В целях обеспечения экономической безопасности хозяйственной деятельности организаций потребительской кооперации, повышения эффективности заключаемых сделок, соблюдения законодательства Республики Беларусь Правление Белкоопсоюза ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Внести изменения и дополнения в Положение об организации договорной и исковой работы, согласовании заключаемых договоров организациями потребительской кооперации, утвержденное постановлением Правления Белкоопсоюза от 31.05.2005 года N 253 "Об утверждении Положения об организации договорной и исковой работы", изложив его в новой редакции (прилагается).
2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя Председателя Правления Белкоопсоюза Табанюхова О.М. и начальника юридического отдела Матусевича С.В.
Председатель Правления В.В.КУЛЕШОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Правления Белкоопсоюза
06.07.2007 N 298
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДОГОВОРНОЙ И ИСКОВОЙ РАБОТЫ,
СОГЛАСОВАНИИ ЗАКЛЮЧАЕМЫХ ДОГОВОРОВ ОРГАНИЗАЦИЯМИ
ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
Раздел I
ДОГОВОРНАЯ РАБОТА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Действие настоящего Положения распространяется на все организации потребительской кооперации Республики Беларусь и устанавливает общий порядок организации и ведения договорной и исковой работы.
1.2. Требования Положения носят ведомственный характер и принимаются в дополнение к законодательным актам, регламентирующим договорные отношения.
1.3. Настоящее Положение разработано в целях оказания руководителям и специалистам организаций потребительской кооперации правовой помощи при организации договорной работы, а также применения единообразного порядка при заключении, изменении, исполнении и расторжении договоров, контрактов, соглашений (далее - договоры). Для этого необходимо разработать и утвердить в организации локальный нормативный акт по вопросам организации договорной работы.
1.4. Главная задача договорной работы - заключение договоров на таком уровне, чтобы их выполнение обеспечивало максимальную эффективность хозяйствования.
Основными задачами и целями договорной работы в организации являются:
совершенствование и повышение эффективности договорной работы, укрепление договорной дисциплины, защита законных интересов и прав организаций потребительской кооперации Республики Беларусь;
своевременное заключение договоров и надлежащее их исполнение, обеспечение качественного заключения договоров в соответствии с законодательством Республики Беларусь и настоящим Положением;
осуществление систематического контроля за выполнением договорных обязательств, обобщение и анализ состояния договорной и исковой работы, принятие мер по укреплению договорной дисциплины;
применение к стороне по договору имущественных санкций и иных мер воздействия за нарушение договорных обязательств;
обеспечение юридической защищенности интересов организации в заключаемых договорах;
формирование на договорных условиях надежного круга партнеров, а также устойчивого рынка сбыта производимой продукции.
1.5. Общее руководство за состоянием договорной работы возлагается на руководителя организации.
Все начальники отделов и служб, занимающиеся заключением договоров, выделяют для их подготовки в отделе ответственных работников и делают соответствующую запись об этом в их должностные инструкции.
1.6. Методическое руководство договорной и исковой работой осуществляет юридическая служба (юрисконсульт) организации.
Образцы заключаемых договоров разрабатывает в соответствии с законодательством и требованиями настоящего Положения, с участием работников заинтересованных служб, юридическая служба. Образцы договоров обновляются по мере изменения законодательства. Конкретные договоры и их условия на основе образцов разрабатывают работники заинтересованных служб.
1.7. Руководители структурных подразделений организаций, участвующие в договорной работе, обязаны информировать руководителя организации об исполнении договоров в порядке, установленном в организации.
1.8. Руководители и специалисты организаций системы потребительской кооперации несут дисциплинарную и материальную ответственность за экономическую эффективность договоров, в заключении и согласовании которых они принимают участие, в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
2. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ
2.1. Организация договорной работы в потребительской кооперации должна представлять собой совокупность действий отделов, служб, должностных лиц, направленных на осуществление взаимоотношений с контрагентами посредством заключения договора.
