Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 19 мая 2009 г. N 8/20940
На основании подпункта 9.4 пункта 9 Положения о Министерстве внутренних дел Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 4 декабря 2007 г. N 611, Министерство внутренних дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации архивной работы в органах внутренних дел Республики Беларусь (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата и центрального подчинения Министерства внутренних дел Республики Беларусь, главного управления внутренних дел Минского городского исполнительного комитета, управлений внутренних дел областных исполнительных комитетов, управления внутренних дел на транспорте Министерства внутренних дел Республики Беларусь, учреждений образования и организаций здравоохранения Министерства внутренних дел Республики Беларусь, иных подразделений, входящих в систему органов внутренних дел Республики Беларусь:
организовать архивную работу в соответствии с требованиями Инструкции;
обеспечить контроль за подготовкой документов по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов.
3. Департаменту финансов и тыла Министерства внутренних дел Республики Беларусь обеспечить архивы необходимым имуществом и оборудованием, осуществить изготовление необходимого количества журналов и бланков документов в соответствии с установленными в Инструкции формами.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на информационно-аналитическое управление Министерства внутренних дел Республики Беларусь.
Исполняющий обязанности Министра
генерал-майор милиции А.Н.КУЛЕШОВ
СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции
Республики Беларусь
В.Г.Голованов
29.04.2009
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства внутренних дел
Республики Беларусь
05.05.2009 N 130
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОЙ РАБОТЫ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ
ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция об организации архивной работы в органах внутренних дел Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Беларуси от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11), постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. N 7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 22, 8/13667) и устанавливает единый порядок комплектования, учета, хранения и использования архивных документов в структурных подразделениях центрального аппарата и центрального подчинения Министерства внутренних дел Республики Беларусь (далее - МВД), главном управлении внутренних дел Минского городского исполнительного комитета (далее - ГУВД), управлениях внутренних дел областных исполнительных комитетов (далее - УВД), управлениях, отделах внутренних дел городских, районных исполнительных комитетов (местных администраций), управлении внутренних дел на транспорте Министерства внутренних дел Республики Беларусь и подчиненных ему органов внутренних дел на транспорте, учреждениях образования и организациях здравоохранения МВД, иных подразделениях, входящих в систему органов внутренних дел (далее - ОВД).
2. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и их определения:
архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника;
архивная коллекция - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам - тематическому, номинальному, хронологическому и так далее;
архивная работа - деятельность по комплектованию архивов, организации хранения, учета и использования архивных документов;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой;
архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса;
архивная копия документа - дословное воспроизведение машинописным или иным способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу и официально заверенного архивом;
архивная выписка - дословное воспроизведение части документа;
временное хранение архивных документов - хранение архивных документов в создаваемых архивах в течение периода, установленного законодательством Республики Беларусь;
объединенный архивный фонд - это архивный фонд, состоящий из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой определенные связи - однородность функций, общую подчиненность и так далее;
постоянное хранение архивных документов - бессрочное (вечное) хранение документов;
срок хранения - установленный в соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД и иных актов законодательства Республики Беларусь период обеспечения сохранности документов;
фондообразователь - подразделение ОВД, в деятельности которого образуется документальный фонд.
3. Архивы в ОВД (далее - архивы) формируются в:
МВД;
ГУВД;
УВД.
4. Архивы осуществляют:
прием на хранение документов, состав которых определен настоящей Инструкцией;
экспертизу ценности архивных документов;
комплектование архивных фондов;
сохранность принятых на хранение документов;
учет хранящихся документов;
проверку наличия и состояния принятых на хранение документов и дел;
использование документов архива;
подготовку и передачу документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в установленном законодательством порядке.
Глава 2
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ. УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5. Архивы принимают на хранение (по территориальности):
дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;
личные дела сотрудников, откомандированных (переведенных) для дальнейшего прохождения службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь, других воинских формированиях и военизированных организациях с исключением из кадров МВД, а также уволенных сотрудников и лиц из числа гражданского персонала (далее - личные дела сотрудников);
пенсионные дела сотрудников и лиц из числа гражданского персонала (далее - пенсионные дела);
личные дела осужденных (заключенных под стражу) лиц, умерших в учреждениях уголовно-исполнительной системы МВД (далее - личные дела осужденных);
уголовные дела, производство по которым прекращено в соответствии с требованиями Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь (далее - прекращенные уголовные дела);
лицевые счета по выплате заработной платы сотрудникам и лицам из числа гражданского персонала (далее - лицевые счета сотрудников);
дела, заведенные в результате оперативно-розыскной деятельности ОВД.
6. Передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в архивы осуществляется в соответствии с законодательством, регламентирующим делопроизводство и архивное дело. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архивы не передаются, а находятся на оперативном хранении в ОВД и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению начальника ОВД, если представляют научную, историческую, практическую и иную ценность.
7. Личные и пенсионные дела сотрудников принимаются в архив по описи согласно приложению 1 к настоящей Инструкции вместе с алфавитными карточками согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Если в архив поступило пенсионное дело сотрудника, а на хранении уже находится его личное дело, то в алфавитную карточку личного дела дополнительно записывается архивный номер пенсионного дела.
8. Личные дела осужденных принимаются в архив по описи согласно приложению 1 к настоящей Инструкции вместе с алфавитными карточками согласно приложению 3 к настоящей Инструкции.
9. Личные и пенсионные дела сотрудников, личные дела осужденных систематизируются в описи в алфавитном порядке.
