Зарегистрировано в НРПА РБ 17 ноября 2008 г. N 8/19855
На основании Указа Президента Республики Беларусь от 3 июня 2008 г. N 294 "О документировании населения Республики Беларусь" Министерство иностранных дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации работы по выдаче, учету, обмену, изъятию, хранению и уничтожению дипломатического и служебного паспорта гражданина Республики Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу с 12 декабря 2008 г.
Министр С.Н.МАРТЫНОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства
иностранных дел
Республики Беларусь
30.09.2008 N 22
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ВЫДАЧЕ, УЧЕТУ, ОБМЕНУ,
ИЗЪЯТИЮ, ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ ДИПЛОМАТИЧЕСКОГО
И СЛУЖЕБНОГО ПАСПОРТА ГРАЖДАНИНА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке организации работы по выдаче, учету, обмену, изъятию, хранению и уничтожению дипломатического и служебного паспорта гражданина Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Положением о документах для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 3 июня 2008 г. N 294 "О документировании населения Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 135, 1/9740) (далее - Положение).
2. Настоящая Инструкция устанавливает порядок выдачи, учета, обмена, изъятия, хранения и уничтожения дипломатических и служебных паспортов в главном консульском управлении (далее - ГКУ) Министерства иностранных дел Республики Беларусь (далее - МИД).
Глава 2
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ И ОБМЕНА ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ
И СЛУЖЕБНЫХ ПАСПОРТОВ
3. Оформление дипломатических и служебных паспортов производится:
3.1. гражданам, указанным в абзацах двадцать втором, двадцать третьем и двадцать пятом пункта 22 и абзаце десятом пункта 23 Положения (далее - граждане, являющиеся работниками системы МИД), - на основании приказа МИД либо докладной записки руководителя структурного подразделения, завизированной курирующим заместителем Министра;
3.2. иным гражданам, указанным в пунктах 22 и 23 Положения (далее - граждане, не являющиеся работниками системы МИД), - на основании заявки командирующего государственного органа, иной государственной организации (далее - заявка) по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Заявка оформляется на фирменном бланке организации за подписью руководителя организации либо его заместителя, заверяемой печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
4. Выдача и обмен дипломатического или служебного паспорта осуществляются при предоставлении в ГКУ МИД документов, указанных в части второй пункта 29 Положения. При этом заполненная гражданином учетная карточка выезжающего за пределы Республики Беларусь (далее - учетная карточка) представляется по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
В случае обмена или выдачи нового паспорта заполняется новая учетная карточка, а прежняя подлежит списанию в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
5. Заполнение реквизитов дипломатического и служебного паспорта осуществляется ГКУ МИД с использованием автоматизированной информационной системы "Паспорт".
6. Выдача дипломатических и служебных паспортов производится непосредственно гражданам, являющимся работниками системы МИД, под роспись в учетной карточке.
Выдача дипломатических и служебных паспортов граждан, не являющихся работниками системы МИД, производится уполномоченному лицу командирующего государственного органа, иной государственной организации под роспись в каждой учетной карточке.
Глава 3
ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ
И СЛУЖЕБНЫХ ПАСПОРТОВ
7. Учет дипломатических и служебных паспортов в ГКУ МИД ведется с использованием учетных карточек, а также автоматизированной информационной системы "Паспорт".
Учетные карточки хранятся в сейфах или металлических шкафах (ящиках) в ГКУ МИД до списания дипломатических или служебных паспортов и располагаются в алфавитном порядке.
Информация о выданном паспорте заносится в журнал учета выдачи дипломатических паспортов Республики Беларусь либо журнал учета выдачи служебных паспортов Республики Беларусь по формам согласно приложению 3 к настоящей Инструкции. Страницы журналов должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены гербовой печатью.
8. Дипломатические и служебные паспорта граждан, являющихся работниками системы МИД, хранятся в сейфах или металлических шкафах (ящиках) в ГКУ МИД.
Порядок хранения дипломатических и служебных паспортов граждан, не являющихся работниками системы МИД, определяется командирующим государственным органом, иной государственной организацией.
9. Работники МИД, дипломатические курьеры МИД не позднее десяти дней после их возвращения в Республику Беларусь из служебной командировки сдают дипломатические и служебные паспорта на хранение в ГКУ МИД.
10. Работники загранучреждений Республики Беларусь, члены их семей не позднее десяти дней после их возвращения в Республику Беларусь в связи с окончанием срока работы в загранучреждении сдают дипломатические и служебные паспорта в ГКУ МИД.
11. Работники загранучреждений Республики Беларусь и члены их семей после получения дипломатической или служебной карточки в государстве пребывания сдают дипломатические или служебные паспорта на хранение лицу, уполномоченному руководителем этого загранучреждения.
