других источников;
соблюдение правил ведения кассовых операций;
обеспечение сохранности в кассе денежных средств, бланков строгой отчетности;
правильность ведения кассовых книг;
правильность оформления приходных и расходных кассовых документов (наличие подписей распорядителей кредитов, расписки лица, получающего наличные деньги, и тому подобное);
законность и целесообразность произведенных кассовых операций;
наличие письменного договора кассира о полной материальной ответственности;
проведение внезапных проверок кассы, оформление результатов этих проверок.
Выданные суммы по платежным ведомостям, особенно имеющим исправления и подчистки, просчитываются, и итог сверяется с расходными кассовыми ордерами.
При проверке следует иметь в виду, что выдача наличных денег сторонним лицам должна производиться по расходным кассовым ордерам с указанием наименования, номера и места выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег;
17.2. проверка банковских операций:
соответствие документов, приложенных к выпискам банка, записям оборотов, указанных в этой выписке;
соответствие денежных средств, проведенных по кассе, денежным средствам, указанным в выписке банка;
наличие и обоснованность претензий к банку по операциям, произведенным по текущему счету, и меры, принятые для урегулирования таких претензий;
правильность оформления первичных документов (наличие разрешительной надписи руководителя загранучреждения, подчиненной организации, перевода на белорусский или русский язык и другое);
соблюдение установленного порядка хранения и использования чековых книжек, наличие всех аннулированных и неиспользованных банковских чеков;
проверка сумм, непосредственно списанных со счетов по учету денежных средств на фактические расходы;
целесообразность, законность и эффективность операций;
17.3. исполнение сметы расходов загранучреждений:
использование денежных средств в соответствии с утвержденными ассигнованиями как в целом по смете, так и по статьям бюджетной классификации;
правильность отнесения расходов на соответствующие статьи бюджетной классификации;
меры, принимаемые загранучреждением к максимальному выявлению валютных резервов и к обеспечению целевого, эффективного и экономного расходования валютных средств;
реальность произведенных расчетов для составления сметы загранучреждения;
обоснованность внесенных в смету изменений и уточнений.
В случае допущенного перерасхода сметных назначений следует установить его причины. При значительном росте расходов по отдельным статьям сметы производится анализ этого роста;
17.4. проверка (ревизия) финансовых результатов деятельности подчиненных организаций:
законность и целесообразность образования и использования средств, образующихся при распределении прибыли;
точность определения финансового результата, его достоверность, законность отнесения затрат на внереализационные расходы;
обоснованность получения и целевое использование бюджетных ассигнований, кредитов и займов, в том числе полученных в виде ссуд;
правильность определения состава затрат, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг;
17.5. использование средств на оплату труда:
соответствие штатному расписанию количества фактически работающих работников;
правильность установления работникам должностных окладов, доплат и надбавок, выплаты премии из всех источников и материальной помощи, замещение штатных работников, соблюдение условий оплаты труда работников, принятых загранучреждением на месте;
правильность начисления и выплаты заработной платы работникам за отработанный период, а также за период отпуска;
соблюдение установленных сроков приема-сдачи дел при смене работников загранучреждений.
В ходе ревизии правильности начисления и выплаты заработной платы проверяются наличие и правильность оформления необходимых документов (приказы о приеме, перемещении и увольнении работников в соответствии с утвержденными штатами и окладами, табели учета рабочего времени и другое).