2.2. В организациях потребительской кооперации должен быть закреплен порядок, обеспечивающий:
своевременное и качественное заключение хозяйственных договоров;
комплексный экономико-правовой анализ условий хозяйственных договоров, предложенных контрагентами;
порядок и сроки прохождения документации, связанной с заключением, исполнением, изменением и расторжением договоров, - оформление, регистрация и хранение;
порядок разработки согласования, визирования договоров структурными подразделениями организации;
распределение функций между соответствующими структурными подразделениями, должностными лицами и специалистами, ответственными за заключение договоров;
ведение контроля за своевременным заключением договоров и составление по ним отчетов, за исполнением договорных обязательств;
анализ хода и итогов заключения договоров, разработку мероприятий, обеспечивающих их выполнение, систематическое изучение особенностей договорных взаимоотношений.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ
3.1. При ведении договорной работы в организации необходимо руководствоваться законодательством Республики Беларусь, а также ведомственными нормативными актами, обязательными к исполнению всеми организациями потребительской кооперации, в частности:
Методическими рекомендациями по заключению отдельных видов хозяйственных договоров в организациях потребительской кооперации, утвержденными постановлением Правления Белкоопсоюза от 26 апреля 2006 года, протокол заседания N 13, п. 3;
Методическими рекомендациями о порядке исчисления и уплаты процентов за пользование чужими денежными средствами и пени за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, утвержденными постановлением Правления Белкоопсоюза от 15 июня 2004 года N 274;
Методическими рекомендациями по созданию и деятельности юридической службы в организациях потребительской кооперации, утвержденными постановлением Правления Белкоопсоюза от 29 сентября 2003 года N 388.
3.2. Договорные отношения устанавливаются по соглашению сторон, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.
3.3. При оформлении и заключении договора необходимо в обязательном порядке предусматривать следующие условия:
- дата и место заключения договора;
- цель приобретения товара (для собственного производства и (или) потребления, вывоза из Республики Беларусь, оптовой и (или) розничной торговли, переработки на давальческих условиях, поставки для государственных нужд);
- валюта платежа;
- название страны и место назначения экспортируемого товара;
- ответственность сторон за ненадлежащее исполнение своих обязанностей;
- название партнеров, юридические адреса и банковские реквизиты;
- условия и сроки поставки и расчетов. Конкретизировать, в каких днях (банковские, календарные);
- срок действия договора;
- к договорам должны прилагаться копии лицензий на розничную торговлю, а по импортируемым товарам - копии грузовых таможенных деклараций (статистических деклараций). Для договоров с резидентами Республики Беларусь, осуществляющими торгово-посредническую деятельность, - протоколы согласования отпускных цен;
- надлежащие собственноручные разборчивые подписи сторон или лиц, уполномоченных на подписание договора от их имени, заверенные подлинными печатями;
- порядок рассмотрения и разрешения споров;
- нормы законодательства, регулирующие правоотношения;
- цены товара, порядок определения и изменения цены и валюта цены;
- порядок и сроки определения качества, количества и комплектности товара;
- гарантийные сроки эксплуатации и годности товара;
- требования к таре и упаковке;
- имущественная ответственность за некомплектность, несвоевременную поставку, недопоставку продукции, несоответствие ее требованиям качества, стандартам и другой нормативно-технической документации;
- обеспечение поставки с достоверными ТТН, сертификатами, гигиеническими удостоверениями и другими документами, подтверждающими их происхождение, качество и безопасность;
- ответственность за непредоставление указанных документов;
- количество, развернутый ассортимент и наименование продукции;
- вопросы оплаты транспортных расходов;
- указание, входит ли НДС в цену товара или нулевая ставка;
- обязательство своевременно информировать (указать срок) друг друга об изменившихся обстоятельствах, возникновении форс-мажорных обстоятельств, изменении юридического и других адресов, банковских реквизитов;
- порядок определения количества и качества поставляемых материалов и их замены;
- риск случайной гибели (с учетом норм Гражданского кодекса);
- порядок и сроки рассмотрения претензий;
- конкретные сроки оплаты товара и сроки его поставки (отправки);
- вопросы страхования;
- информирование друг друга о получении товара;
- указать, что отгрузка (отпуск) готовой продукции (товара) производится только при наличии доверенности, выданной в установленном порядке.