10. Прекращенные уголовные дела принимаются в архив по описи согласно приложению 4 к настоящей Инструкции не позднее шести месяцев со дня вынесения постановления о прекращении предварительного расследования. Прекращенные уголовные дела систематизируются в описи в хронологическом порядке по году возбуждения уголовного дела, в пределах одного хронологического раздела - в алфавитном порядке фамилий.
11. Дела, заведенные в результате оперативно-розыскной деятельности ОВД, принимаются в архив в строгом соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД, регламентирующих порядок обращения с секретными документами.
12. Лицевые счета сотрудников принимаются в архив сформированными в алфавитном порядке.
13. При приеме личных и пенсионных дел сотрудников, личных дел осужденных проверяется:
оформление обложки дела с указанием наименования ОВД, заголовка дела, даты начала и окончания дела, сроков хранения;
нумерация и количество листов в деле;
правильность составления внутренней описи документов дела;
подшивка или переплет дела.
14. В архиве учету подлежат фонды, объединенные фонды, коллекции, описанные и неописанные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи, номенклатуры дел, страховые копии документов и другие единицы хранения.
В архиве в обязательном порядке используются (ведутся) следующие основные учетные документы:
книга учета поступления и выбытия дел согласно приложению 5 к настоящей Инструкции;
список фондов согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;
карточка фонда согласно приложению 7 к настоящей Инструкции;
журнал учета выдачи (высылки) дел из архива во временное пользование согласно приложению 8 к настоящей Инструкции;
паспорт архива согласно приложению 9 к настоящей Инструкции;
алфавитная карточка;
опись дел;
номенклатура дел.
Все основные учетные документы хранятся постоянно. Допускается использование вспомогательных учетных документов, необходимость которых определяется начальником подразделения, которому подчинен архив. Учет отдельных видов архивных документов может быть совмещен (заменен) ведением компьютерного учета.
Учетные документы устаревших форм не уничтожаются и подлежат хранению для обеспечения учетной и справочной работы.
15. В книге учета поступления и выбытия дел производится первичная регистрация поступления дел в архив и выбытия дел из архива. Каждое поступление или выбытие дел регистрируется за очередным порядковым номером. Количество поступивших и выбывших дел ежегодно подсчитывается и оформляется в книге учета поступления и выбытия дел.
16. Список фондов служит для общего учета всех поступивших в архив фондов. Каждому поступающему на хранение фонду присваивается порядковый номер. В список фондов название фонда записывается только один раз при первом поступлении документов. В списке фондов фиксируется название фондообразователя на момент поступления фонда в архив. Номер выбывшего фонда не присваивается поступившему на хранение фонду. При поступлении на хранение фонда ликвидированного ОВД фонду присваивается его последнее название. Объединенный фонд вносится под обобщенным названием.
17. Карточка фонда служит для учета фонда в архиве. Карточка фонда составляется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивную коллекцию и заполняется на основании записей в книге учета поступления и выбытия дел. Название объединенного фонда приводится в карточке полностью с перечислением названий всех фондообразователей. В реквизите "Примечание" в карточках фонда оговариваются особенности физического состояния документов фонда и наличие в фонде особо ценных и уникальных документов. Если на лицевой или оборотной стороне карточки фонда не остается места для очередных записей, заводится карточка-продолжение. Карточка фонда заполняется в двух экземплярах, один из которых направляется в архив МВД один раз в пять лет.
18. В журнале учета выдачи (высылки) дел из архива во временное пользование фиксируется выдача и высылка дел из архива. Выдача и высылка дел во временное пользование осуществляется только с разрешения руководителя ОВД, которому подчинен архив. Высылка (отправка) дел во временное пользование производится Государственной фельдъегерской службой Республики Беларусь при Министерстве связи и информатизации Республики Беларусь или нарочным.
19. Паспорт архива служит для учета:
количества фондов;
описанных дел всех сроков хранения и неописанных дел;
карточек справочных картотек.
Паспорт архива включает сведения об условиях хранения документов и составе кадров архива.
20. Опись дел является первичным учетным документом дел. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом номера, а суммарный учет - составлением итоговой записи к описи, сведения которой являются основанием для ведения прочих учетных документов.
Описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения при поступлении в архив присваиваются порядковые номера, начиная с N 1. Архивные номера делам по всем разделам описи N 1 присваиваются в валовом порядке по мере поступления дел до тех пор, пока их число не достигнет максимальной четырехзначной цифры (9999). Следующей описи дел данного фонда присваивается очередной порядковый номер.
Ко всем описям, имеющим единый номер, в конце последней из них составляется итоговая запись, которая помещается за последней описательной статьей. В итоговой записи указываются цифрами и прописью общее количество дел данной описи, первый и последний архивные номера дел, литерные и пропущенные номера дел, должность, подпись лица, составившего запись, и дата.
Каждый том дела учитывается в описи как отдельное дело под самостоятельным архивным номером. Первый и второй экземпляры описей дел хранятся раздельно. Первый экземпляр описи является страховым и в справочной работе не используется.
21. Дело фонда ведется на каждый фонд архива.
В дело фонда включаются:
опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;
акты о выделении к уничтожению архивных дел (документов), не подлежащих хранению, согласно приложению 10 к настоящей Инструкции;
акты о неисправимых повреждениях дел (документов) согласно приложению 11 к настоящей Инструкции;
акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению 12 к настоящей Инструкции;
акты проверки наличия и состояния дел согласно приложению 13 к настоящей Инструкции;
акты об изъятии архивного личного дела согласно приложению 14 к настоящей Инструкции.