В целях установления правильности начисления и выплаты заработной платы следует проверить:
ведомости на выплату заработной платы путем сличения их со штатным расписанием;
записи в табелях учета рабочего времени путем сличения их с данными ведомости на выплату заработной платы и приказов о приеме, перемещении и увольнении работников;
наличие случаев выплаты заработной платы одному лицу по двум и более ведомостям за одно и то же рабочее время, а также подставным и вымышленным лицам;
обоснованность доплат за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
17.6. использование средств, выданных в подотчет и на командировочные расходы:
соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств. На операционные и хозяйственные расходы деньги должны выдаваться материально ответственным лицам, на служебные командировки - в соответствии с приказом по учреждению, организации;
правильность оформления командировок внутри страны, в третьи страны и Республику Беларусь (приказ по учреждению, расчет-аттестат, представление отчета);
соблюдение действующего законодательства и обоснованность возмещения расходов при направлении в командировки (оплата суточных, проезда, проживания и других расходов);
факты выдачи авансов без представления отчетов по ранее выданным суммам;
своевременность представления авансовых отчетов и возврата неиспользованных сумм, отсутствие фактов систематических случаев возврата подотчетных сумм без их использования, передачи подотчетных сумм от одного лица другому;
правильность отражения расчетов с подотчетными лицами в аналитическом учете и в балансе;
17.7. использование служебного автомобильного транспорта (далее - автотранспорт) и расходование средств на его содержание:
наличие автотранспорта и его соответствие нормативу обеспечения исходя из фактической численности сотрудников загранучреждения;
соблюдение установленных линейных норм расхода топлива;
правильность отнесения израсходованных горюче-смазочных средств на смету расходов;
наличие актов приемки-сдачи автотранспорта;
соблюдение действующего порядка оформления путевых листов (указываются ли цель поездки, пункты назначения, соответствие указанных расстояний до пункта назначения фактическим и так далее);
правильность постановки на учет автомобильных шин, соблюдение норм пробега при списании автомобильных шин;
взимание платы за пользование автотранспортом в личных целях;
техническое состояние автотранспорта, расходы на текущий и капитальный ремонт;
правильность списания и реализации автотранспорта;
страхование автотранспорта и от каких видов риска;
17.8. использование средств на оплату услуг связи:
учет международных и междугородных телефонных разговоров, в том числе разговоров по личным вопросам;
восстановление работниками расходов за личные международные и междугородные телефонные разговоры;
соблюдение установленных норм обеспеченности мобильными телефонами;
17.9. использование средств на аренду служебных и жилых помещений:
наличие заключенных, согласованных с Министерством, договоров на аренду служебных и жилых помещений;
соответствие договорных ставок арендной платы ставкам, установленным в стране пребывания;
соблюдение установленных норм обеспечения жилой площадью;
наличие актов на передачу квартир с находящейся в них мебелью и оборудованием в пользование работникам загранучреждения и обязательств работников по сохранности переданных в их пользование квартир и имущества;
расчеты с работниками загранучреждения по плате за арендуемые квартиры, коммунальные услуги. Обоснованность ставок и тарифов по этим расчетам, своевременность их пересмотра. Соблюдение принципа оплаты коммунальных услуг по фактически произведенным затратам;
восстановление работниками произведенных загранучреждением затрат на коммунальные услуги по арендованным квартирам;
отсутствие случаев осуществления текущего ремонта жилых помещений за счет средств бюджета;
17.10. использование средств на представительские мероприятия:
соблюдение установленного порядка расходования средств на проведение дипломатических приемов, другие представительские мероприятия;
создание и использование подарочного фонда;
оприходование подарков, полученных должностными лицами загранучреждения;
приобретение продуктов питания и отчетность по ним, соблюдение норм их расхода;
17.11. использование средств на оказание медицинской помощи:
отсутствие случаев оплаты косметологических услуг, протезирования зубов, посещения высокооплачиваемых специалистов с легкими формами заболеваний, медикаментов для лечения заболеваний на дому;
правильность оформления оплаченных счетов за оказанные медицинские услуги;
17.12. расходование средств на обучение детей работников загранучреждений;
