Зарегистрировано в НРПА РБ 28 декабря 2007 г. N 8/17814
На основании Положения о Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31 июля 2006 г. N 978 "Вопросы Министерства иностранных дел Республики Беларусь", и в целях совершенствования работы в Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей по подготовке и направлению посланий от имени Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь, Министра иностранных дел Республики Беларусь, а также организации работы с посланиями, направленными в их адрес, Министерство иностранных дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке подготовки и направления посланий от имени Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь, Министра иностранных дел Республики Беларусь, а также организации работы с посланиями, направленными в их адрес.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на службу государственного протокола Министерства иностранных дел Республики Беларусь.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Министр С.Н.МАРТЫНОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства
иностранных дел
Республики Беларусь
05.12.2007 N 131
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ И НАПРАВЛЕНИЯ ПОСЛАНИЙ ОТ ИМЕНИ
ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ПРЕМЬЕР-МИНИСТРА
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, МИНИСТРА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, А ТАКЖЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
С ПОСЛАНИЯМИ, НАПРАВЛЕННЫМИ В ИХ АДРЕС
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке подготовки и направления посланий от имени Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь, Министра иностранных дел Республики Беларусь, а также организации работы с посланиями, направленными в их адрес (далее - Инструкция), устанавливает порядок подготовки и направления структурными подразделениями центрального аппарата Министерства иностранных дел Республики Беларусь (далее - Министерство), дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь за границей (далее - загранучреждения) протокольных и иных посланий от имени Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь, Министра иностранных дел Республики Беларусь, а также организации работы с посланиями, направленными в их адрес.
Глава 2
ПОДГОТОВКА И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСЛАНИЙ ОТ ИМЕНИ ПРЕЗИДЕНТА
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ПРЕМЬЕР-МИНИСТРА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
И МИНИСТРА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
2. Протокольные послания от имени Президента Республики Беларусь и Премьер-министра Республики Беларусь готовятся в связи со следующими событиями:
2.1. национальные праздники иностранных государств;
2.2. рождественские и новогодние праздники;
2.3. избрание или вступление в должность глав иностранных государств и правительств;
2.4. дни рождения (юбилеи) глав иностранных государств и правительств;
2.5. памятные даты в истории развития двусторонних отношений Республики Беларусь с иностранными государствами;
2.6. трагические события в иностранных государствах, повлекшие объявление национального траура;
2.7. кончина глав иностранных государств и правительств, а также членов семей глав иностранных государств и правительств;
2.8. после завершения официальных визитов Президента Республики Беларусь и Премьер-министра Республики Беларусь в иностранные государства по приглашению глав государств и правительств;
2.9. в ответ на поступившие от глав иностранных государств и правительств, иных государственных и общественно-политических деятелей послания по случаю Дня Независимости Республики Беларусь (Дня Республики), вступления в должность, дня рождения (юбилея) Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь, а также в ответ на поступившие соболезнования по поводу трагических событий в Республике Беларусь или за ее пределами, в результате которых пострадали граждане Республики Беларусь.
3. Протокольные послания от имени Министра иностранных дел Республики Беларусь в адрес глав внешнеполитических ведомств иностранных государств готовятся в следующих случаях:
3.1. национальные праздники иностранных государств;
3.2. вступление в должность министров иностранных дел;
3.3. дни рождения (юбилеи) министров иностранных дел;
3.4. памятные даты в истории развития двусторонних отношений;
3.5. после завершения официальных визитов в иностранные государства.
4. Министерство также готовит иные послания по международным проблемам и вопросам двусторонних отношений, которые требуют реагирования Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь, Министра иностранных дел Республики Беларусь.
5. Персональная ответственность за своевременную и качественную подготовку и направление посланий протокольного характера в адрес глав государств, глав правительств, министров иностранных дел зарубежных государств возлагается на начальника службы государственного протокола и заведующего сектором протокольных мероприятий службы государственного протокола, а их требования в отношении подготовки и направления проектов посланий подлежат неукоснительному выполнению работниками загранучреждений и структурных подразделений центрального аппарата Министерства.
6. Персональная ответственность за подготовку и направление посланий по международным проблемам и вопросам двусторонних отношений, а также посланий в адрес общественно-политических, религиозных деятелей и деятелей культуры иностранных государств возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений центрального аппарата Министерства.
7. Проекты протокольных посланий, указанных в пунктах 2 и 3 настоящей Инструкции, готовятся:
загранучреждениями в отношении иностранных государств, в которых они аккредитованы, и международных организаций, штаб-квартиры которых расположены в стране пребывания загранучреждения;
структурными подразделениями центрального аппарата Министерства в отношении иных государств, с которыми Республикой Беларусь установлены дипломатические отношения, и международных организаций, участником (членом) которых является Республика Беларусь.
8. При принятии решения о направлении протокольных посланий необходимо учитывать политическую целесообразность, состояние и перспективы развития двусторонних отношений, а также в обязательном порядке придерживаться принципа взаимности.
Протокольные послания по случаю национальных праздников, рождественских и новогодних праздников, дней рождения руководства иностранных государств направляются ежегодно, а по случаю памятных дат в истории развития двусторонних отношений - каждые пять лет.