В целях улучшения расчетов в договорах между организациями потребительской кооперации предусматривать порядок оплаты путем выставления платежного требования с предварительным акцептом.
В договоре необходимо предусматривать и другие условия, которые соответствовали бы интересам организации.
3.4. При заключении договора с индивидуальным предпринимателем необходимо указать номер свидетельства, кем выдано, номер лицензии и кем выдана, с физическими лицами - их паспортные данные, адрес. Подпись индивидуального предпринимателя скрепляется печатью при ее наличии.
3.5. От имени юридического лица договор имеет право подписать его руководитель, действующий без доверенности на основании устава. Иные лица могут подписывать договор от имени юридического лица только при наличии доверенности, выдаваемой за подписью руководителя, в том числе и руководитель филиала (обособленного структурного подразделения). При подписании договора необходимо сделать ссылку на номер и дату выдачи доверенности.
Подписи уполномоченных на подписание договора лиц скрепляются печатями организаций, от имени которых они действуют.
3.6. При подготовке и заключении договора необходимо руководствоваться следующими рекомендациями.
Проверить на соответствие адресные и банковские реквизиты:
юридический адрес; почтовый адрес; адрес отгрузки; телефоны; факс; банковский счет; наименование и адрес банка; идентификационный номер налогоплательщика и наименование налоговой инспекции.
Проявлять осторожность в контактах с фирмами-"однодневками". В случае возникновения объективных причин, требующих заключения договора на поставку готовой продукции, договор с такой фирмой следует заключать на условиях предоплаты, а при поставке товарно-материальных ценностей в свой адрес оплату производить после поступления товара.
При заключении договора уступки права требования необходимо тщательно изучить договоры, на которых основано право требования.
Договор должен быть подписан именно тем лицом, которое названо представителем стороны в преамбуле договора.
При подписании договора собственноручно пишется полная фамилия и ставится подпись.
В тексте договора не должны содержаться ссылки на обязательства других лиц и организаций, кроме подписавших.
Договор не должен нарушать действующее законодательство.
Не допускать в тексте договора двусмысленности и недомолвок.
Указывается точное наименование договора (купли-продажи, поставки, подряда, аренды, лизинга и т.д.).
Подписывается каждый лист договора.
При заключении внешнеторговых договоров в обязательном порядке необходимо называть орган для разрешения споров и указывать, законодательством какой страны будут регулироваться договорные отношения.
3.7. Все проекты договоров, подготовленные организацией потребительской кооперации в количестве экземпляров по числу сторон договора или полученные от другой стороны, в установленном порядке предоставляются для рассмотрения и визирования бухгалтерской, финансовой, коммерческой и иными заинтересованными службами организации.
В случае необходимости срочного заключения договора проект договора может быть направлен другой стороне для рассмотрения и заключения по факсимильной связи, правомерность которой отражается в договоре и признается обеими сторонами.
3.8. Разногласия по договорам оформляются протоколом разногласий. В сопроводительном письме о высылке протокола разногласий указывается срок ответа и возврата его. Протокол разногласий готовит исполнитель.
В случае оформления договора с протоколом разногласий перед подписью руководителя организации делается оговорка "С протоколом разногласий" и заверяется печатью и подписью руководителя.
Документы на дополнение, изменение, продление, расторжение договора готовит исполнитель, при этом он согласовывает их со всеми заинтересованными службами.
Окончательное решение принимает руководитель, подписавший договор. Он же и подписывает соответствующий документ.
3.9. Юридическая служба организации после визирования всеми службами рассматривает проект договора на предмет его правомерности и соответствия его положений законодательству Республики Беларусь, правильности оформления и представляет руководителю для подписи.
4. КОНТРОЛЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ
4.1. Контроль за выполнением договорных обязательств по заключенному договору осуществляет соответствующая служба организации, курирующая данную отрасль (предприятие).
4.2. При осуществлении контроля соответствующая служба организации принимает необходимые меры к стороне по договору за невыполнение или ненадлежащее исполнение договорных обязательств и представляет юридической службе необходимые материалы для предъявления иска.
5. РЕГИСТРАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ
5.1. Регистрация договоров осуществляется юридической службой (юрисконсультом) организации путем записи в журнал регистрации соответствующей формы (примерная форма журнала прилагается).
5.2. Как правило, договоры регистрируются в журнале после подписания руководителем и скрепления их печатью. Может быть установлен иной порядок регистрации договоров.
5.3. Договоры со всеми документами в отдельных папках хранятся у соответствующих служб организации, которые осуществляют контроль за их выполнением в течение всего периода их действия, а после его окончания - в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23 мая 1995 года N 13.
6. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ, ЗАКЛЮЧАЕМЫХ
ОРГАНИЗАЦИЯМИ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
6.1. Настоящее Положение предусматривает обеспечение экономической безопасности предпринимательской деятельности и повышения эффективности сделок, совершаемых организациями потребительской кооперации Республики Беларусь.
6.2. Договоры, заключаемые организациями, собственниками имущества которых являются облпотребсоюзы и (или) потребительские общества, подлежат согласованию соответственно с облпотребсоюзами и (или) потребительскими обществами на основании утвержденных ими положений.
6.3. В Белкоопсоюзе подлежат согласованию в порядке, установленном пунктом 7 данного Положения, следующие договоры:
внешнеэкономические договоры купли-продажи (поставки), мены на сумму свыше 3000 базовых величин;
внешнеэкономические договоры поставки, в которых определено, что общая сумма договора складывается из сумм спецификаций (дополнительных соглашений, накладных);
при неоднократном (более двух раз) заключении в течение календарного года внешнеэкономических договоров купли-продажи (поставки), мены на сумму менее 3000 базовых величин с одним и тем же юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) очередной договор подлежит согласованию с Белкоопсоюзом.
До представления договора на согласование в Белкоопсоюз он должен быть согласован в облпотребсоюзе и потребобществе.
6.4. Правление Белкоопсоюза вправе в исключительных случаях (период заготовки и др.) изменять порядок согласования внешнеэкономических договоров.
6.5. Изменения и дополнения, вносимые в согласованные договоры, подлежат согласованию в порядке, установленном данным Положением.
В договорах, подлежащих согласованию, должен быть предусмотрен пункт следующего содержания: "Договор вступает в силу после письменного согласования с __________________________".
Согласование проводится путем оформления протокола согласования либо размещения на первом листе договора грифа "СОГЛАСОВАНО" с указанием должности и фамилии лица, с которым согласовывается договор, личной подписи и даты.
6.6. Оформление договоров производится в соответствии с настоящим Положением.
6.7. Руководители организаций несут персональную ответственность за соблюдение установленного настоящим Положением порядка согласования договоров.
7. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ, ЗАКЛЮЧАЕМЫХ УНИТАРНЫМИ
ПРЕДПРИЯТИЯМИ И УЧРЕЖДЕНИЯМИ, СОБСТВЕННИКОМ ИМУЩЕСТВА
КОТОРЫХ ЯВЛЯЕТСЯ БЕЛКООПСОЮЗ
7.1. Договоры, заключаемые унитарными предприятиями и учреждениями, собственником имущества которых является Белкоопсоюз, с индивидуальными предпринимателями, юридическими лицами частной формы собственности (резидентами и нерезидентами РБ), подлежат согласованию с Белкоопсоюзом, если сумма договора превышает 2000 базовых величин, в порядке, предусмотренном настоящим Положением.
Также подлежат согласованию внешнеэкономические договоры купли-продажи (поставки), мены, в которых определено, что общая сумма договора складывается из сумм спецификаций (дополнительных соглашений, накладных).
7.2. При неоднократном (два и более раза) заключении в течение календарного года договоров купли-продажи, поставки, мены с одним и тем же юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) на общую сумму, превышающую 2000 базовых величин, очередной договор подлежит согласованию с Белкоопсоюзом.