17.13. использование средств на приобретение оборудования, инвентаря и других материальных ценностей:
полнота и своевременность постановки на учет вновь приобретенного и безвозмездно полученного имущества;
установление случаев приобретения предметов, не предусмотренных сметой, в излишних количествах, ненужных и непригодных для использования;
правильность использования и сохранность оборудования, инвентаря и других материальных ценностей;
соблюдение действующих положений и инструкций о порядке учета и хранения материально-имущественных ценностей;
правильность постановки бухгалтерского учета по материальным ценностям в бухгалтерии и у материально ответственных лиц;
обеспечение сохранности материальных ценностей, проведение выборочной инвентаризации в период проверки (ревизии);
наличие письменных обязательств материально ответственных лиц о полной материальной ответственности;
своевременность проведения инвентаризации материально-имущественных ценностей, результаты инвентаризации, причины возникновения недостач (излишков). Меры, принятые в отношении виновных лиц. Мероприятия, проведенные по устранению причин возникновения недостач и излишков;
учет художественных ценностей и изделий из драгоценных металлов, полнота их описания в инвентарных книгах и описях, соответствие балансовой стоимости этих ценностей реальной стоимости, обеспечение их сохранности;
своевременность и полнота получения и оприходования материально-имущественных ценностей, отправленных из Республики Беларусь;
обоснованность списания оборудования, инвентаря и других материальных ценностей. Порядок оформления документов на списание;
соблюдение действующего порядка реализации основных средств, правильность оценки реализуемого имущества;
наличие на складе материалов, по которым длительное время не было движения. Причины возникновения запасов этих материалов, меры, принимаемые к их реализации;
случаи безвозмездной передачи имущества в пользование организаций и физических лиц;
осуществление государственных закупок подчиненными организациями в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. N 529 "О государственных закупках" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 144, 1/7877);
расчеты за пользование государственным имуществом;
17.14. использование средств на проведение работ по строительству, реконструкции и капитальному ремонту зданий, сооружений и оборудования:
17.14.1. по строительству:
наличие обоснования строительства (реконструкции), утвержденного объема и сметной стоимости строительства;
наличие проектно-сметной документации;
наличие разрешения на производство строительных и ремонтных работ, выданного в установленном порядке органами строительного надзора;
наличие специального разрешения (лицензии) у подрядчика на право строительства (реконструкции);
наличие договора с подрядчиком на строительство (реконструкцию);
наличие обоснования цены подряда, тендера, гарантийных обязательств подрядчиков;
соблюдение установленных договором подряда сроков завершения строительства объекта;
освоение средств, выделенных на капитальное строительство (реконструкцию);
правильность составления актов приемки выполненных работ, при этом проверяется техническая готовность оплаченных работ, этапов (комплексов) работ и объекта строительства в целом;
соответствие объемов работ в актах приемки выполненных работ объемам, указанным в сметной документации (по законченным объектам);
правильность авансирования, оплаты работ в соответствии с графиком платежей и производимых расчетов за выполненные объемы работ;
соответствие размера средств, направленных на оплату строительства объекта, договорной цене, установленной в договоре строительного подряда;
порядок приемки законченных строительством объектов и зачисление этих объектов на баланс загранучреждения;
исполнение сметы по технадзору;
состояние бухгалтерского учета и отчетности по капитальному строительству;
17.14.2. по капитальному ремонту:
наличие технических заданий, согласованных с Министерством смет на выполнение строительных работ, договоров с подрядчиками, лицензий у подрядчика на право проведения указанных работ;
своевременность и правильность расчетов за выполненные работы;
порядок приема выполненных работ (наличие трудовых соглашений, актов приемки выполненных работ и другой документации);
17.15. проверка расчетных операций:
наличие дебиторской и кредиторской задолженности загранучреждения, причины и сроки ее возникновения; наличие дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности; меры, принимаемые к ее ликвидации; лица, виновные в образовании задолженности;
