Зарегистрировано в НРПА РБ 9 июля 2008 г. N 8/19087
В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", пунктом 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в Министерстве по налогам и сборам Республики Беларусь.
2. Уполномочить заместителей Министра по налогам и сборам Республики Беларусь принимать в установленных законодательством случаях решения об оставлении обращений без рассмотрения, о прекращении производства по повторным обращениям.
3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
Министр А.К.ДЕЙКО
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства
по налогам и сборам
Республики Беларусь
16.06.2008 N 59
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ
ЛИЦ В МИНИСТЕРСТВЕ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в Министерстве по налогам и сборам Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановлением Совета Министров РБ от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014) и определяет порядок рассмотрения и ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, организации личного приема граждан и представителей юридических лиц в Министерстве по налогам и сборам Республики Беларусь (далее - министерство).
2. Подготовка и оформление документов по обращениям осуществляются в соответствии с иным нормативным правовым актом, регулирующим вопросы делопроизводства в министерстве.
Настоящая Инструкция не регулирует вопросы рассмотрения и ведения делопроизводства по обращениям государственных органов, действующих в рамках реализации их полномочий в соответствующей сфере.
Термины и определения, применяемые в настоящей Инструкции, употребляются в значениях, определенных Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498.
3. Должностные лица министерства при рассмотрении обращений (предложений, заявлений и жалоб) граждан и юридических лиц обязаны:
соблюдать требования, установленные законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и юридических лиц, а также настоящей Инструкцией;
принимать законные и обоснованные решения по обращениям граждан и юридических лиц, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
сообщать гражданам и юридическим лицам в письменной форме о решениях, принятых по их обращениям, аргументировать их принятие;
разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям;
изучать, анализировать и систематизировать содержащиеся в обращениях вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений.
4. Министерство по каждому случаю ненадлежащего рассмотрения подведомственной инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь (далее - инспекция МНС) обращений направляет ее руководителю представление о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности, а при выявлении в течение года повторного нарушения этими должностными лицами порядка рассмотрения обращений - представление о применении к данным лицам более строгой меры дисциплинарного взыскания вплоть до освобождения от занимаемой должности.
Представление подписывается уполномоченным заместителем Министра, курирующим структурное подразделение, которым выявлено нарушение порядка рассмотрения обращений.
Глава 2
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
5. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, должны соответствовать требованиям, установленным частями первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Письменное обращение гражданина, включая индивидуального предпринимателя, должно содержать:
наименование и (или) адрес министерства;
фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы);
изложение сути обращения;
личную подпись гражданина.
6. Обращения юридических лиц должны содержать:
наименование и (или) адрес министерства;
полное наименование юридического лица и его юридический адрес;
изложение сути обращения;
фамилию, собственное имя, отчество и подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица.
7. Граждане и юридические лица вправе обратиться в министерство лично либо через своего представителя.
К письменным обращениям граждан прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других граждан (копии доверенности, решения суда, свидетельства о рождении, акта государственного органа, других документов).
К обращениям граждан, выступающих в качестве представителей юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и (или) в интересах этих лиц, должны также прилагаться документы, подтверждающие их полномочия.
8. Письменные обращения, в которых не указаны фамилия, имя, отчество либо данные о месте жительства и (или) работы (учебы) либо отсутствует личная подпись гражданина, признаются анонимными.
Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.
9. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, поступившие в министерство, первоначально подлежат рассмотрению по существу в соответствии с компетенцией:
в местных исполнительных и распорядительных органах, подчиненных (подотчетных) им организациях, территориальных подразделениях (органах) и организациях, подчиненных (подотчетных) республиканским органам государственного управления и государственным организациям, подчиненным Правительству, другим государственным органам, иным организациям, осуществляющих свою деятельность и расположенных в пределах той административно-территориальной единицы, на территории которой возникли вопросы, изложенные в обращениях;
в других государственных органах, иных организациях, если вопросы, изложенные в обращениях, относятся к исключительной компетенции этих органов или организаций.
В обращениях граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц должна содержаться информация о результатах их предыдущего рассмотрения с приложением (при наличии) подтверждающих эту информацию документов.