(пп. 7.2 в ред. постановления Белкоопсоюза от 25.09.2007 N 407)
7.3. Договоры залога, аренды (как в качестве арендодателя, так и в качестве арендатора), безвозмездного пользования, кредитные договоры подлежат согласованию с Белкоопсоюзом независимо от суммы договора.
7.4. Не подлежат согласованию:
договоры аренды, заключаемые на условиях почасовой оплаты с учетом целевого назначения помещений (столовые, актовые залы и др.);
договоры залога, предметом залога по которым являются товары в обороте;
изменения и дополнения, вносимые в ранее согласованные с Белкоопсоюзом кредитные договоры, не влекущие увеличения размера кредитных обязательств;
договоры, заключаемые с организациями потребительской кооперации и организациями с долей собственности государства в уставном фонде;
договоры с победителями конкурсов (процедуры закупок), а также подрядных торгов на строительство объектов.
(в ред. постановления Белкоопсоюза от 25.09.2007 N 407)
7.5. Договор, подлежащий согласованию, представляется в управление (отдел) Белкоопсоюза, курирующий данную организацию. При этом договор должен быть завизирован бухгалтерской, коммерческой, юридической и иными заинтересованными службами организации и подписан руководителем данной организации либо второй стороной по договору.
К договору в обязательном порядке прилагается расчет экономической эффективности сделки и иные необходимые документы (спецификация, расчет цены, копия доверенности, лицензия, протокол согласования с облпотребсоюзом и др.). При согласовании дополнительного соглашения к договору либо спецификации к документам прилагается копия договора.
При согласовании внешнеэкономического договора в соответствии с пунктом 7.2 Положения к договору прилагаются копии ранее заключенных договоров.
7.6. Отраслевое управление (отдел) Белкоопсоюза рассматривает целесообразность заключения договора. В случае положительного заключения о целесообразности сделки и наличии необходимых документов отраслевое управление (отдел) представляет договор для рассмотрения и визирования бухгалтерской, финансовой, коммерческой, юридической и иным заинтересованным службам Белкоопсоюза.
Внешнеэкономические договоры в обязательном порядке рассматриваются и визируются отделом внешнеэкономической деятельности и звероводства.
После визирования всеми заинтересованными службами Белкоопсоюза договор представляется на согласование заместителю Председателя Правления Белкоопсоюза, курирующему данное отраслевое управление (отдел).
7.7. Общий срок рассмотрения, визирования и согласования договора не должен превышать 2 (двух) рабочих дней с момента поступления договора (предоставления необходимых документов) в отраслевое управление (отдел) Белкоопсоюза.
7.8. Замечания и возражения по условиям договора излагаются в письменном виде, и после визирования с отметкой "с замечаниями" договор направляется для дальнейшего рассмотрения и визирования соответствующей службе Белкоопсоюза.
7.9. После согласования договора или мотивированного отказа в его согласовании отраслевое управление (отдел) Белкоопсоюза возвращает договор для окончательного оформления и (или) устранения замечаний.
8. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ И ИСКОВОЙ
РАБОТЫ В БЕЛКООПСОЮЗЕ
8.1. Данный раздел устанавливает и регулирует порядок взаимоотношений Белкоопсоюза с поставщиками, потребителями, арендаторами и другими контрагентами по предварительной подготовке и заключению договоров (контрактов), соглашений (в дальнейшем - договоры), урегулирования разногласий, возникших при заключении, изменении и расторжении договоров, а также учет, регистрацию и контроль за их исполнением.
Договоры заключаются путем:
составления единого документа, подписанного сторонами;
в отдельных случаях договор может быть оформлен и передан по факсу, а впоследствии оформлен надлежащим образом;
все оформляемые дополнительные соглашения к договору являются его неотъемлемой частью, регистрируются и визируются в таком же порядке, как и договор, и хранятся вместе с договором.
При оформлении и заключении договоров, стороной в которых выступает Белкоопсоюз, следует руководствоваться разделом 1 данного Положения.
8.2. При подготовке к заключению договора исполнитель проверяет полномочия и документы представителя второй стороны, удостоверяющие его полномочия (устав, выписки из устава, доверенность), его личность (паспорт, удостоверение личности), заверенные в установленном порядке копии регистрационного свидетельства или выписку из реестра.