Все листы в деле фонда подшиваются и нумеруются. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. Документы в дело фонда подшиваются в хронологическом порядке. Переработанные старые описи дел в дела фондов не включаются, а подшиваются в отдельные дела.
22. Ежегодно по состоянию на 1 января следующего за отчетным года архивы составляют в двух экземплярах:
паспорт архива;
сведения об изменениях в составе и объеме фондов согласно приложению 15 к настоящей Инструкции.
Один экземпляр паспорта архива и сведений об изменениях в составе и объеме фондов ежегодно до 15 января следующего за отчетным года представляется в архив МВД.
Глава 3
КЛАССИФИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
23. Под классификацией архивных документов понимается группировка документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Документы классифицируются для правильного учета, хранения и использования документной информации.
Совокупность документов, образующихся в деятельности фондообразователя, составляет его документальный фонд.
Совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Архивный фонд не подлежит дроблению. Недопустимо разделение документов одного архивного фонда между несколькими архивами.
Разновидностями архивного фонда являются объединенный архивный фонд и архивная коллекция.
Совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому, объектному), представляет собой архивную коллекцию. Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Архивная коллекция, поступившая в архив из другого архива, расформированию не подлежит. Архивная коллекция может пополняться новыми документами. Не допускается образование коллекции на базе нескольких архивных фондов, связанных между собой направлением деятельности фондообразователей и их территориальной принадлежностью.
В названии архивной коллекции, как правило, фиксируются вид (виды) документов, тема, период и иные признаки группировки, ставшие основанием для создания коллекции.
24. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов архивных фондов с целью формирования архивных фондов и архивных коллекций.
Работа по фондированию осуществляется в архиве при описании принятых документов, переработке старых неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего ОВД.
При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:
входящие документы относятся к фонду того ОВД, которым они получены;
копии исходящих документов относятся к фонду ОВД, который является автором документов.
Каждому архивному фонду присваивается название, соответствующее официальному названию фондообразователя (полному и сокращенному) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения.
25. Хронологическими границами архивного фонда являются:
для фонда ОВД - официальные даты образования и ликвидации;
для объединенного фонда ОВД - даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности ОВД, документы которого вошли в состав фонда;
для архивной коллекции, сформированной архивом, - год создания коллекции.
Основанием для корректировки хронологических границ архивного фонда могут стать:
изменение государственной принадлежности;
изменение административно-территориального деления;
реорганизация ОВД;
ликвидация ОВД.
26. В архивах формируются основные архивные фонды:
действующих подразделений ОВД;
ликвидированных подразделений ОВД.
27. Классификацией документов в пределах архивного фонда является их группировка и расположение в фонде. Учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда является дело. Дело представляет собой совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, темам, вопросам) и помещенных в отдельную обложку. Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
28. Под систематизацией дел архивного фонда понимается их группировка и расположение в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда осуществляется при подготовке документов к передаче в архив МВД.
Схема систематизации архивного фонда может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав фонда (виды и разновидности документов), важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда.
Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится на основе следующих признаков:
структурного (принадлежностью дел к определенному ОВД);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций и направлений деятельности ОВД, тем или вопросов, отраженных в документах);
номинального (по видам и разновидностям дел).
Дела архивного фонда группируются последовательно, на основе признака (признаков), применение которого является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.
29. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий.
В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности фондообразователя, составом и объемом документов. Документы по личному составу систематизируются отдельно и включаются в отдельные описи.
30. Систематизация дел коллекций определяется составом документов и их тематикой. При систематизации дел необходимо учитывать следующее:
при определении структуры фондообразователя используются распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения и другое), а при отсутствии таковых - штатные расписания, отчеты о финансово-хозяйственной деятельности и другое;
принадлежность документов и дел к ОВД устанавливается на основании информации, содержащейся на обложке дела, по адресату, регистрационному индексу (номеру) исходящих документов, резолюциям, служебным отметкам, содержанию документа;
планы, отчеты, сметы относятся к тому году, на который и за который они составлены. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному периоду их действия, а отчеты - к последнему году отчетного периода;
дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или поступили в ОВД для продолжения делопроизводства;
дела, начатые делопроизводством в одном ОВД, а затем продолженные в другом, относятся к тому ОВД, в котором они были закончены.
31. В пределах коллекции однородных дел возможна их группировка по алфавитному, хронологическому и другим признакам. В пределах коллекции, созданной по тематическому признаку, возможна группировка дел по более узким темам или вопросам в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических групп документы могут объединяться по разным признакам исходя из объема и состава документов.
Глава 4
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
32. Обеспечение сохранности архивных документов - это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов.
Организация хранения документов - это система проводимых архивом мероприятий, обеспечивающих рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
33. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
наличием помещений архива;
реконструкцией и ремонтом помещений архива;
оборудованием помещений и хранилищ средствами обеспечения пожарной безопасности, техническими средствами и системами охраны;
применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в помещениях архива;
применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки).
Здание архива по своей планировке и оснащению должно обеспечивать выполнение функциональных задач архива по хранению, обработке, использованию документов.
Помещения архива до размещения документов принимаются комиссией, которая проверяет соответствие его требованиям и составляет акт, который утверждается руководителем ОВД. В дальнейшем осмотр проводится один раз в пять лет или при необходимости.
Нормы необходимого оборудования и инвентаря для оснащения архивов должны определяться согласно приложению 16 к настоящей Инструкции.
34. Основными помещениями архива являются:
помещения для хранения учетных документов (хранилища);
помещения для сотрудников архива (рабочие комнаты);
помещения для работы исследователей (читальный зал).
