Зарегистрировано в НРПА РБ 15 января 2009 г. N 8/20326
На падставе артыкула 6 Закона Рэспублiкi Беларусь ад 22 сакавiка 1995 года "Аб бiблiятэчнай справе ў Рэспублiцы Беларусь" у рэдакцыi Закона Рэспублiкi Беларусь ад 11 лiстапада 2002 года i Палажэння аб Мiнiстэрстве культуры Рэспублiкi Беларусь, зацверджанага пастановай Савета Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь ад 30 кастрычнiка 2001 г. N 1558 "Вопросы Министерства культуры Республики Беларусь", Мiнiстэрства культуры Рэспублiкi Беларусь ПАСТАНАЎЛЯЕ:
1. Зацвердзiць прыкладзеную Iнструкцыю аб парадку ажыццяўлення ўнутрырэспублiканскага дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў.
2. Дадзеная пастанова ўступае ў сiлу пасля яе афiцыйнага апублiкавання.
Мiнiстр У.Ф.МАТВЕЙЧУК
УЗГОДНЕНА УЗГОДНЕНА
Старшыня Старшыня
Брэсцкага абласнога Вiцебскага абласнога
выканаўчага камiтэта выканаўчага камiтэта
К.А.Сумар А.М.Косiнец
16.12.2008 15.12.2008
УЗГОДНЕНА УЗГОДНЕНА
Намеснiк старшынi Старшыня
Гомельскага абласнога Гродзенскага абласнога
выканаўчага камiтэта выканаўчага камiтэта
П.А.Кiрычэнка У.Я.Саўчанка
16.12.2008 15.12.2008
УЗГОДНЕНА УЗГОДНЕНА
Старшыня Першы намеснiк старшынi
Мiнскага абласнога Магiлёўскага абласнога
выканаўчага камiтэта выканаўчага камiтэта
Л.Ф.Крупец У.В.Краўцоў
15.12.2008 24.12.2008
УЗГОДНЕНА
Старшыня
Мiнскага гарадскога
выканаўчага камiтэта
М.Я.Паўлаў
18.12.2008
ЗАЦВЕРДЖАНА
Пастанова
Мiнiстэрства культуры
Рэспублiкi Беларусь
31.12.2008 N 49
IНСТРУКЦЫЯ
АБ ПАРАДКУ АЖЫЦЦЯЎЛЕННЯ ЎНУТРЫРЭСПУБЛIКАНСКАГА
ДАКУМЕНТААБМЕНУ I ПЕРАРАЗМЕРКАВАННЯ ДАКУМЕНТАЎ
1. Iнструкцыя аб парадку ажыццяўлення ўнутрырэспублiканскага дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў (далей - Iнструкцыя) мае мэту ўпарадкавання i ўстанаўлення адзiных правiлаў арганiзацыi работы па выкарыстаннi сукупнага фонду бiблiятэк краiны шляхам абмену i пераразмеркавання празмерна дублетных i няпрофiльных дакументаў памiж бiблiятэкамi незалежна ад iх ведамаснай падпарадкаванасцi. Iнструкцыя распрацавана ў адпаведнасцi з артыкуламi 15, 19 i 20 Закона Рэспублiкi Беларусь ад 22 сакавiка 1995 года "Аб бiблiятэчнай справе ў Рэспублiцы Беларусь" у рэдакцыi Закона Рэспублiкi Беларусь ад 11 лiстапада 2002 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., N 20, арт. 238; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., N 128, 2/896).
Палажэннi Iнструкцыi не распаўсюджваюцца на бiблiятэчныя фонды, аднесеныя да гiсторыка-культурных каштоўнасцей, каштоўныя i рэдкiя выданнi, калекцыi, якiя ўтрымлiваюць каштоўныя металы i каштоўныя камянi, уключаныя ў культурна-гiстарычны фонд Дзяржаўнага фонду каштоўных металаў i каштоўных камянёў Рэспублiкi Беларусь.