Исполнитель оформляет проект договора, а в случае получения договора в редакции контрагента готовит проект протокола разногласий. При необходимости запрашивает дополнительную информацию у соответствующих служб Белкоопсоюза.
8.3. Документы (договор, протокол разногласий) визируются согласно следующей очередности:
исполнителем;
отраслевым управлением (отделом);
финансовым управлением;
управлением бухгалтерского учета и отчетности;
отделом цен и конъюнктуры рынка;
юридическим отделом.
Замечания и возражения по условиям проекта договора излагаются в письменном виде, и после визирования с отметкой "с замечаниями" договор направляется для дальнейшего рассмотрения и согласования.
Ответственность возлагается на руководителей управлений (отделов) организации. Работники, допустившие нарушение, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности.
8.4. Ответственность служб Белкоопсоюза за условия договора:
1. Исполнитель договора совместно с юридической службой контролирует и несет ответственность за техническое оформление договоров, включение в них всех требований, правильность оформления договоров и наличие всех приложений к ним.
2. Бухгалтерская служба контролирует и несет ответственность за следующие условия договора: валюта платежа; форма и порядок оплаты; вопросы налоговых платежей, в т.ч. НДС; банковские реквизиты (наименование банка и его адрес), регистрационный номер и наименование органа, идентификационный номер налогового плательщика и наименование налоговой инспекции; ответственность сторон за просрочку оплаты.
3. Отдел цен и конъюнктуры рынка контролирует и несет ответственность за следующие условия договора:
- цена товара, услуг, порядок определения и изменения цены.
(пп. 3 в ред. постановления Белкоопсоюза от 25.09.2007 N 407)
4. Финансовое управление при согласовании договоров аренды проверяет и визирует расчет арендной платы, а также проверяет экономическую эффективность сделок при заключении договоров мены.
(пп. 4 в ред. постановления Белкоопсоюза от 25.09.2007 N 407)
5. Юридический отдел контролирует и несет ответственность за следующие условия договора:
порядок, сроки рассмотрения и разрешения споров и претензий;
нормы законодательства, регулирующие правоотношения;
порядок изменения и расторжения договора;
место рассмотрения судебных споров;
правильность оформления договоров и наличие всех приложений к ним;
соответствие условий договора действующему законодательству Республики Беларусь.
8.5. Юридический отдел регистрирует договор в специальном журнале и при отсутствии замечаний визирует его.
После рассмотрения договора юридическим отделом договор возвращается непосредственному исполнителю для дальнейшей работы либо направляется для подписания Председателю Правления либо его заместителям.
8.6. При нарушении сроков оплаты по договору, а также других нарушений условий договора исполнитель совместно с работником управления бухгалтерского учета и отчетности, отвечающим за выставление счетов, в течение 10 дней передает материалы в юридический отдел для оформления документов на взыскание задолженности, одновременно продолжая прорабатывать вопрос возвращения задолженности с клиента, для чего оставляет у себя копии договора и другие необходимые для этого документы (расчет, накладные и т.п.).
8.7. Договор аренды оформляют работники отдела обеспечения хозяйственного обслуживания и функционирования аппарата и при необходимости осуществляют его регистрацию в агентстве по государственной регистрации и земельному кадастру.
Договоры аренды визируются:
исполнителем;
финансовым управлением;
юридическим отделом.
8.8. Прочие договоры готовит и оформляет соответствующее управление (отдел) совместно с юридическим отделом.
8.9. Заключение договоров гарантии, поручительства, залога производится после получения согласия Правления Белкоопсоюза.
8.10. Контроль за исполнением заключенного договора, независимо от стадии его реализации, осуществляется работником, готовившим его или назначенным для его исполнения. Этот работник систематически информирует начальника управления (отдела) о выполнении второй стороной по договору договорных обязательств.
Контроль за реализацией договоров аренды осуществляет начальник отдела обеспечения хозяйственного обслуживания и функционирования аппарата.
