Постановление Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 17.03.2008 N 20 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в центральном аппарате и организациях системы Министерства связи и информатизации Республики Беларусь"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на 10 июля 2009 года

Зарегистрировано в НРПА РБ 24 марта 2008 г. N 8/18446

На основании Положения о Министерстве связи и информатизации Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 17 марта 2004 г. N 302, Министерство связи и информатизации Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в центральном аппарате и организациях системы Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Министр Н.П.ПАНТЕЛЕЙ

                                                 УТВЕРЖДЕНО

                                                 Постановление

                                                 Министерства связи

                                                 и информатизации

                                                 Республики Беларусь

                                                 17.03.2008 N 20

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ И ОРГАНИЗАЦИЯХ

СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И ИНФОРМАТИЗАЦИИ

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в центральном аппарате и организациях системы Министерства связи и информатизации Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Беларуси от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089) (далее - Закон), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения предложений, заявлений, замечаний, жалоб граждан и юридических лиц (далее - обращения), в том числе замечаний и предложений, изложенных в книге замечаний и предложений, и ведения делопроизводства по обращениям в центральном аппарате Министерства связи и информатизации Республики Беларусь (далее - Минсвязи), в организациях системы Минсвязи, их филиалах и структурных подразделениях (далее - организации).

3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях.

4. Ответственность за организацию работы с обращениями в Минсвязи и организациях несут их руководители.

5. Должностные лица Минсвязи, организаций при рассмотрении обращений обязаны:

внимательно рассматривать обращения, в необходимых случаях организовывать проверки на местах с истребованием необходимых документов;

соблюдать требования, установленные законодательством Республики Беларусь, настоящей Инструкцией;

принимать обоснованные решения по обращениям и обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

осуществлять контроль за сроками и качеством исполнения обращений граждан;

информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений;

принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;

решать в установленном законодательством Республики Беларусь порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан;

осуществлять систематический анализ работы с обращениями с целью выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и (или) законных интересов граждан.

6. Письменные обращения граждан должны соответствовать требованиям, установленным статьей 7 Закона.

7. Письменные обращения юридических лиц должны содержать:

наименование и (или) адрес Минсвязи или организации, в которую направляется обращение;

полное наименование юридического лица и его юридический адрес;

изложение сути обращения;

фамилию, собственное имя, отчество и подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица.

8. К письменным обращениям должны прилагаться документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других граждан (копии доверенности, решения суда, свидетельства о рождении, акта государственного органа, других документов).

9. К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям, а также другие документы, необходимые для рассмотрения обращений.

10. Письменные обращения, не соответствующие требованиям пунктов 6, 7 настоящей Инструкции, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан и юридических лиц (далее - заявитель) в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения. После устранения нарушений заявитель вправе вновь обратиться в Минсвязи или организацию (к должностному лицу) в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

11. Срок рассмотрения обращения исчисляется в календарных днях со дня его регистрации в Минсвязи, организации.

12. Ответы на обращения даются в сроки, установленные статьей 10 Закона.

13. Министр, его заместители, руководители организаций (далее - руководители Минсвязи и организаций), исходя из объема разрешаемых вопросов, могут установить сокращенный срок рассмотрения обращения.

14. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции Минсвязи, организаций, или обращения, которые не рассматривались ранее по месту их возникновения, в пятидневный срок направляются в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом заявителя.

15. Все устные обращения на работу организаций регистрируются в Минсвязи и организациях связи в журнале учета устных обращений по форме согласно приложению 1. Устные обращения на неполучение подписчиками отдельных номеров газет и журналов, на несвоевременную доставку печатных средств массовой информации и письменной корреспонденции рассматриваются начальником отделения почтовой связи.

16. По решению руководителей Минсвязи и организаций без рассмотрения могут быть оставлены:

повторные обращения (устные или письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и заявителю даны ответы в установленном законодательством Республики Беларусь порядке. При этом заявителю письменно сообщается, что повторное обращение необоснованно, и переписка с ним по данному вопросу прекращается. Решение о прекращении переписки по повторному обращению в Минсвязи принимает руководитель или уполномоченное им лицо, в организациях - руководитель организации;

анонимные обращения, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.

17. В случае письменного отказа заявителя от своего обращения руководители Минсвязи и организаций, рассматривающие такое обращение, принимают решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

18. Делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется:

в Минсвязи - работниками отдела контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения (далее - ОКД);

в организациях - лицами, ответственными за ведение делопроизводства по обращениям.

Назначение ответственных лиц за ведение делопроизводства по обращениям должно быть закреплено в распорядительных документах (приказах, распоряжениях). При поступлении значительного количества обращений могут создаваться специальные подразделения, осуществляющие работу с обращениями.

19. Все поступающие в Минсвязи обращения (в том числе и принятые на личном приеме) регистрируются работником ОКД, в организациях - лицами, ответственными за ведение делопроизводства по обращениям, в день их поступления.

20. Регистрация обращений осуществляется с использованием одной из форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК).

В Минсвязи регистрация обращений ведется с использованием РКК по форме согласно приложению 2.

21. РКК заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, который вносит в РКК все записи о ходе и результатах рассмотрения обращения, о сделанных по нему запросах, поручениях и полученных ответах.