Совмещение хранилищ и служебных помещений любого назначения не допускается. Двери помещений архива должны быть металлическими. Хранилища должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. Требования по обеспечению пожарной безопасности при эксплуатации помещений архивов установлены Правилами пожарной безопасности Республики Беларусь для архивов, утвержденными приказом Главного государственного инспектора Республики Беларусь по пожарному надзору от 21 октября 2003 г. N 187.
35. В хранилищах запрещается:
курить;
применять электронагревательные приборы;
хранить легковоспламеняющиеся вещества, взрывоопасные предметы, продукты питания;
находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
хранить дела (документы) в столах, в неразобранном виде, оставлять в незапертых сейфах и шкафах;
размещать и хранить дела (документы), пораженные биологическими вредителями.
36. Для обеспечения предохранения архивных документов от вредного воздействия температуры и влаги в хранилищах соблюдается соответствующий температурно-влажностный режим.
В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55 процентов.
В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатического режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания температуры и влажности в помещении хранилищ не допускаются. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических паров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время. Показания фиксируются в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха согласно приложению 17 к настоящей Инструкции. Приборы устанавливаются в главных проходах на стеллажах на одном щитке на расстоянии 150 см от пола вдали от отопительных и вентиляционных систем.
Для предохранения документов от воздействия света в хранилищах устанавливается соответствующий световой режим. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Выполнение этого требования обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным, а хранилища могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в помещениях искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена. Допускается естественное освещение хранилищ рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло красок.
В качестве источников искусственного света применяются лампы накаливания и люминесцентные лампы в закрытых плафонах.
37. В хранилищах устанавливается санитарно-гигиенический режим хранения документов, который обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнения. Помещения архива должны содержаться в чистоте и порядке, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и пыли.
38. В целях защиты документов от пыли:
обеспечивается максимально возможная герметичность хранилищ;
проводится периодическое (не реже одного раза в год) удаление пыли с коробок с документами, стеллажей хранилищ;
систематически проводится влажная уборка помещений хранилищ.
Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилищах в плановом порядке предусматриваются санитарные дни. В хранилищах обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. При обнаружении в хранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются все меры к их уничтожению и устранению причин их появления.
39. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами. Стационарные стеллажи устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм размещения:
ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
ширина межстеллажных проходов - 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см;
расстояние между полками по высоте - переменное, но не менее 40 см.
Запрещается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Документы хранятся на стеллажах в картонных коробках. Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки, обеспечивающей циркуляцию воздуха, должен быть не менее 3 см.
40. Размещение дел в хранилищах должно проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения, ежегодного движения дел, оперативного использования документов. На лицевой стороне коробки указываются номер фонда, номер описи и номера хранящихся дел, а при необходимости также даты хранящихся в коробке документов и другие сведения. Для хранения документов, имеющих гриф ограничения доступа, используются металлические шкафы и сейфы. При большом объеме документов этой категории они могут храниться на открытых стеллажах в отдельных изолированных помещениях (хранилищах).
В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов составляются:
карточки пофондового топографического указателя согласно приложению 18 к настоящей Инструкции;
карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 19 к настоящей Инструкции.
41. Охрана архива обеспечивается оборудованием помещений техническими средствами и системами охраны, опечатыванием помещений, соблюдением пропускного режима и порядка доступа в хранилища. Ответственность за сохранность фондов несет руководитель архива (ответственный за архив). В помещения архива имеют право доступа сотрудники архива. Другие лица в помещения архива допускаются только с разрешения руководителя ОВД, которому подчинен архив.
42. По окончании рабочего дня помещения архива закрываются, опечатываются и сдаются под охрану. Перед вскрытием помещений архива проверяется сохранность оттисков печатей и исправность замков. При обнаружении проникновения в помещения архива немедленно докладывается руководителю ОВД, которому подчинен архив, и оперативному дежурному ОВД.
43. При необходимости выдачи архивных дел в отсутствие руководителя архива (ответственного за архив) вскрытие хранилищ и металлических шкафов производится с разрешения руководителя ОВД, которому подчинен архив. При вскрытии составляется акт. В акте указывается, кем, на основании чего, с какой целью и какие помещения и металлические шкафы вскрывались, какими печатями они были опечатаны, какие документы изъяты для выдачи во временное пользование, кому они переданы, какими печатями помещения и металлические шкафы опечатаны.
44. В архиве на случай пожара, аварии, стихийного бедствия, возникновения других чрезвычайных обстоятельств разрабатывается и утверждается руководителем ОВД инструкция по спасению документов. В инструкции предусматриваются очередность, пути и средства эвакуации, определяются действия оперативного дежурного ОВД, сотрудников архива, других должностных лиц и приданных сил.
Глава 5
ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ
45. Проверки наличия и состояния дел проводятся с целью установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих реставрации.
Проверка наличия дел постоянного хранения проводится не реже одного раза в 5 лет и перед передачей их на хранение в государственный архив. Проверка наличия дел временного срока хранения (свыше 10 лет) проводится не реже одного раза в 10 лет.
Единовременные проверки наличия дел проводятся:
после перемещения дел в другое хранилище;
после чрезвычайных происшествий (при обнаружении проникновения в хранилище, утери ключей, печатей и другое);
при смене руководителя ОВД;
при смене руководителя архива (ответственного за архив);
при серьезных нарушениях установленного режима хранения документов (при обнаружении недостачи документов (дел), грубых нарушений их учета, обеспечения сохранности и режима секретности и другое).