8.11. Первые экземпляры договоров хранятся:
перевода долга, уступки требования, факторинга, займа, подряда, кредита, залога, поручительства, об использовании ценных бумаг - в управлении бухгалтерского учета и отчетности;
аренды - в отделе обеспечения хозяйственного обслуживания и функционирования аппарата. Копия такого договора хранится также в отделе первичного учета;
прочие - в юридическом отделе или соответствующем управлении (отделе).
9. Завершение работы по договору.
Материалы исполненного договора с резолюцией начальника управления (отдела) о списании в дело помещаются в специально заведенную папку и хранятся в управлении (отделе) на протяжении 3 лет. В папке ведется утвержденная начальником управления (отдела) опись находящихся в ней договоров и документов. По истечении 3-летнего срока материалы сдаются в архив в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23 мая 1995 года N 13.
Раздел II
ИСКОВАЯ РАБОТА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Правовым средством восстановления нарушенных имущественных и неимущественных прав и законных интересов организации потребительской кооперации, урегулирования возникших разногласий по поводу заключения, изменения, расторжения и исполнения договоров является предъявление в установленном порядке исковых требований.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСКОВОЙ РАБОТЫ
2.1. Все поступающие в адрес организации и предъявленные к организации претензионные письма и иски регистрируются в книгах входящей и исходящей корреспонденции с указанием номера и даты.
2.2. Юридическая служба (юрисконсульт) организации потребительской кооперации ведет учет исков, поступающих в ее адрес, а также предъявленных в адрес организаций, являющихся ответчиками.
2.3. Регистрация претензионных писем и исковых заявлений, поступающих в адрес организаций потребительской кооперации и исходящих от них, ведется юридической службой (юрисконсультом) в журналах установленной формы.
2.4. Подготовка исковых материалов, претензионных писем в адрес организаций-ответчиков, а также ответов на предъявленные претензии к организациям потребительской кооперации возлагается на юридическую, бухгалтерскую и отраслевые службы.
2.5. Материалы по искам, заявленные в адрес организации, в удовлетворении которых отказано, хранятся в юридической службе в течение 3 лет в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 г. N 13.
Претензионные материалы хранятся в течение 3 лет в отраслевых службах организаций.
2.6. Документы, необходимые для предъявления иска, должны быть переданы в юридическую службу (юрисконсульту) по описи под роспись ответственного работника соответствующей отраслевой службы и зарегистрированы в журнале. Экономический расчет, расчет штрафных санкций, необходимые для предъявления претензионных писем, исковых заявлений, осуществляет бухгалтерская или финансовая служба организации. Окончательное решение о целесообразности предъявления иска принимает руководитель организации.
2.7. Бухгалтерская служба организации представляет юридической службе (юрисконсульту) сверенные сведения о дебиторской задолженности с приложением всех необходимых документов.
2.8. Принимая документы для предъявления исков, юридическая служба (юрисконсульт) организации проверяет их подлинность, правильное оформление (наличие печатей, подписей, регистрацию и другие необходимые реквизиты).
2.9. Ответственность за своевременное и качественное предоставление материалов в юридическую службу для предъявления иска несут руководители отраслевых служб организации, осуществляющих контроль за исполнением договоров.
3. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
3.1. Юридический отдел Белкоопсоюза осуществляет методическое руководство организацией договорно-правовой и исковой работы в системе потребительской кооперации. Совместно с отраслевыми управлениями (отделами) проводит работу по повышению роли хозяйственных договоров и укреплению договорной дисциплины.
3.2. Отраслевые управления (отделы) Белкоопсоюза осуществляют хранение и контроль за исполнением согласованных договоров, принимают меры к улучшению и совершенствованию договорных отношений, обеспечивают соблюдение договорной дисциплины, обобщают и анализируют практику исполнения договоров.
3.3. Облпотребсоюзы, унитарные предприятия и учреждения Белкоопсоюза представляют в юридический отдел отчеты о состоянии договорной и исковой работы в соответствии с постановлением Правления Белкоопсоюза от 23.02.2007 года N 92.
| 