расчеты с подрядчиками, поставщиками, физическими лицами, организациями. Правильность и законность произведенных расчетов;
17.16. анализ внебюджетной деятельности загранучреждения:
источники и законность образования внебюджетных средств, их использование;
правильность оплаты труда техников консульской службы в соответствии с доведенным загранучреждению фондом заработной платы данной категории работников;
учет и отчетность по внебюджетным средствам;
17.17. выполнение плана доходов:
анализ поступления денежных средств по видам доходов;
практика взимания консульских сборов;
выборочная проверка правильности применения тарифов консульских сборов;
регистрация консульских действий, оперативный учет, отчетность;
контроль бухгалтерии за правильностью взимания сумм консульских сборов и денежных средств по возмещению фактических расходов за оказание услуг при выполнении консульских действий;
инвентаризация бланков строгой отчетности, печатей и штампов консульской службы;
17.18. проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности:
организация бухгалтерского учета, наличие учетной политики;
соответствие бухгалтерского учета загранучреждения действующему законодательству и иным правовым актам Министерства;
ведение аналитического учета в загранучреждении, его соответствие синтетическому учету;
соблюдение утвержденных форм первичной документации, своевременность и полнота записей в регистры бухгалтерского учета;
правильность составления отчетов, их полнота, качество и достоверность;
правильность исчисления курсовых разниц;
своевременность представления отчетности в Министерство, выполнение замечаний и предложений валютно-финансового управления по результатам проверки отчетности загранучреждения;
наличие утвержденного распределения функциональных обязанностей работников бухгалтерии (при ее наличии);
своевременное, правильное и полное отражение всех финансовых и хозяйственных операций;
соблюдение финансовой дисциплины, состояние внутрихозяйственного контроля;
обеспечение сохранности бухгалтерских документов;
17.19. соблюдение антикоррупционного законодательства, проводимая работа по сохранности государственной собственности и борьбе с хищениями, предупреждение нецелевого использования имущества, усиление режима охраны;
17.20. прочие вопросы:
наличие в загранучреждении документов, подтверждающих право Республики Беларусь на владение недвижимой собственностью в стране пребывания;
обеспеченность учреждения служебными, представительскими и жилыми помещениями, оборудованием, мебелью, инвентарем, их состояние, своевременность и целесообразность проведения работ по текущему и капитальному ремонту;
выполнение указаний и предложений по результатам предыдущей проверки (ревизии);
выполнение указаний Министерства о мерах по совершенствованию бухгалтерского учета и повышению его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
17.21. по указанию лица, назначившего проверку (ревизию), проверяющий может проверить другие операции финансово-хозяйственной деятельности проверяемого загранучреждения, подчиненной организации.
18. При выявлении фактов нарушения законодательства в части расходования государственных финансовых и материальных ресурсов, невыполнения обязательств перед бюджетом, других нарушений финансовой дисциплины проверяющими должны быть установлены размер причиненного вреда, причины нарушений и лица, действия (бездействие) которых повлекли нарушение законодательства, регулирующего экономические отношения.
Глава 4
ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ (РЕВИЗИИ) И ПРИНЯТИЕ МЕР
ПО УСТРАНЕНИЮ ВЫЯВЛЕННЫХ НАРУШЕНИЙ
19. По результатам проверки (ревизии), в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, регулирующих экономические отношения, составляется акт. Результаты проверки (ревизии), в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.
Акты (справки) подписываются проверяющим (руководителем проверки (ревизии). Руководитель проверяемого загранучреждения, подчиненной организации, при его отсутствии - замещающее его лицо, а также лицо, выполняющее функции главного бухгалтера (бухгалтера) загранучреждения, подчиненной организации обязаны подписать акт (справку) проверки (ревизии). При необходимости акт (справка) проверки (ревизии) подписывается иными участниками проверки (ревизии).
В случае отказа лица, указанного в части второй настоящего пункта, от подписания акта (справки) проверки (ревизии) в нем делается соответствующая запись и акт (справка) направляется проверяемому загранучреждению, подчиненной организации (вручается его представителю). При этом лицо, отказавшееся от подписания акта (справки) проверки (ревизии), имеет право письменно изложить мотивы отказа от подписания акта (справки).