При поступлении обращений, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции министерства, или обращений, которые не рассматривались ранее в порядке, установленном частью первой настоящего пункта, министерство в пятидневный срок со дня регистрации обращений направляет их для рассмотрения в соответствии с компетенцией в организации, указанные в абзацах втором и третьем части первой настоящего пункта, с уведомлением об этом авторов обращений.
В случаях, когда в письменных обращениях, поступивших в министерство, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций, копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации с уведомлением об этом авторов обращений.
Министерство при поступлении обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения инспекцией МНС, проверяет содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассматривает обращение по существу либо выдает соответствующей инспекции МНС обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов, о чем сообщает автору обращения.
Инспекция МНС, получившая предписание, берет его на особый контроль и должна исполнить его в указанный в данном предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом министерству, а также уведомить автора обращения.
10. Письменные обращения могут быть оставлены без рассмотрения по существу, если:
обращения не соответствуют требованиям, указанным в пунктах 5 - 7 настоящей Инструкции;
в обращениях содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;
текст обращения не поддается прочтению;
обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.
Решение об оставлении обращения без рассмотрения принимается Министром по налогам и сборам Республики Беларусь или его заместителями.
При оставлении обращения без рассмотрения по существу и при наличии данных о месте жительства (юридическом адресе) автора министерство в пятидневный срок со дня регистрации обращения письменно, за подписью лица, указанного в части второй настоящего пункта, уведомляет автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращает ему оригиналы документов, приложенных к обращению. В случае, указанном в абзаце пятом части первой настоящего пункта, автору разъясняется, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
11. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию налоговых органов, рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, если иное не вытекает из этого обращения. Рассмотрение иных обращений, а также проведение личного приема граждан, встреч с населением по месту жительства и в коллективах работников осуществляется по решению Министра по налогам и сборам Республики Беларусь.
При этом поднимаемые гражданами вопросы, не требующие специальной дополнительной проверки и относящиеся к компетенции налоговых органов, решаются безотлагательно. Иные вопросы рассматриваются в течение одного месяца со дня обращения.
12. Обращения считаются рассмотренными по существу, если в результате их рассмотрения в соответствии с законодательством решены все изложенные в обращениях вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав и законных интересов авторов обращений и в случае рассмотрения письменных обращений авторам даны письменные ответы.
Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации в министерстве, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, - в пятнадцатидневный срок, если иной срок не предусмотрен законодательными актами Республики Беларусь. Сроки рассмотрения обращений граждан и юридических лиц исчисляются со дня их регистрации в министерстве.
При необходимости проведения специальной проверки, запроса дополнительных материалов срок может быть продлен руководством министерства, но не более чем на один месяц, с одновременным уведомлением об этом автора обращения.
При необходимости направления запросов в иностранные государства, международные организации срок рассмотрения может быть продлен руководством министерства до шести месяцев с обязательным уведомлением автора обращения.
В случае отказа гражданина или юридического лица от своего письменного обращения должностное лицо, рассматривающее такое обращение, принимает решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
Глава 3
ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН И ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ
ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
13. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и представителей юридических лиц проводится Министром по налогам и сборам Республики Беларусь, его заместителями в рабочие дни согласно графику личного приема граждан и юридических лиц руководством министерства и по субботам согласно графику дежурств руководства министерства в выходные дни, утвержденным Министром по налогам и сборам Республики Беларусь.
Графики личного приема граждан руководством министерства, графики дежурств руководства министерства в выходные дни, а также сведения о порядке предварительной записи на прием размещаются на информационном стенде министерства, расположенном на первом этаже.
14. Предварительная запись на личный прием к руководству министерства ведется в журналах учета личного приема граждан и представителей юридических лиц по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. В день приема уполномоченным лицом министерства оформляется регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) на бумажном носителе в соответствии с пунктом 23 настоящей Инструкции.
15. РКК вместе с иными документами (при их наличии) после приема передаются в отдел контроля и делопроизводства для регистрации в автоматизированном виде и рассмотрения в порядке, установленном настоящей Инструкцией (за исключением случаев, когда обращение разрешено в ходе приема).