2. У гэтай Iнструкцыi выкарыстоўваюцца наступныя тэрмiны i iх азначэннi:
2.1. абменны фонд - упарадкаваная сукупнасць дакументаў бiблiятэкi, прызначаная для эквiвалентнага абмену памiж бiблiятэкамi i пераразмеркавання;
2.2. арганiзацыя фонду - сукупнасць працэсаў прыёму, улiку, тэхнiчнай апрацоўкi, размяшчэння i захавання дакументаў;
2.3. асноўны фонд - масiў дакументаў, сфармiраваны згодна з профiлем бiблiятэкi i прызначаны для пастаяннага захоўвання i выкарыстання;
2.4. выключэнне дакументаў з фонду (рэкамплектаванне) - адбор, выдаленне з фонду i зняцце з улiку дакументаў, далейшае захаванне якiх у адпаведнасцi з iснуючымi правiламi прызнана немэтазгодным (няпрофiльных, састарэлых па змесце, празмерна дублетных i iншых);
2.5. дакумент - носьбiт iнфармацыi, у тым лiку электронны, на якiм iнфармацыя змяшчаецца ў выглядзе тэксту, гуказапiсу або выявы, якi прызначаны для перадачы ў часе i прасторы ў мэтах захоўвання i грамадскага выкарыстання;
2.6. дублетны экзэмпляр - паўторны экзэмпляр дакумента ў фондзе бiблiятэкi. Дублетныя экзэмпляры могуць быць запланаваны пры камплектаваннi фонду ў адпаведнасцi з нарматыўнымi прававымi актамi;
2.7. iнвентарызацыя дакументаў - iндывiдуальны ўлiк кожнай адзiнкi захоўвання ў парадку яе паступлення ў бiблiятэчны фонд;
2.8. камплектаванне фонду - сукупнасць працэсаў выяўлення, адбору, заказу, набыцця, атрымання i рэгiстрацыi дакументаў, якiя адпавядаюць задачам бiблiятэкi, профiлю камплектавання яе фондаў;
2.9. папаўненне фонду - працэс уводу дакументаў у фонд пасля праверкi на адпаведнасць заказу, ажыццяўлення ўлiку i апрацоўкi;
2.10. унутрырэспублiканскае пераразмеркаванне дакументаў (далей - пераразмеркаванне дакументаў) - арганiзацыя развiцця сукупнага дакументнага фонду краiны шляхам бязвыплатнай перадачы з адной бiблiятэкi празмерна дублетных i няпрофiльных дакументаў у другую бiблiятэку для папаўнення яе фонду;
2.11. празмерна дублетныя дакументы - залiшнiя дакументы для фонду пэўнай бiблiятэкi;
2.12. профiль камплектавання (тэматыка-тыпалагiчны план) - нарматыўны дакумент, зацверджаны дырэктарам, якi рэгламентуе асноўныя накiрункi i асаблiвасцi камплектавання бiблiятэкi, вызначае тэматыку, вiды i экзэмплярнасць дакументаў, якiя ўключаюцца ў фонд;
2.13. рэгiстрацыя дакументаў - запiс звестак аб дакументах, прызначаных для захоўвання i выкарыстання ў бiблiятэцы, у iнвентарную кнiгу або iншую ўлiковую форму;
2.14. улiк фондаў - комплекс аперацый, якiя забяспечваюць фiксацыю звестак аб складзе, аб'ёме i руху фонду;
2.15. унутрырэспублiканскi дакументаабмен (далей - дакументаабмен) - абмен дакументамi памiж бiблiятэкамi i iншымi юрыдычнымi асобамi ў межах Рэспублiкi Беларусь;
2.16. фармiраванне фонду - сукупнасць працэсаў камплектавання, арганiзацыi фонду, выключэння дакументаў, а таксама кiравання фондамi;
2.17. фонд бiблiятэкi - упарадкаваная сукупнасць дакументаў (улiковых адзiнак), якiя адпавядаюць задачам бiблiятэкi i прызначаны для захоўвання i выкарыстання.
3. Дакументаабмен i пераразмеркаванне дакументаў з'яўляюцца накiрункамi карпаратыўнага ўзаемадзеяння бiблiятэк i iншых iнфармацыйных арганiзацый па фармiраваннi i развiццi сукупнага бiблiятэчнага фонду Рэспублiкi Беларусь i ажыццяўляюцца ў адпаведнасцi з сапраўднай Iнструкцыяй, iншымi актамi заканадаўства.
4. Ажыццяўляць дакументаабмен могуць бiблiятэкi i iншыя ўстановы Рэспублiкi Беларусь незалежна ад iх ведамаснай падпарадкаванасцi i формаў уласнасцi.