При подготовке проектов протокольных посланий недопустимо повторение текстов посланий, направлявшихся в предыдущие годы.
9. Подготовленные загранучреждениями проекты протокольных посланий и письма с обоснованием необходимости направления посланий передаются в Министерство по каналам ведомственной электронной почты или факсимильной связью в следующие сроки:
проекты посланий, указанных в подпунктах 2.1, 2.2, 2.4, 2.5 пункта 2, подпунктах 3.1, 3.3, 3.4 пункта 3 Инструкции (далее - плановые послания), - не позднее чем за 40 дней до даты события, по случаю которого предполагается направление послания;
проекты посланий, указанных в подпунктах 2.3, 2.6, 2.7 пункта 2 и подпункте 3.2 пункта 3 Инструкции (далее - оперативные послания), - в день, когда произошло событие (включая выходные и праздничные дни);
проекты посланий, указанных в подпункте 2.8 пункта 2 и подпункте 3.5 пункта 3 Инструкции, - не позднее чем через 1 день после завершения визита.
10. Загранучреждение, направившее проект послания, должно убедиться в его получении Министерством. Подтверждение о получении дает отдел документации и контроля главного организационно-контрольного управления Министерства в рабочее время и дежурный по Министерству в нерабочее время.
11. Структурные подразделения центрального аппарата Министерства дорабатывают поступившие из загранучреждений проекты и направляют их в службу государственного протокола:
проекты плановых посланий - не позднее чем за 30 дней до даты события;
проекты оперативных посланий - в течение суток после получения проекта оперативного послания из загранучреждения (но не позднее чем на следующий день) или в день его подготовки в структурном подразделении центрального аппарата Министерства, включая выходные и праздничные дни;
проекты посланий, указанных в подпункте 2.8 пункта 2 и подпункте 3.5 пункта 3 Инструкции, - не позднее чем через 7 дней после завершения визита.
12. Проект протокольного послания должен быть завизирован непосредственным исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Министерства.
В случае необходимости к проекту послания, передаваемого в службу государственного протокола, прилагаются справочные и иные материалы.
13. Служба государственного протокола осуществляет окончательную корректировку текстов проектов посланий в целях приведения их в строгое соответствие с требованиями, предъявляемыми Администрацией Президента Республики Беларусь и Советом Министров Республики Беларусь.
14. При обнаружении в текстах представленных в службу государственного протокола проектов посланий серьезных недостатков (грамматические или стилистические ошибки, повтор текстов посланий, направлявшихся в предыдущие годы, неверное указание даты или названия события, имени или должности адресата и т.д.) проекты возвращаются в соответствующие структурные подразделения центрального аппарата Министерства для доработки и представления в срочном порядке.
15. После доработки структурным подразделением и службой государственного протокола проект представляется на редактирование главному специалисту (редактору) главного организационно-контрольного управления. Окончательно доработанный проект послания визируется начальником (заместителем начальника) службы государственного протокола, после чего передается для визирования Министру иностранных дел Республики Беларусь (его заместителю, курирующему соответствующее структурное подразделение).
16. Завизированные проекты посланий от имени Президента Республики Беларусь и Премьер-министра Республики Беларусь вместе с сопроводительным письмом, подписанным Министром иностранных дел Республики Беларусь (его заместителем), иными справочными материалами направляются в Администрацию Президента Республики Беларусь не позднее чем за 20 дней, в Совет Министров Республики Беларусь - не позднее чем за 14 дней до даты события.
Протокольные послания от имени Министра иностранных дел Республики Беларусь представляются на подпись Министру иностранных дел Республики Беларусь не позднее чем за 3 дня до даты события.
17. Оригинал поступившего в Министерство подписанного протокольного послания от имени Президента Республики Беларусь или Премьер-министра Республики Беларусь регистрируется в отделе документации и контроля главного организационно-контрольного управления Министерства в первоочередном порядке, копия послания передается в службу государственного протокола для организации препровождения адресату и в соответствующее структурное подразделение для сведения.
18. Зарегистрированная копия послания по международным проблемам и вопросам двусторонних отношений направляется в соответствующее структурное подразделение центрального аппарата Министерства для организации препровождения оригинала адресату.
19. Оригиналы посланий, указанных в пунктах 17 и 18 Инструкции, до момента их препровождения адресатам хранятся в сейфе отдела документации и контроля главного организационно-контрольного управления.
20. Структурное подразделение центрального аппарата Министерства, ответственное за направление послания, готовит сопроводительное письмо (ноту) в адрес загранучреждения, через которое послание будет передано адресату.
При отсутствии в иностранном государстве аккредитованного загранучреждения послание препровождается через представительство иностранного государства, аккредитованное в Республике Беларусь.
21. В целях оперативной передачи послания его копия первоначально направляется факсимильной связью, а оригинал - ближайшей дипломатической почтой.
22. Если сопроводительное письмо к посланию не содержит дополнительных поручений, оно может быть подписано руководителем соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Министерства.
23. Работник структурного подразделения центрального аппарата Министерства, направивший копию послания факсимильной связью в загранучреждение, должен получить подтверждение загранучреждения о ее получении.