Акт ревизии составляется не менее чем в двух экземплярах, один из которых вручается руководителю проверяемого загранучреждения, подчиненной организации под роспись.
20. При наличии возражений по акту проверки (ревизии) подписывающие его лица делают об этом запись перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в Министерство. Проверяющий (руководитель проверки (ревизии) вправе потребовать представить также письменные объяснения по выявленным нарушениям у должностных лиц проверяемого загранучреждения, подчиненной организации и у иных лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушение загранучреждением, подчиненной организацией законодательства, регулирующего экономические отношения. Данные объяснения и возражения прилагаются к акту проверки (ревизии). По истечении установленного 5-дневного срока возражения к рассмотрению не принимаются.
Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, проверяется проверяющим (руководителем проверки (ревизии), и по ним составляется письменное заключение, с которым должны быть ознакомлены лица, представившие в установленном порядке возражения по акту проверки (ревизии).
21. В случае, если выявленное нарушение может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности лиц, чьи действия (бездействие) повлекли нарушение проверяемым загранучреждением, подчиненной организацией законодательства, регулирующего экономические отношения, проверяющим (руководителем проверки (ревизии) до окончания проверки (ревизии) составляется отдельный промежуточный акт.
Промежуточный акт подписывается проверяющим (руководителем проверки (ревизии). Руководитель проверяемого загранучреждения, подчиненной организации, при его отсутствии - заменяющее его лицо, а также лицо, выполняющее функции главного бухгалтера (бухгалтера) загранучреждения, подчиненной организации, обязаны подписать промежуточный акт проверки (ревизии). При необходимости акт проверки (ревизии) подписывается иными участниками проверки (ревизии).
В случае отказа лица, указанного в части второй настоящего пункта, от подписания промежуточного акта в нем делается соответствующая запись. При этом лицо, отказавшееся от подписания промежуточного акта, имеет право письменно изложить мотивы отказа от подписания акта.
Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт проверки (ревизии). Один экземпляр общего и промежуточного актов направляется проверяемому загранучреждению, подчиненной организации (вручается его представителю).
22. В акте проверки (ревизии) должны быть указаны:
основание назначения проверки (ревизии), дата и номер предписания на ее проведение, должности, фамилии и инициалы лиц, проводивших проверку (ревизию);
даты начала и завершения проверки или ревизии (в случае перерывов указывается их период), а также место составления акта проверки (ревизии);
должности, фамилии и инициалы работников проверяемого загранучреждения, подчиненной организации, обязанных в соответствии с настоящей Инструкцией подписать акт проверки (ревизии), с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, фамилии и инициалы руководителя загранучреждения, подчиненной организации и лица, выполнявшего функции главного бухгалтера (бухгалтера) проверяемого загранучреждения, подчиненной организации, занимавших указанные должности в проверяемом периоде, а также иных лиц, привлекаемых к проверке (ревизии);
наименование и местонахождение проверяемого загранучреждения, подчиненной организации, учетный номер плательщика, реквизиты расчетного и иных счетов;
наличие книги учета проверок (ревизий), а также информация о произведенной в ней записи о данной проверке (ревизии);
кем и когда были проведены предыдущие проверки (ревизии), какие приняты меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства;
какие финансово-хозяйственные операции (документы), каким методом и за какой период проверены;
место, время (если оно установлено) и характер совершенного экономического правонарушения, акты законодательства, требования которых нарушены, и (или) установленная законодательством ответственность за данный вид нарушения;
факты несоблюдения установленного порядка составления и исполнения смет и финансовых планов;
факты нарушений финансовой дисциплины, неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности;
установленные в ходе проверки (ревизии) недостачи денежных средств и материальных ценностей, потери от переплаты работникам, поставщикам и подрядчикам по счетам и расчетам, прочим дебиторам, излишки материальных ценностей, выявленные проверкой (ревизией);
размер причиненного вреда (при его наличии) и другие последствия выявленных нарушений;
должности, фамилии и инициалы лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушения проверяемым загранучреждением, подчиненной организацией законодательства, регулирующего экономические отношения;
иные сведения, необходимые для рассмотрения материалов о совершенном правонарушении.