Приказом руководителя ОВД, которому подчинен архив, назначается комиссия в составе не менее трех человек с обязательным включением сотрудника подразделения режимно-секретной деятельности.
Комиссия осуществляет:
изучение документов предыдущих проверок;
проверку правильности нумерации дел в описях, соответствие их итоговым записям и учетным документам;
сверку описательных статей описей с содержанием реквизитов на обложках дел (шифра, названия, заголовков, дат, количества листов);
проверку физического состояния дел.
46. Состояние дел оценивается визуально с учетом степени их сохранности и наличия характерных признаков разрушения основы и текста. В ходе проверки состояния дел подлежат выявлению:
документы, пораженные плесенью, насекомыми;
документы с повреждением основы;
документы с повреждением текста;
влажные документы.
Состояние дел фиксируется в листе проверки наличия и состояния дел согласно приложению 20 к настоящей Инструкции, затем в акте проверки наличия и состояния дел. В этих документах помещается информация об общем количестве дел, числящихся по описям, количестве дел, оказавшихся в наличии, о делах необнаруженных, выданных во временное пользование, неисправных, поврежденных, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, переплета или подшивки, восстановления затухающих текстов.
Лист проверки наличия и состояния дел составляется непосредственно в ходе проверки наличия дел в фонде. После окончания работы листы проверки наличия и состояния дел нумеруются. В дело фонда они включаются только при обнаружении недостатков.
47. При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;
подкладывать на соответствующие места обнаруженные неправильно подложенные дела;
изымать не внесенные в опись дела;
изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела.
Внесение в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Они передаются руководителю архива (ответственному за архив) вместе с листом проверки и актом проверки наличия и состояния дел. После этого дела описываются, а в учетных документах фиксируются соответствующие изменения.
В ходе проверки дела, имеющие внутреннюю опись, сверяются подокументно с данными внутренней описи.
После окончания проверки наличия и состояния дел в конце описи делается запись: "Проверено" и указывается дата проверки. Запись заверяется руководителем архива (ответственным за архив).
При обнаружении не отмеченных в итоговой записи к описи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется.
В ходе проверки запрещается делать какие-либо пометки в описях дел. Дела, выданные в структурные подразделения ОВД, читальный зал и во временное пользование, проверяются по журналу выдачи (высылки) дел во временное пользование и считаются имеющимися в наличии.
48. Акт проверки наличия и состояния дел составляется и подписывается сотрудниками, проводившими проверку, утверждается руководителем ОВД, которому подчинен архив. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков. Акты нумеруются по очередности проверок наличия и состояния дел и постоянно хранятся в деле фонда.
49. Если в ходе проверки обнаружены дела с повреждениями, которые нельзя исправить, составляется акт о неисправимых повреждениях дел (документов), на основании которого указанные дела выделяются к уничтожению.
50. Если в ходе проверки обнаружены факты недостачи документов, грубых нарушений их учета, обеспечения сохранности и режима секретности, которые могут привести к утечке секретной информации или утрате документов, они рассматриваются как чрезвычайные происшествия, о них докладывается руководителю подразделения, которому подчинен архив, и принимаются меры к их розыску. Виновные в утрате документов или несоблюдении условий их хранения привлекаются к уголовной, дисциплинарной или административной ответственности.
51. Для розыска документов необходимо:
изучить документы, на основании которых выдавались дела из архива, хранилища;
изучить описи, по которым из ОВД дела передавались в архив;
организовать розыск в ОВД, в деятельности которого образовались необнаруженные дела;
изучить в деле фонда акты о выделении дел к уничтожению;
просмотреть правильность подкладки дел, номер которых похож на номер утраченного дела.
Итоги розыска фиксируются в реквизите "Примечание" листа проверки наличия и состояния дел.
52. При обнаружении разыскиваемого дела составляется справка об его обнаружении, которая является основанием для исключения этого дела из числа необнаруженных. Найденные в итоге розыска дела возвращаются на место хранения.
53. Каждое не обнаруженное при проверке дело заносится на карточку, в которой указываются номер и название фонда, номер описи, номер и заголовок дела. Карточки помещаются в картотеку необнаруженных дел, затем в течение одного года с момента завершения полной проверки наличия данного фонда организуется розыск этих дел. На необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт. К акту составляется подробная справка о проведении розыска. Справка подписывается руководителем ОВД, которому подчинен архив, руководителем архива (ответственным за архив) и лицами, проводившими розыск. Документы о результатах розыска рассматриваются и утверждаются ЦЭК (ЭК), которая дает разрешение на снятие с учета дел, пути розыска которых исчерпаны.
Дела, причина утраты которых подтверждена документами (актами о выделении к уничтожению архивных дел (документов), о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях дел (документов), передаче дел в другие архивы и организации), исключаются из описей и учетных документов.
Проверка наличия считается завершенной после внесения изменений в учетные документы.
54. При смене или временном отсутствии руководителя архива (ответственного за архив) передача и прием документов, оборудования и инвентаря проводятся в строгом соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД, регламентирующих порядок ведения секретного делопроизводства и обеспечение режима секретности.
Глава 6
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ
55. Для обеспечения сохранности и своевременного поиска архивных документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат (далее - НСА) к архивным документам. НСА включает архивные справочники, механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы. Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов и хранятся отдельно от них.
56. Основными архивными справочниками являются:
описи дел;
номенклатура дел;
каталоги;
указатели;
картотеки;
обзоры архивных документов.