24. Загранучреждение, получившее послание Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь, Министра иностранных дел Республики Беларусь, готовит сопроводительную ноту и неофициальный перевод послания, а также обеспечивает направление послания в установленные сроки во внешнеполитическое ведомство государства аккредитации или штаб-квартиру международной организации.
25. Послания направляются загранучреждениями адресатам в следующие сроки:
плановые послания - непосредственно накануне даты события;
оперативные послания - в день их поступления в загранучреждение из Министерства;
послания по международным проблемам и вопросам двусторонних отношений - в трехдневный срок после их поступления в загранучреждение из Министерства.
Персональная ответственность за соблюдение установленных сроков направления посланий возлагается на руководителей соответствующих загранучреждений.
26. При направлении загранучреждением оригинала послания в сопроводительной ноте следует указать, что копия передавалась ранее по каналам ведомственной электронной почты или факсимильной связью.
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПОСЛАНИЯМИ, НАПРАВЛЕННЫМИ В АДРЕС
ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ПРЕМЬЕР-МИНИСТРА
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И МИНИСТРА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
27. Послания глав иностранных государств и правительств, иностранных государственных, политических и общественных деятелей, руководителей международных организаций, иностранных граждан в адрес Президента Республики Беларусь и Премьер-министра Республики Беларусь, направляемые через загранучреждения, переводятся на белорусский (русский) язык в соответствующих загранучреждениях.
При необходимости загранучреждением составляется аннотация документов, прилагаемых к посланию, справочная информация об адресате, а также вносятся предложения о возможной реакции белорусской стороны.
28. Послание вместе с сопроводительным письмом, в котором излагается мнение загранучреждения по поставленным в них вопросам, переводом и иными материалами направляется по дипломатическим каналам в Министерство:
протокольные послания и послания, требующие оперативного реагирования, - в течение суток с момента получения загранучреждением, но не позднее чем на следующий день, включая выходные и праздничные дни;
послания по международным проблемам и вопросам двусторонних отношений - в трехдневный срок после их получения загранучреждением.
Персональная ответственность за соблюдение установленных сроков направления посланий возлагается на руководителей соответствующих загранучреждений.
29. Перевод, аннотация и другие материалы должны быть завизированы руководителем загранучреждения. Если документ поступил вместе с переводом, то последний сверяется в загранучреждении с текстом оригинала.
30. Послания, поступившие в Министерство из загранучреждений в рабочем порядке, а также послания, полученные непосредственно Министерством, передаются для рассмотрения в соответствующие структурные подразделения центрального аппарата Министерства.
В случае, если оперативное послание носит по мнению загранучреждения приоритетный характер или вопросы, отраженные в нем, представляют особую важность, загранучреждение в устном порядке информирует об этом курирующего заместителя Министра (руководителя соответствующего структурного подразделения) для решения вопроса о способе скорейшей передачи послания по назначению. При этом допускается направление копии послания непосредственно адресату с одновременным направлением такой копии в Министерство.
31. Структурное подразделение центрального аппарата Министерства выполняет неофициальный перевод (сверяет имеющийся перевод) послания, готовит необходимую дополнительную справочную информацию и предложения о возможной реакции белорусской стороны:
в отношении протокольных посланий и посланий, требующих оперативного реагирования, - в течение суток с момента получения послания Министерством, но не позднее чем на следующий день, включая выходные и праздничные дни;
в отношении иных посланий - в трехдневный срок.
32. В случаях поступления в Министерство протокольных и иных посланий, требующих оперативного реагирования, структурные подразделения центрального аппарата Министерства информируют Администрацию Президента Республики Беларусь или секретариат Премьер-министра Республики Беларусь о их поступлении сразу же после получения таких посланий Министерством.
33. В случаях поступления в Министерство протокольных посланий, требующих оперативного реагирования, в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни дежурный по Министерству незамедлительно информирует о получении таких посланий начальника службы государственного протокола или заведующего сектором протокольных мероприятий службы государственного протокола для принятия мер по их дальнейшему препровождению.
34. Послание с текстом неофициального перевода, иными материалами и проектом докладной записки на имя Президента Республики Беларусь или письма в Совет Министров Республики Беларусь направляется соответствующим структурным подразделением в службу государственного протокола для визирования и доклада Министру иностранных дел Республики Беларусь.
35. В проекте письма излагается мнение Министерства по поставленным в послании вопросам и вносятся предложения о возможной реакции белорусской стороны. В случае целесообразности направления ответного послания подготовленный соответствующим структурным подразделением проект прилагается к письму.
В случае, если ранее текст послания направлялся в Администрацию Президента Республики Беларусь или Совет Министров Республики Беларусь, это указывается в письме (докладной записке).
36. Проект письма должен быть завизирован заместителем Министра иностранных дел Республики Беларусь, курирующим структурное подразделение центрального аппарата Министерства, ответственное за его подготовку.
37. Докладную записку на имя Президента Республики Беларусь или письмо в Совет Министров Республики Беларусь подписывает Министр иностранных дел Республики Беларусь, а в его отсутствие - первый заместитель Министра (заместитель Министра).
| 