12. Граждане, не являющиеся работниками системы МИД, не позднее десяти дней после их возвращения в Республику Беларусь из служебной командировки сдают дипломатические и служебные паспорта на хранение в командирующий государственный орган, иную государственную организацию в порядке, определенном этим государственным органом, иной государственной организацией.
Глава 4
ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ В СЛУЧАЕ УТРАТЫ (ХИЩЕНИЯ)
ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ И СЛУЖЕБНЫХ ПАСПОРТОВ
13. При утрате (хищении) дипломатического или служебного паспорта граждане, являющиеся работниками системы МИД, обязаны в семидневный срок составить служебную записку на имя заместителя Министра иностранных дел, курирующего ГКУ МИД, или руководителя загранучреждения, в которой указываются причины и обстоятельства утраты (хищения) дипломатического или служебного паспорта.
По факту утраты (хищения) дипломатического или служебного паспорта проводится служебное расследование.
14. Командирующие государственные органы, иные государственные организации, ответственные за хранение дипломатических и служебных паспортов, обязаны незамедлительно письменно уведомить ГКУ МИД об утрате (хищении) дипломатического или служебного паспорта, а также представить документы о результатах розыска утраченных (похищенных) дипломатических или служебных паспортов.
15. После получения служебной записки и (или) информации об утрате (хищении) дипломатического или служебного паспорта ГКУ МИД вносит соответствующую отметку в учетную карточку и не позднее чем в трехдневный срок направляет сведения о таком документе в органы пограничной службы.
Глава 5
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ И СЛУЖЕБНЫХ ПАСПОРТОВ
16. Для списания и уничтожения дипломатических и служебных паспортов, признанных недействительными, в МИД создается комиссия, состав которой определяется приказом МИД.
ГКУ МИД определяет круг лиц, утративших право на использование дипломатических и служебных паспортов, на основании ежеквартальных списков, предоставляемых:
управлением кадров МИД в отношении лиц, уволенных из системы МИД;
руководителями загранучреждений в отношении работников, завершивших работу в загранучреждении, а также членов их семей;
командирующими государственными органами, иными государственными организациями в отношении уволенных или перешедших на другую работу сотрудников.
К передаваемым на списание дипломатическим и служебным паспортам работников командирующих государственных органов, иных государственных организаций прилагается сопроводительное письмо (на фирменном бланке организации, за подписью руководителя организации либо его заместителя, с наличием гербовой печати) с указанием фамилии, имени, отчества владельца дипломатического или служебного паспорта, его паспортных данных и оснований для списания паспорта.
Полученная обобщенная информация используется:
для внесения необходимых изменений в учетные карточки и данные автоматизированной информационной системы "Паспорт";
при выдаче и обмене дипломатических и служебных паспортов и их списании.
17. Дипломатические и служебные паспорта подлежат списанию в случае возникновения необходимости их обмена по основаниям, указанным в пункте 28 Положения.
18. Списание дипломатических и служебных паспортов производится ежеквартально. Комиссия, указанная в части первой пункта 16 настоящей Инструкции, составляет акт об изъятии и уничтожении дипломатических и служебных паспортов Республики Беларусь по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции. Акт подписывается членами комиссии и утверждается заместителем Министра, курирующим ГКУ МИД.
При списании дипломатического или служебного паспорта его номер вырезается и наклеивается в журнал учета выдачи дипломатических паспортов Республики Беларусь либо журнал учета выдачи служебных паспортов Республики Беларусь соответственно, вносятся соответствующие отметки в автоматизированную информационную систему "Паспорт".
19. Управление обеспечения дипломатической службы МИД организует уничтожение бланков списанных дипломатических и служебных паспортов и учетных карточек путем сжигания либо измельчения.
Приложение 1
к Инструкции о порядке
организации работы по выдаче,
учету, обмену, изъятию, хранению
и уничтожению дипломатического
и служебного паспорта гражданина
Республики Беларусь
Исх. N ________ Министерство иностранных дел
"__" __________ Республики Беларусь
Главное консульское управление
ЗАЯВКА
на оформление выезда за пределы Республики Беларусь
в служебную командировку
Просим оформить выезд в ___________________________________________________
(указать страну выезда)
1. ________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность, номер дипломатического
или служебного паспорта, дата выдачи)
2. ________________________________________________________________________
Выезд "__" ___________________ 20__ г. сроком на ___________ дней.
По маршруту _______________________________________________________________
Вид транспорта ____________________________________________________________
Цель поездки ______________________________________________________________
(указать подробно)
Основание выезда __________________________________________________________
(номер и дата приказа, распоряжения, согласия Президента
Республики Беларусь на выезд)
Поездка финансируется _____________________________________________________
(указать за счет приглашающей или командирующей
стороны осуществляется поездка)
Получение дипломатического или служебного паспорта доверяется _____________
(указать
___________________________________________________________________________
фамилию, имя, отчество, должность уполномоченного за сдачу и получение
___________________________________________________________________________
документов в главном консульском управлении Министерства иностранных дел
Республики Беларусь)
Образец подписи уполномоченного за сдачу и получение
документов в главном консульском управлении
Министерства иностранных дел Республики Беларусь __________________
(подпись)
Приложение: паспорта - _________________ шт.