В целях оказания помощи исполнителям в подборе необходимых для работы документов сотрудники архива используют имеющийся НСА, а также при необходимости предоставляют исполнителю возможность пользования НСА с соблюдением установленных требований режима секретности.
Разрешение на пользование исполнителем НСА дает руководитель архива.
57. Опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения является отправным документом для разработки других видов справочников, так как их создание начинается с изучения описи дел. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят:
номер фонда;
номер описи;
номер дела;
номера листов дела.
Небольшие по объему описи дел за близкие хронологические периоды или однородные по содержанию описи при переработке объединяются в одну новую опись. При переработке описей составляется переводная таблица старых и новых архивных номеров дел, которая подшивается в новую опись. При необходимости проводится усовершенствование описей, включающее уточнение заголовков дел (без изменения их систематизации), создание или совершенствование справочного аппарата к описям, перепечатку описей. Уничтожение старых описей дел после их переработки запрещается. Старые описи дел учитываются как дела в конце новых описей под своим заголовком. На титульном листе всех экземпляров старой описи делается отметка: "Опись пересоставлена. См. опись N ___ дело N ___".
После описания неописанных документов или переработки описей составляется акт описания документов, переработки описей дел согласно приложению 21 к настоящей Инструкции.
58. Каталоги создаются для наиболее полного раскрытия содержания и оперативного поиска необходимых документов. Каталог является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках.
Создание каталогов документов включает:
составление схемы классификации документной информации, включаемой в каталог;
выявление и отбор документов для включения в каталог;
описание документов на карточках;
систематизацию каталожных карточек в каталоге;
ведение каталогов.
Каталоги создаются только на описанные документы. Фонд или часть фонда, описи которого планируется перерабатывать, не каталогизируется до завершения переработки описей. В зависимости от задач по использованию документов и содержания документов архива каталоги могут создаваться предметные, предметно-тематические, систематические, именные и другие.
В предметном каталоге документная информация классифицируется по наименованиям предметов (вопросов) в алфавитном порядке, а в пределах однородной группы документов по отдельным подразделениям ОВД - в хронологической или логической последовательности.
В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется по отдельным направлениям деятельности ОВД (темам), а в пределах темы - по предметам (вопросам) в алфавитном порядке.
В систематическом каталоге документная информация группируется по всем направлениям деятельности ОВД в соответствии со схемой классификации, а в пределах разделов и подразделов каталога - в логической или хронологической последовательности.
В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий, имен и отчеств лиц, документы о которых имеются на хранении, а в пределах группы документов на одно лицо - в хронологической или иной последовательности.
59. Указатели составляются к описям дел, каталогам и документам дел. В зависимости от назначения указатели создаются предметные, именные, географические и другие. Указатели к описям дел составляются в тех случаях, когда имеется много небольших по объему описей дел, описи имеют сложную структуру, документы дел содержат многостороннюю информацию и поиск необходимых сведений более удобен по указателям, чем по описям. К каталогам могут составляться предметные и другие указатели.
60. Обзор архивных документов - архивный справочник информационного характера о составе и содержании документов одного или нескольких фондов. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда. Обзор состоит из характеристики фондообразователей, характеристики документов и справочного аппарата к обзору. Характеристика документов в обзоре излагается в виде аннотаций на группы однородных или близких по содержанию документов, в которых указываются разновидность, автор, краткое содержание, крайние даты, подлинность и объем документов.
Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из номеров фондов, описей, дел и листов. Аннотации на группы документов с поисковыми данными располагаются в обзоре по одному или нескольким последовательно применяемым признакам:
по темам, главам, разделам и вопросам;
по функциям фондообразователя;
по структурным подразделениям фондообразователя;
в хронологической последовательности.
В состав справочного аппарата обзора входят: титульный лист, оглавление, список сокращений, указатели и тематический обзор.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. По тематическому обзору составляется тематическая карточка по форме согласно приложению 22 к настоящей Инструкции.
Номенклатура дел - это систематизирующий перечень наименований дел, заводимых в ОВД, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения срока хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.
Глава 7
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
61. Архивы до передачи документов в государственные архивы имеют право на владение, пользование и распоряжение архивными документами.
Использование архивного документа - пользование содержащейся информацией в целях удовлетворения информационной потребности структурных подразделений ОВД, граждан, общества и государства.
Документы, хранящиеся в архивах, используются в научных, практических и других целях.
Основными формами использования документов в архиве являются:
информационное обеспечение пользователей (государственных органов, организаций и граждан) в соответствии с их запросами;
предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале;
выдача документов во временное пользование.
62. Архив в пределах своей компетенции составляет и выдает:
архивные справки;
архивные копии;
архивные выписки;
дела во временное пользование;
дела, изымаемые из архива.
63. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки выдаются (высылаются):
судам, органам уголовного преследования, а также органам, ведущим административный процесс;
государственным организациям в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь;
гражданам Республики Беларусь, иностранным гражданам и лицам без гражданства на основании письменных заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.
Письменное разрешение на использование документов архива дает руководитель ОВД, которому подчинен архив.
Архивы исполняют письменные запросы (заявления) организаций и граждан только социально-правового характера.
При использовании документов архива обеспечивается защита права гражданина на тайну личной жизни.
Архивы предоставляют гражданам Республики Беларусь возможность ознакомления с информацией, затрагивающей их права и законные интересы, в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь.