23. В акте проверки (ревизии) должны быть соблюдены объективность, ясность и точность изложения выявленных фактов. Не допускается включение в акт проверки (ревизии) различного рода не подтвержденных документально предположений и данных о деятельности проверяемого загранучреждения, подчиненной организации.
При проведении проверки (ревизии) проверяющие обязаны выяснить все существенные для принятия обоснованного решения факты и обстоятельства.
Однородные нарушения могут отражаться в ведомостях (таблицах), прилагаемых к каждому экземпляру акта проверки (ревизии), в которых указываются все необходимые данные по каждому факту нарушения: размер причиненного вреда (при его наличии), период, на протяжении которого совершалось нарушение, даты и номера документов и другое. В акте могут приводиться обобщенные итоговые данные и примеры.
В необходимых случаях к акту могут быть приложены копии или выписки из иных документов, а также справки и расчеты, составленные на основании проверенных документов, заверенные в установленном порядке.
24. При выявлении фактов причинения вреда, недостач и хищений денежных средств (иного имущества), необоснованных списаний денежных средств и товарно-материальных ценностей об этом немедленно ставится в известность лицо, назначившее проверку (ревизию). В случае выявления указанных фактов правонарушений, за совершение которых могут быть применены в соответствии с законодательством меры экономической ответственности, материалы проверок (ревизий) в оригиналах передаются по согласованию с лицом, назначившим проверку (ревизию), правоохранительным органам в 10-дневный срок со дня составления акта проверки (ревизии).
Материалы проверки (ревизии) направляются в правоохранительные органы с сопроводительным письмом, в котором указываются наименование проверяемого загранучреждения, подчиненной организации, их местонахождение, характер выявленных нарушений, какие требования нормативных правовых актов не соблюдены, фамилии, инициалы и должности лиц, действие или бездействие которых повлекли нарушения, с приложением документов, регламентирующих их должностные обязанности.
25. Валютно-финансовое управление Министерства в десятидневный срок после подписания акта представляет руководству Министерства предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений.
Руководство Министерства не позднее пятнадцатидневного срока со дня получения материалов проверки (ревизии) принимает решение по ее результатам в форме приказа или письма с выводами и конкретными предложениями по устранению недостатков и нарушений, возмещению сумм переплат, необоснованных и незаконных выплат, перерасхода валютных средств, а также привлечению соответствующих лиц к ответственности. Приказы издаются в тех случаях, когда результаты проверки (ревизии) требуют возмещения вреда, применения дисциплинарных взысканий в отношении виновных лиц или направления материалов в правоохранительные органы. Результаты проверки (ревизии) в необходимых случаях выносятся на обсуждение служебных и производственных совещаний работников проверяемого загранучреждения, подчиненной организации и коллегии Министерства.
26. Меры в отношении виновных лиц применяются в установленном законодательством порядке.
27. Загранучреждения, подчиненные организации, у которых в результате проведения проверки (ревизии) выявлены нарушения законодательства в сфере экономических отношений, освобождаются от экономической ответственности в случае устранения выявленных нарушений и информирования об этом Министерства в течение 30 дней со дня составления акта проверки (ревизии).
28. Отдел методологии и контрольно-ревизионной работы валютно-финансового управления:
осуществляет контроль за устранением выявленных недостатков и нарушений, выполнением принятых предложений, полнотой возмещения причиненного вреда и своевременным представлением информации;
ведет учет проверок (ревизий) и их результатов, составляет и представляет в Комитет государственного контроля Республики Беларусь, Министерство финансов Республики Беларусь утвержденную отчетность о контрольно-ревизионной работе в установленные сроки;
изучает и обобщает материалы проверок (ревизий) и на основе этого вносит в необходимых случаях предложения по изменению и дополнению законодательства.
| 