анкеты, фото - _____________ шт.
приглашение.
Должность руководителя _________________ _______________________
(подпись) (ф.и.о.)
М.П.
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность уполномоченного за сдачу и получение
документов в главном консульском управлении Министерства иностранных
дел Республики Беларусь, его контактный телефон)
Приложение 2
к Инструкции о порядке
организации работы по выдаче,
учету, обмену, изъятию, хранению
и уничтожению дипломатического
и служебного паспорта гражданина
Республики Беларусь
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА
выезжающего за пределы Республики Беларусь
-----------¬
Фамилия ______________________________________________________ ¦ ¦
Имя __________________________________________________________ ¦ ¦
Отчество _____________________________________________________ ¦Место для ¦
Гражданство __________________________________________________ ¦фотографии¦
Дата рождения ________________________________________________ ¦ ¦
Идентификационный номер ______________________________________ ¦ ¦
Пол ______________ Место рождения ____________________________ ¦ ¦
¦-----------
___________________________________________________________________________
Семейное положение ________________________________________________________
Место работы, должность ___________________________________________________
___________________________________________________________________________
Кем командирован __________________________________________________________
Цель поездки ______________________________________________________________
Номер, дата решения о командировании ______________________________________
Дополнительные сведения ___________________________________________________
Личная подпись ____________________________________________________________
Оборотная сторона
Паспорт ___________________________________________________________________
(дипломатический, служебный)
Серия, номер ______________________________________________________________
Срок действия _____________________________________________________________
Данные учетной карточки выезжающего за пределы Республики Беларусь
с паспортом гражданина Республики Беларусь сверены.
--------------¬
¦ Служебные ¦
Паспорт оформлен __________________________________________ ¦ отметки ¦
(дата) ¦_____________¦
___________________________________________________________ ¦_____________¦
(подпись, фамилия служебного лица) ¦_____________¦
___________________________________________________________ ¦_____________¦
(должность, фамилия и подпись лица, получившего паспорт) ¦_____________¦
¦--------------
Приложение 3
к Инструкции о порядке
организации работы по выдаче,
учету, обмену, изъятию, хранению
и уничтожению дипломатического
и служебного паспорта гражданина
Республики Беларусь
ЖУРНАЛ
учета выдачи дипломатических паспортов Республики Беларусь
----+------------+--------------------------------+-----------+------------¬
¦ N ¦Фамилия, имя¦ Номер дипломатического ¦Дата выдачи¦Номер заявки¦
¦п/п¦ отчество ¦ паспорта ¦ ¦ ¦
+---+------------+--------------------------------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+--------------------------------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
ЖУРНАЛ
учета выдачи служебных паспортов Республики Беларусь
----+------------------+-------------------------+-----------+------------¬
¦ N ¦ Фамилия, имя, ¦Номер служебного паспорта¦Дата выдачи¦Номер заявки¦
¦п/п¦ отчество ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------+-------------------------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------+-------------------------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 4
к Инструкции о порядке
организации работы по выдаче,
учету, обмену, изъятию, хранению
и уничтожению дипломатического
и служебного паспорта гражданина
Республики Беларусь
Министерство иностранных дел УТВЕРЖДАЮ
Республики Беларусь Заместитель Министра
иностранных дел
Республики Беларусь
____________________
(ф.и.о.)
"__" ________ 20_ г.
АКТ N _______
_____________________
(дата)
г. Минск
Об изъятии и уничтожении дипломатических
и служебных паспортов Республики Беларусь
Мы, нижеподписавшиеся, _______________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность
членов комиссии)
составили настоящий акт в том, что нами изъяты для уничтожения
дипломатические и служебный паспорта, оформленные Министерством иностранных
дел Республики Беларусь.
Нижеперечисленные бланки дипломатических и служебных паспортов выделены
к уничтожению в связи с ___________________________________________________
(указать причину уничтожения)
----+------------+-------------+-------------+-----------+----------------¬
¦ N ¦ Фамилия, ¦Дата рождения¦Серия и номер¦Дата выдачи¦Причина списания¦
¦п/п¦ имя, ¦ владельца ¦ паспорта ¦ паспорта ¦ паспорта ¦
¦ ¦ отчество ¦ паспорта ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+-------------+-------------+-----------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+-------------+-------------+-----------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Всего подлежит уничтожению ______ паспортов.
Документы перед уничтожением сверили с записями в акте, произвели
отметку в журнале учета выдачи дипломатических паспортов Республики
Беларусь и полностью уничтожили путем измельчения.
"__" _________________ 20__ г.
_____________________________
(подписи членов комиссии)
_____________________________
| 