64. В архивную справку включается сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса (заявления), с указанием поисковых данных документов. В архивной справке точно излагаются имеющиеся в документах сведения по запросу (заявлению). Сведения, не относящиеся к запросу (заявлению), в справку не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименование государственной организации в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официально принятых сокращений. После текста справки помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления: "Основание: фонд N ___, опись N ___, дело N ___, лист N ___.". Допускается включение поисковых данных документов в текст справки в скобках после изложения каждого факта или события. К архивной справке могут прилагаться архивные копии документов и архивные выписки из документов, подтверждающих сведения, которые приведены в архивной справке. Разъяснения по существу обнаруженных в документах сведений, о причинах выдачи неполной архивной справки, пояснения к документам, вызывающим сомнение в достоверности содержащейся информации, излагаются в тексте справки или сопроводительном письме к справке. В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.
Архивная справка составляется на бланке ОВД, в состав которого входит архив, с указанием названия документа "Архивная справка", подписывается руководителем ОВД, которому подчинен архив, руководителем архива (ответственным за архив) и заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
В случае, если объем сведений, включаемых в архивную справку, превышает один лист, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
В архивной копии документа воспроизводится не только текст самого документа, но и все имеющиеся на нем резолюции руководителей. Название архивного документа, его дата, номер и подписи в архивной копии воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно точно отвечать запросу.
В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В архивной выписке из документа выписываются все имеющиеся данные по запросу, причем связанность содержания и точный смысл каждой выписки не должны нарушаться. Текст архивного документа заключается в кавычки. Начало и конец каждой выписки из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту машинописной архивной копии (выписки) документа должны быть сделаны оговорки о местах текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и так далее. Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами "Так в документе". После текста архивной копии (выписки) указываются поисковые данные документа.
Архивные копии и архивные выписки подписываются на каждом листе руководителем архива (ответственным за архив) и заверяются печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
65. При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке ОВД, в состав которого входит архив (без указания названия документа "Архивная справка"), составляется ответ с изложением причин отсутствия документов и даются соответствующие рекомендации. Ответ подписывается руководителем ОВД, которому подчинен архив.
66. Имеющиеся в архивных личных делах анкеты и автобиографии не являются основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения сообщаются заявителю. При несовпадении отдельных биографических данных в архивных документах со сведениями, изложенными в письме, заявлении, если совпадение остальных сведений не вызывает сомнений, все имеющиеся данные включаются в архивную справку (копию, выписку) так, как они значатся в документах, а расхождения оговариваются в тексте справки (копии, выписке) "Так в документе". Таким же образом оговаривается отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов и прочее.
67. Справки о подтверждении трудового стажа и о сумме заработной платы составляются и выдаются соответствующими кадровыми и финансовыми подразделениями ОВД.
68. Подлинные личные документы могут изыматься из дел с разрешения руководителя ОВД, которому подчинен архив. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые помещаются на место изъятых документов. Изъятие подлинных личных документов, а также замена их копиями отражается во внутренней описи дела.
69. Архивные справки, архивные копии (выписки) документов высылаются по почте или выдаются на руки заявителю (законному представителю). Получатель подлинного личного документа расписывается на копии получаемого документа или дает отдельную расписку в получении личного документа.
70. Дела (документы) выдаются в читальный зал архива исследователю для ознакомления. Исследователь, допущенный к работе с делами (документами) архива, должен ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить документ, удостоверяющий личность. Исследователь несет ответственность за сохранность полученных дел (документов) архива. При работе с архивными делами (документами) в читальном зале архива исследователю запрещается выносить дела (документы) из читального зала. При необходимости перерыва в работе исследователь сдает дела (документы) сотруднику архива. Исследователи, работающие в архиве, могут делать выписки из дел (документов) и заказывать копии документов только по теме исследования.
При пользовании архивными делами (документами) запрещается делать какие-либо отметки, подчеркивания в документах, расшивать дела и производить изъятие из них отдельных документов. В исключительных случаях допускается изъятие из дела документа с письменного разрешения руководителя ОВД, которому подчинен архив, при этом вместо изъятого документа в дело подшивается его копия и справка, в которой указывается, кем, на основании чего изъят и кому передан документ. Затем дело заново прошивается, заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь, а соответствующие изменения вносятся во внутреннюю опись и заверительную надпись дела.
Подлинники организационно-распорядительных документов во временное пользование из архива не выдаются и не высылаются. По письменному разрешению руководителя ОВД, которому подчинен архив, возможно ознакомление исследователей с подлинниками в читальном зале архива.
Ознакомление с секретными документами осуществляется в установленном порядке в специально выделенном помещении под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с секретными документами. Исследователю с выданных секретных архивных дел (документов) разрешается делать выписки только в специальном блокноте или рабочей тетради, учтенных в установленном порядке. После окончания работы исследователя с секретными архивными делами (документами) сотрудник архива проверяет сделанные исследователем записи в специальном блокноте (рабочей тетради) с целью проверки соответствия их содержания теме запроса.
При отсутствии в архиве читального зала и невозможности его создания в помещении архива (вне хранилищ) организуется одно или несколько рабочих мест для исследователей.
71. Дела выдаются (высылаются) во временное пользование только на основании письменного запроса, в котором указываются:
цель запроса;
поисковые данные дела или тематика документов;
срок пользования делом;
место пользования делом (читальный зал архива или структурное подразделение ОВД);
должность, фамилия, имя и отчество лица, которому поручается получение дела (ознакомление с делом).
Дела выдаются для использования на срок до 30 дней. В случае необходимости продления указанного срока руководитель ОВД, в котором находится выданное дело, представляет руководителю ОВД, которому подчинен архив, письменный мотивированный запрос. Разрешение на продление срока пользования делом дает руководитель ОВД, которому подчинен архив. Все выданные и высланные из архива дела записываются в журнал учета выдачи (высылки) дел из архива. Своевременность возврата дел, выданных во временное пользование, контролирует руководитель архива (ответственный за архив).