16. В случаях, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть разрешен во время личного приема, обращение может быть изложено в письменной форме. Дальнейшее их рассмотрение осуществляется в порядке, предусмотренном для рассмотрения письменных обращений. На таких обращениях делается отметка "С личного приема".
Если решение вопросов, содержащихся в устном обращении, не относится к компетенции министерства, обратившемуся лицу разъясняется, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) им следует обратиться.
17. При устном обращении гражданин (индивидуальный предприниматель) должен предъявить документ, удостоверяющий его личность.
Представитель гражданина или юридического лица при устном обращении предъявляет документы, подтверждающие его личность и полномочия.
18. При осуществлении руководством министерства личного приема для обеспечения квалифицированного решения поставленных в обращениях вопросов могут привлекаться работники соответствующих структурных подразделений министерства.
19. Личный прием граждан руководством министерства с выездом на места проводится по решению Министра по налогам и сборам Республики Беларусь.
20. В министерстве организуется предварительное консультирование граждан должностными лицами, уполномоченными Министром по налогам и сборам Республики Беларусь.
Глава 4
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
21. Делопроизводство по обращениям граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей, в министерстве ведется централизованно, отдельно от других видов производства и осуществляется должностными лицами отдела контроля и делопроизводства управления контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения. Делопроизводство по обращениям индивидуальных предпринимателей и юридических лиц ведется в общем порядке.
22. Все поступившие в министерство обращения граждан и юридических лиц, в том числе принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления.
23. Регистрация обращений граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей, осуществляется с использованием РКК в автоматизированном виде по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Обращения индивидуальных предпринимателей и юридических лиц регистрируются также в автоматизированном виде с использованием РКК по форме, устанавливаемой иным нормативным правовым актом, регулирующим вопрос делопроизводства.
В регистрационную форму РКК вносится вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращений, а также могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для поиска и анализа работы с обращениями граждан и юридических лиц.
24. Количество экземпляров РКК определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска и анализа работы по обращениям граждан и юридических лиц.
РКК, как правило, заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр РКК помещается в контрольную картотеку, второй вместе с обращением передается исполнителю. По мере исполнения обращений первые экземпляры РКК из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку, которая систематизируется по алфавиту фамилий заявителей.
25. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
Конверты с надписью "Лично" передаются адресату в закрытом виде. Если после вскрытия пакета в нем окажется обращение, оно передается для регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
26. На поступившем обращении в правом нижнем углу первой страницы или на другом свободном от текста месте ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
Регистрационный индекс для обращения гражданина состоит из кода корреспондента, порядкового номера обращения и первой буквы фамилии заявителя (например, 1-1-39/П-3), в коллективных обращениях вместо первой буквы фамилии указывается - "Кол". В автоматизированной системе учета и контроля вместо реквизита "Фамилия, имя, отчество заявителя" вносится слово "Коллективное".
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в министерство, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дробь (например, 1-1-39/П-3/1; 1-1-39/П-3/2).
27. После регистрации обращения в этот же день передаются руководству министерства в соответствии с распределением обязанностей, которое определяет соответствующих исполнителей, а при необходимости - порядок и сроки исполнения.
Поручения оформляются в форме резолюций на отдельном листе (рефератке), который приобщается к обращению.
Обращения, поступившие из вышестоящих государственных органов, иных организаций (от вышестоящих должностных лиц), требующих сообщить результаты рассмотрения, берутся на особый контроль.
На обращениях, взятых на особый контроль, в верхнем правом углу проставляется штамп "Контроль".
28. Обращения граждан или юридических лиц, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителю дан ответ в установленные законодательством сроки. Решение о снятии с контроля обращений принимается руководством министерства и другими должностными лицами, ответственными за своевременное и правильное рассмотрение обращений.
29. Обращение, которое поступило в министерство от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, является повторным.
Повторным обращениям при их поступлении в течение календарного года присваивается индекс первого обращения с дополнением порядкового номера, проставляемого через дробь после буквенного обозначения.
Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если гражданам или юридическим лицам даны ответы в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом лицам сообщается, что повторные обращения необоснованны и на основании статьи 12 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении переписки принимает Министр по налогам и сборам Республики Беларусь или его заместители.
30. Вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращения заносится в РКК в автоматизированном виде.
На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов исполнителем делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
Ответы на обращения граждан и юридических лиц оформляются на бланке и подписываются руководством министерства.
31. Обращения граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, документы по личному приему граждан возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, и формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел министерства. Обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей хранятся у исполнителей.
Документы в делах располагаются в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
Формирование и хранение дел по обращениям граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей, у исполнителей запрещено.
32. Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются исполнителю на доработку.
33. Срок хранения обращений граждан, документов по их рассмотрению - 5 лет. Решение о продлении сроков хранения или о постоянном хранении обращений, содержащих сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях или предложения по совершенствованию налоговой системы, принимается Центральной экспертной комиссией министерства.
Дела по обращениям граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей, передаются в архив через год после завершения делопроизводства. По истечении установленного срока хранения дела по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.
34. Обращения граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей, ежеквартально анализируются и обобщаются управлением контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения.
Результаты анализа работы с обращениями граждан не реже двух раз в год рассматриваются на заседаниях коллегии министерства.
35. Обращения, поступившие в министерство в электронном виде, в том числе по модемной связи или по системе Group Wise, а также обращения, поступившие на официальный сайт министерства, рассматриваются в порядке, установленном министерством.
Приложение 1
к Инструкции об организации
работы с обращениями граждан
и юридических лиц
в Министерстве по налогам
и сборам Республики Беларусь
ЖУРНАЛ
учета личного приема граждан и представителей юридических лиц
_____________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы должностного лица)
----+-------+-----------+---------------+-------+-------+------+--------------+------¬
¦N ¦Дата ¦Фамилия, ¦Адрес места ¦Краткое¦Дата и ¦Факти-¦Результат рас-¦Приме-¦
¦п/п¦предва-¦имя, отче- ¦жительства и ¦содер- ¦время ¦ческие¦смотрения об- ¦чание ¦
¦ ¦ритель-¦ство граж- ¦(или) работы ¦жание ¦приема,¦дата и¦ращения, если ¦ ¦
¦ ¦ной ¦данина, на-¦(учебы) гражда-¦вопроса¦на ко- ¦время ¦оно разрешено ¦ ¦
¦ ¦записи ¦именование ¦нина, контакт- ¦ ¦торые ¦приема¦в ходе приема,¦ ¦
¦ ¦на ¦юридиче- ¦ный телефон, ¦ ¦произ- ¦ ¦и (или) отмет-¦ ¦
¦ ¦прием ¦ского лица,¦адрес места на-¦ ¦ведена ¦ ¦ка о направле-¦ ¦
¦ ¦ ¦фамилия, ¦хождения юриди-¦ ¦запись ¦ ¦нии обращения ¦ ¦
¦ ¦ ¦имя, отче- ¦ческого лица, ¦ ¦ ¦ ¦для рассмотре-¦ ¦
¦ ¦ ¦ство пред- ¦контактный те- ¦ ¦ ¦ ¦ния в установ-¦ ¦
¦ ¦ ¦ставителя ¦лефон предста- ¦ ¦ ¦ ¦ленном порядке¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦вителя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------+-----------+---------------+-------+-------+------+--------------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+-------+-----------+---------------+-------+-------+------+--------------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-------+-----------+---------------+-------+-------+------+--------------+-------
Приложение 2
к Инструкции об организации
работы с обращениями
граждан и юридических лиц
в Министерстве по налогам
и сборам Республики Беларусь
Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан
N ______________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон __________
____________________________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Количество листов обращения_________________________________________
Количество листов приложений _______________________________________
Даты, индексы повторных обращений __________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________
Тематика ___________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата направления _____ Срок исполнения ______ Дата исполнения ______
Ход рассмотрения ___________________________________________________
____________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении ______________________
Результат рассмотрения обращения (N ____ дата ответа ______________)
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело N _____ _____ л.
| 