5. Дакументаабмен i пераразмеркаванне дакументаў арганiзуюцца па тэрытарыяльным i тэрытарыяльна-галiновым прынцыпах у межах краiны ў адпаведнасцi з Законам Рэспублiкi Беларусь "Аб бiблiятэчнай справе ў Рэспублiцы Беларусь", дзеючымi дзяржаўнымi стандартамi i iншымi нарматыўнымi прававымi актамi.
6. Дакументаабмен i пераразмеркаванне дакументаў ажыццяўляюцца з выкарыстаннем абменных фондаў бiблiятэк у адпаведнасцi з пiсьмовымi дамовамi (пагадненнямi), пiсьмамi.
7. Мэтай дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў з'яўляецца аптымальнае размеркаванне сукупнага бiблiятэчнага фонду краiны, а таксама рацыянальнае выкарыстанне бязвыплатных крынiц камплектавання.
8. Задачамi дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў з'яўляюцца:
пазбаўленне бiблiятэчных фондаў ад няпрофiльных, празмерна дублетных дакументаў;
папаўненне фондаў бiблiятэк неабходнымi айчыннымi i замежнымi дакументамi шляхам абмену i пераразмеркавання дакументаў.
9. У бiблiятэках, якiя ажыццяўляюць дакументаабмен i пераразмеркаванне дакументаў, прадугледжваюцца:
функцыянаванне асобнага структурнага падраздзялення, вызначэнне асобных штатных адзiнак, адказных за выкананне адпаведных абавязкаў, з iх замацаваннем у службовых iнструкцыях;
выдзяленне асобнага памяшкання (часткi памяшкання) для размяшчэння абменнага фонду i работы з iм.
10. Абменныя фонды ўваходзяць у сiстэму фондаў бiблiятэкi, якая iх фармiруе, i з'яўляюцца iх дапаможнай (службовай) часткай.
11. Абменныя фонды фармiруюцца з празмерна дублетных, няпрофiльных для пэўнай бiблiятэкi дакументаў, якiя паступiлi:
пасля выключэння (спiсання) дакументаў з дзеючых;
у якасцi падарункаў i ахвяраванняў ад арганiзацый i прыватных асоб.
12. З асноўных фондаў бiблiятэк у абменныя фонды накiроўваюцца толькi тыя дакументы, якiя выключаны з формаў iндывiдуальнага ўлiку i зняты з балансу.
13. Тэхналогiя ўлiку абменных фондаў вызначаецца кожнай бiблiятэкай самастойна ў адпаведнасцi з заканадаўствам.
14. Даныя аб арганiзацыi абменных фондаў, iх папаўненнi i руху падлягаюць пастаяннай i своечасовай фiксацыi ў актах-пуцёўках, картатэках, базах даных, актах i iншых улiковых формах, прынятых у пэўнай бiблiятэцы.
15. Для ўзаемнага iнфармавання аб складзе абменных фондаў бiблiятэкi рэгулярна фармiруюць i распаўсюджваюць (у тым лiку i па электронных каналах) спiсы (паказальнiкi, пералiкi) дакументаў, прызначаных для дакументаабмену i пераразмеркавання.
16. Дакументаабмен i пераразмеркаванне дакументаў можа здзяйсняцца на пастаяннай аснове i па разавых запытах. Адпаведна афармляюцца доўгатэрмiновыя дамовы (пагадненнi) або пiсьмы.
17. Працэсы дакументаабмену, пераразмеркавання дакументаў афармляюцца адпаведнымi актамi, якiя складаюцца ў двух экзэмплярах i дапаўняюцца спiсамi (пералiкамi) перадаваемых дакументаў. Акты завяраюцца подпiсамi супрацоўнiкаў, адказных за перадачу-прыём дакументаў, i зацвярджаюцца кiраўнiкамi (упаўнаважанымi асобамi) бiблiятэк.
18. Расходы па транспарцiроўцы дакументаў, якiя перадаюцца ў межах дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў, аплачваюцца па дамоўленасцi бакоў.
19. Дакументацыя па пытаннях дакументаабмену i пераразмеркавання дакументаў (дамовы, пагадненнi, пiсьмы, заяўкi, акты, акты-пуцёўкi i iншыя суправаджальныя дакументы) захоўваюцца ў бiблiятэках у адпаведнасцi з агульнымi правiламi справаводства.
| 