На место каждого выдаваемого во временное пользование дела вкладывается карточка-заместитель, в которой проставляются номера фонда, описи и дела, указывается, когда и кому выдано дело и ставится подпись сотрудника архива, выдавшего дело.
Дела высылаются во временное пользование только структурным подразделениям ОВД, в иные государственные организации высылаются копии запрашиваемых дел.
72. Изъятие хранящихся в архивах прекращенных уголовных дел производится в порядке, предусмотренном законодательством, на основании постановления органа уголовного преследования. Постановление об изъятии прекращенных уголовных дел хранится в деле фонда постоянно.
73. Изъятие хранящихся в архивах личных дел сотрудников производится на основании акта. Акт об изъятии архивного личного дела подписывается начальником кадрового подразделения ОВД, утверждается руководителем ОВД и заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Акт об изъятии архивного личного дела хранится в деле фонда постоянно.
Глава 8
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
74. Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Научно-методическое руководство проведением экспертизы ценности документов, находящихся на архивном хранении, осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), созданная в каждом подразделении ОВД. Методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК подразделений ОВД осуществляет постоянно действующая центральная экспертная комиссия МВД (далее - ЦЭК).
75. При проведении экспертизы ценности документов учитываются:
значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;
значение содержащейся в документе информации, степень ее повторяемости в других документах;
целевое назначение, вид и разновидность документа;
возможность дальнейшего использования документов в учебных целях, воспитательной и справочной работе;
роль и место ОВД в системе государственного управления, значимость выполняемых им функций;
юридическая достоверность документов;
физическое состояние документов, особенности материальной основы.
Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится путем полистного просмотра дел.
Запрещается отбор документов, находящихся на архивном хранении, к уничтожению только на основании заголовков дел.
76. Если при проведении экспертизы ценности документов обнаружится отсутствие каких-либо документов, подлежащих дальнейшему хранению, организуется их розыск, а в случае необнаружения этих документов проводится их замена другими документами, восполняющими в определенной степени отсутствующие. При этом ЦЭК (ЭК) устанавливает документам, которые заменяют отсутствующие, соответствующий срок хранения (до постоянного срока хранения включительно).
При экспертизе ценности документов, находящихся на архивном хранении, учитывается их физическое состояние. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста ценных поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются. Уничтожение поврежденных документов постоянного срока хранения производится только с разрешения ЦЭК (ЭК).
При экспертизе ценности документов, для которых установлен срок хранения с отметкой "ЭПК", учитывается, что эти документы могут иметь более длительный срок хранения. В процессе экспертизы ценности этих документов отметка "ЭПК" снимается ЦЭК (ЭК), которая устанавливает для них конкретный срок хранения до постоянного включительно, но не ниже минимального по перечню документов, образующихся в деятельности ОВД, с указанием сроков хранения.
77. Запрещается выделение к уничтожению:
документов, образовавшихся до 1945 года включительно;
без согласования с ЦЭК (ЭК) (за исключением дел временного срока хранения, которые определены перечнем документов, образующихся в деятельности ОВД, с указанием сроков хранения);
до утверждения описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения того же фонда за соответствующий хронологический период.
78. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов и акты о выделении к уничтожению архивных дел (документов), не подлежащих хранению. Акты представляются на согласование с ЦЭК (ЭК). Запрещается уничтожать документы до утверждения акта. При выделении к уничтожению однородных дел в акте указываются общий для них заголовок и общая статья перечня, остальные графы акта заполняются полностью. Утвержденные акты о выделении к уничтожению архивных дел (документов), не подлежащих хранению, нумеруются по каждому фонду отдельно в валовом порядке и подшиваются в дело соответствующего фонда. Подлежащие уничтожению архивные дела (документы) после утверждения акта сдаются на переработку. Сдача архивных дел (документов) на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению архивных дел (документов). После уничтожения архивных дел (документов) в учетных документах архива делаются отметки "Уничтожено" со ссылкой на дату и номер акта о выделении к уничтожению архивных дел (документов).
Глава 9
ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
79. Документы, созданные в структурных подразделениях ОВД в процессе служебной, экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности, составляют государственную часть Национального архивного фонда Республики Беларусь. Документы передаются на хранение в архивы МВД, ГУВД, УВД и до передачи на хранение в государственные архивы используются для обеспечения прав и законных интересов граждан, в служебных, научных и других целях. Для документов, находящихся на хранении в ведомственных архивах, установлен предельный срок хранения 30 лет, после чего они передаются на постоянное государственное хранение. Документы архивов могут передаваться на постоянное хранение в государственный архив до истечения установленного срока хранения при согласии государственного архива.
80. Дела передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются три экземпляра описи дел и два экземпляра историко-архивной справки к фонду. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.
81. Архивы, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, хранят свои документы в соответствии со сроками хранения, определенными перечнями документов с указанием сроков хранения.
Приложение 1
к Инструкции об организации
архивной работы в органах
внутренних дел Республики Беларусь
Форма описи личных дел
________________________________________________________________
(наименование органа внутренних дел)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель подразделения ОВД
______________________________
(специальное звание,
______________________________
подпись, инициалы, фамилия)
"__" _____________ 20__ г.
ФОНД N ______
ОПИСЬ N ______
личных (пенсионных) дел _________________________________________
(наименование категории дел)
----+------------+---------+-----------------+--------------+-------------¬
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