Второй экземпляр помещается в контрольную картотеку. После разрешения обращения и снятия его с контроля первый экземпляр РКК перемещается в контрольную картотеку, а второй - уничтожается.

22. Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения.

Например: И-205, где И - первая буква фамилии автора обращения, 205 - порядковый номер поступившего обращения в течение календарного года.

23. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата календарного штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

24. Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются и регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте. Если после вскрытия пакета адресатом в нем окажутся обращения, они передаются для регистрации в общем порядке.

25. Повторным обращениям при их поступлении в Минсвязи и организации в течение календарного года присваивается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений ставится отметка "Повторно", а в РКК, журнале указываются индекс и дата поступления предыдущего обращения.

Руководители Минсвязи и организаций обязаны тщательно разобраться в причинах повторного обращения и, если оно вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения и разрешения обращений, принять соответствующие меры к виновным лицам.

26. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Минсвязи, организации, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

Например: Д-401/1.

27. После регистрации обращения в тот же день передаются руководителям Минсвязи и организаций для рассмотрения. Руководитель обязан принять решение о рассмотрении обращения или об оставлении его без рассмотрения. Срок наложения резолюции руководителя не должен превышать одного рабочего дня. Поручения руководителя оформляются на отдельном листе (рефератке) в форме резолюции и приобщаются к обращению. Не допускается размещать резолюции, указания и делать иные записи на тексте обращения.

28. После рассмотрения руководителями Минсвязи и организаций обращения передаются согласно резолюции работникам, ответственным за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях, под роспись.

29. Контроль за рассмотрением обращений в Минсвязи, организациях ведется с использованием одной из форм: автоматизированной (электронной), РКК, журнальной.

Контроль за соблюдением сроков исполнения обращений в Минсвязи, организациях возлагается на лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям.

30. Обращения, направленные в Минсвязи, организации вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения и предписания, берутся на особый контроль.

На обращениях, взятых на особый контроль, в правом верхнем углу проставляется отметка "Контроль".

31. Решение о снятии обращений с контроля принимают руководители Минсвязи и организаций.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению обращения.

32. Вся переписка по обращениям ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы и предписания на обращения оформляются на бланках Минсвязи, организаций и подписываются руководителями Минсвязи и организаций. Ответ и предписание должны быть подготовлены и зарегистрированы в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Индекс ответа включает в себя номер структурного подразделения, номер дела в соответствии с номенклатурой, в которое подшивается переписка по данному вопросу, регистрационный индекс обращения и регистрационный индекс ответа.

Например: 10-09/Д-401-205, где 10 - индекс структурного подразделения, 09 - номер дела по номенклатуре, Д-401 - регистрационный индекс обращения, 205 - регистрационный индекс ответа.

33. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов исполнителем делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись руководителя структурного подразделения - исполнителя, рассматривавшего обращение, принявшего данное решение. Отметка об исполнении документа располагается на нижнем поле первого листа документа слева.

Например:

Дело N 10-09

Подготовлен ответ.

Исх. N 10-09/А-48 от 20.01.2008

Подпись Петров

Дата

34. Обращения после их разрешения и материалы, связанные с их рассмотрением, с РКК возвращаются лицам, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям, для централизованного формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения. Документы подшиваются в последовательности решения вопроса, то есть документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу.

Формирование и хранение дел у исполнителя запрещено.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы от исполнителей не принимаются и в дела не подшиваются.

35. Срок хранения обращений, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения).

Центральной экспертной комиссией Минсвязи, экспертными комиссиями организаций может быть принято решение об увеличении срока хранения. Такое решение утверждается руководителями Минсвязи и организаций.

36. Дела по обращениям передаются в ведомственные архивы через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленного срока хранения документы (дела) по обращениям подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

37. Обращения ежемесячно анализируются и обобщаются должностными лицами с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы отрасли.

38. Результаты анализа и обобщения систематически рассматриваются на заседаниях коллегии Минсвязи.

39. Руководители организаций ежемесячно представляют в вышестоящую организацию по подчиненности сведения о работе с обращениями, в том числе замечаниями и предложениями, внесенными в книгу замечаний и предложений.

Приложение 1

к Инструкции о порядке ведения

делопроизводства по обращениям

граждан и юридических лиц в

центральном аппарате и организациях

системы Министерства связи и

информатизации Республики Беларусь

Форма

      Министерство связи и информатизации Республики Беларусь

                               ЖУРНАЛ

                       учета устных обращений

   поступивших в _______________________________________________

                     (наименование организации связи)

----+------------+-------------+-----------+----------+------------¬

¦ N ¦   Дата     ¦Фамилия, имя,¦   Адрес   ¦ Краткое  ¦ Результаты ¦

¦п/п¦поступления ¦  отчество   ¦ заявителя ¦содержание¦рассмотрения¦

¦   ¦ обращения  ¦  заявителя  ¦           ¦обращений ¦ обращений  ¦

+---+------------+-------------+-----------+----------+------------+

¦   ¦            ¦             ¦           ¦          ¦            ¦

¦---+------------+-------------+-----------+----------+-------------

Приложение 2